In elk nieuw dossier geef je de locatie op van de werken. En voor de oppervlaktenormcontrole duid je per vestigingsplaats/aanvrager ook de oppervlaktes aan die op dit ogenblik voor onderwijs in gebruik zijn. In het e-loket gebeurt dit op basis van CaPaKey’s en gebouw-ID’s.  Deze codes vind je via geopunt.be. Dit is nieuw en zal wat aanpassing vragen in de voorbereiding van een dossier.

We adviseren om dit moment aan te grijpen om je normcontrole voor elke vestigingsplaats grondig na te kijken en aan te vullen, zodat deze info up-to-date beschikbaar is bij elke nieuwe aanvraag.

Als jullie partner in het opvolgen van een AGION-dossier, hebben wij als medewerkers van het team infrastructuur van Katholiek Onderwijs Vlaanderen toegang tot alle dossiers die we begeleiden.

Intern binnen jullie bestuur duid je ook een aantal personen aan die toegang krijgen tot het AGION-e-loket. We raden je echter wel aan om het aantal personen met toegangsrechten te beperken.

In elk dossier is er één contactpersoon (bijv. de bouwcoördinator), maar je kan onbeperkt belanghebbenden voorzien.
 

• Zowel de contactpersoon als elke belanghebbende bij het dossier krijgen een e-mail als de status in een dossier wijzigt of er een nieuwe taak moet uitgevoerd worden. 
• Alleen met persoonlijke toegangsrechten heb je toegang tot het e-loket.  

• Wie toegangsrecht heeft, heeft toegang tot alle dossiers van het bestuur en steeds met volledige lees- en schrijf- en indienrechten.  

• Denk er dus goed over na aan wie je deze rechten toekent. Maak binnen je bestuur daarover goede afspraken en zorg dat je lokale beheerder de juiste rechten zo snel mogelijk toekent.  

• Zorg er ook voor dat je een beleid opstelt over het toegangsbeheer, waarbij je dit op regelmatige momenten evalueert en bijstuurt indien nodig. 

Uitgebreide informatie over het bekomen van toegangsrechten vind je via deze link

Door en via het e-loket worden heel wat berichten en taken aangemaakt. De contactpersoon van het dossier en al wie als ‘belanghebbende’ aangeduid is in een dossier, krijgt hiervan per mail een melding met een link naar het bericht of de taak.

Na aanmelden in het e-loket, zie je ook een overzicht van alle openstaande taken en berichten voor je bestuur.

 Wij volgen deze taken op voor de dossiers die we begeleiden.

 Zelf doen? 

Voel je je comfortabel bij het zelf opladen van de facturen en vorderingsstaten prijsherziening, dan kan je dit doen.

Weet wel dat fouten moeilijk tot niet recht te zetten zijn.

In de eerste plaats is het e-loket ontwikkeld voor jullie, de (school)besturen. We hopen dan ook dat je als bouwdossierbegeleider al eens een kijkje kon gaan nemen. Dat is in de eerste plaats handig als je snel van een bepaald dossier de stand van zaken wil kennen of officiële documenten, zoals een principieel akkoord, wil opzoeken.

Als medewerkers van het team infrastructuur van Katholiek Onderwijs Vlaanderen hebben we toegang tot alle dossiers die we begeleiden. We hebben onze werking hierop afgestemd.

Onze onderlinge samenwerkingsafspraken voor het e-loket blijven dus zoals voorheen. Je bezorgt ons de nodige documenten en informatie via e- mail. Wij werken het dossier vervolgens verder uit en doen het nodige naar AGION toe. (Opgelet: in het e-loket moet er bij elke nieuwe dossieraanvraag, in elk type procedure, een inplantingsplan opgeladen worden. Denk er dus aan dit altijd meteen mee te bezorgen.)

Dit wil ook zeggen dat wij alle taken opvolgen en uitvoeren in een door ons begeleid dossier. We geven een seintje als jullie toch zelf iets moeten ondernemen.

Er blijven wel een aantal stappen in een subsidiedossier die wij graag begeleiden maar die we niet in jullie plaats zetten. Dat geldt bijvoorbeeld voor de verklaring dat AGION het dossier definitief mag afsluiten. In dat geval contacteren en begeleiden we jullie hierbij om jullie toe te laten dit zelf te doen.

Er zijn nog veel vragen naar kleine en grotere aanpassingen in de tool. We overleggen daarover regelmatig met AGION met aandacht voor de must-haves en nice-to-haves.  Ook een uitbreiding van de handleiding, een FAQ-webpagina, of een infosessie/workshop over het e-loket worden samen bekeken.

Twijfel je, heb je een vraag, ... neem dan even contact, en dan bekijken we samen of en hoe we je kunnen helpen.