Het plaatsen van een overheidsopdracht is een complex gegeven. Er komen heel wat verplichtingen en regels bij kijken. Als bestuur kan je zelf een opdracht plaatsen, zelf een raamovereenkomst afsluiten voor een langere periode ofwel werken via een aankoopcentrale.
Als je als bestuur zelf aan de slag wilt gaan, informeer je je eerst over de te volgen regels bij overheidsopdrachten. De belangrijkste regels hebben wij voor je samengevat in verschillende tegels.
We hebben hieronder een beknopt stappenplan opgemaakt dat hoort bij een éénstapsprocedure. Je kan dit gebruiken bij de openbare procedure en bij de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure.
De opdracht van beperkte waarde verloopt dan weer niet volgens dit stappenplan maar volgens soepeler regels. In de andere tegels op de website vind je bijkomende informatie over de verschillende plaatsingprocedures zoals ook over de opdracht van beperkte waarde.
De materie van de plaatsingsprocedures komt uitgebreid aan bod in onze basisopleidingen.
Voorafgaand aan de opstart van de gunningsprocedure onderzoek je hoe je de behoefte van je bestuur best in een afgebakende overheidsopdracht onderbrengt. De analyse van het uitgavenpatroon en de marktverkenning zijn daarbij belangrijke hulpmiddelen.
Dat onderzoek moet je ook helpen om de kostprijs van de opdracht in te schatten. In die voorbereidende fase houdt de marktverkenning in dat je contact legt met potentiële dienstverleners, leveranciers of aannemers om de opdracht scherp te krijgen. In dit stadium baken je de opdracht eenduidig af. Die opdracht is dan het geheel van prestaties dat je in een enkele keer op de markt zet.
Van zodra je de opdracht hebt gedefinieerd, kan je bepalen of het gaat om een opdracht voor werken, leveringen of diensten. Vervolgens bepaal je de ‘waarde’ van de opdracht omdat die in belangrijke mate weegt op de keuze van een gunningsprocedure. Dit wordt ook de raming van de opdracht genoemd. Tot slot moet je nog beslissen of je de opdracht in één enkel perceel of in meerdere percelen gunt.
Dan pas ben je klaar om een gunningsprocedure op te starten.
In bepaalde gevallen moet je als aanbestedende overheid formeel motiveren waarom je gerechtigd bent om de gekozen plaatsingsprocedure toe te passen. Het gaat dan om de uitzonderingsprocedures. Die plaatsingsprocedures komen aan bod in andere tegels op de website.
In stap 3 maak je het bestek op.
Het bestek bestaat onder meer en minstens uit de volgende elementen:
Het bestek kan ook andere bijlagen zoals plannen en tekeningen bij een opdracht van werken, bevatten.
Naargelang de raming moet je de opdracht Belgisch of Europees aankondigen via het platform van e-procurement .
Bij de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking moet je de opdracht niet aankondigen aan het grote publiek. In dat geval nodig je minstens 3 marktspelers uit om een offerte in te dienen. Deze uitnodiging bevat het bestek en gebeurt verplicht via het platform van e-procurement.
Wij voorzien verschillende opleidingen over het platform van e-procurement. Je kan je inschrijven via www.doko.be.
De offertes moeten op voormeld platform toekomen voor de uiterste limietdatum en uur die je in de aankondiging hebt bepaald. Laattijdige offertes worden niet aanvaard.
De opening van de offertes vindt plaats op de datum en het uur bepaald in de aankondiging.
Eens je de offertes ontvangen en geopend hebt, is het aan jou als bestuur om de offertes te controleren:
In het geval van een onderhandelingsprocedure kan je ook onderhandelingen aanknopen met een of meer inschrijvers. Voorwaarde is dan dat alle inschrijvers tegelijk dezelfde bijkomende informatie ontvangen en dat alle inschrijvers op dezelfde wijze beoordeeld worden. De onderhandelingen kunnen niet leiden tot een wijziging van essentiële kenmerken van de opdracht.
In elk van de gunningsprocedures krijgt het onderzoek van de offertes zijn neerslag in een ‘verslag van nazicht’ dat besluit met een voorstel om de opdracht toe te wijzen aan een bepaalde inschrijver en tegen een bepaalde prijs.
Op basis van het verslag van nazicht beslist het bevoegde orgaan om de opdracht (of de percelen binnen de opdracht) te gunnen aan een bepaalde inschrijver voor een bepaalde prijs. Het gaat over een expliciete en gemotiveerde beslissing.
Zo snel mogelijk na de beslissing om de opdracht te gunnen, informeer je alle inschrijvers over je beslissing. In bepaalde gevallen moet je ook een standstill-periode of wachttermijn respecteren. Inschrijvers krijgen zo de kans om een vordering in te stellen tot schorsing van de gunningsbeslissing. Dit gaat over de rechtsbescherming en meer informatie vind je in de tegel over de informatieplicht.
Een raamovereenkomst (artikel 43 WOO) is een overeenkomst tussen één of meerdere aannemers, leveranciers of dienstverleners en één of meer aanbestedende overheden.
Het doel van een dergelijke raamovereenkomst is om gedurende een bepaalde periode aan vaste voorwaarden leveringen of diensten te kunnen aankopen. Je bent dan zeker dat je gedurende de afgesproken periode beroep kan doen op de aangeduide opdrachtnemer.
Een raamovereenkomst zorgt ervoor:
• dat je schaalvoordelen creëert;
• dat je betere voorwaarden kan bedingen omwille van de lange duur;
• dat je afnames sneller en efficiënter kan doen.
De raamovereenkomst is een techniek waar je ervaring moet mee hebben. Laat je zeker helpen als dit niet zo is.
Ook bij een raamovereenkomst is de afbakening van de opdracht en van de afzonderlijk te gunnen percelen binnen een opdracht erg belangrijk. De duur van een raamovereenkomst, alsook de opdrachten die erop gebaseerd zijn, is beperkt tot vier jaar (artikel 43 WOO). In uitzonderlijke gevallen kan een raamovereenkomst over een langere periode lopen. Dit dien je dan wel uitdrukkelijk te motiveren in het dossier.
Als je als bestuur een overheidsopdracht plant, kan je ook een beroep doen op een aankoopcentrale. Een aankoopcentrale is een aanbestedende overheid die:
De aankoopcentrale van DOKO is een aankoopcentrale van het tweede type. Zij voert de plaatsingsprocedure waarna afnemers rechtstreeks kunnen afnemen van de aangeduide leverancier. Je bent dan vrijgesteld van de verplichting om zelf een plaatsingsprocedure te organiseren.
Bijkomende voordelen als je werkt met een aankoopcentrale zijn o.m.:
Vooraleer je kan afnemen moet je een schriftelijk mandaat invullen en laten ondertekenen door de bevoegde persoon. In sommige gevallen wordt dit mandaat op voorhand opgevraagd vooraleer de aankoopcentrale de gunningsprocedure lanceert. Het gaat dan om raamovereenkomsten waar de ondernemers zicht moeten hebben op het aantal afnemers voor hun prijsopgave.
Kijk alvast ook even naar de raamovereenkomsten van de aankoopcentrale DOKO.
