Selectie en gunning

Bij de procedures in twee fasen (de niet-openbare procedure en de mededinging met onderhandeling) dienen de geïnteresseerde ondernemers eerst een aanvraag tot deelneming in. Alleen de ondernemers die je als aanbestedende overheid vervolgens selecteert, mogen een offerte indienen. Bij die selectie hanteer je zowel uitsluitings- als selectiegronden.

Selectie

sla link op in klembord

Kopieer

Uitsluitingsgronden

sla link op in klembord

Kopieer

Sommige kandidaat-indieners moet je als aanbestedende overheid wettelijk verplicht uitsluiten. Je mag hen geen offerte laten indienen. De wet legt zowel automatisch verplichte als niet-automatisch verplichte uitsluitingsgronden (artikel 67 en 68 WOO en artikel 61 KB Plaatsing) en facultatieve uitsluitingsgronden (artikel 69 WOO) op.

Automatisch verplichte uitsluitingsgronden

sla link op in klembord

Kopieer

Je bent sowieso altijd verplicht de ondernemer uit te sluiten van deelname als hij definitief veroordeeld is voor:

  • deelname aan een criminele organisatie;
  • terroristische misdrijven of strafbare feiten in verband met terroristische activiteiten;
  • financiering van terrorisme;
  • omkoping, fraude, witwassen van geld;
  • kinderarbeid en andere vormen van mensenhandel;
  • tewerkstelling van illegalen.

De duurtijd voor deze verplichte uitsluiting is 5 jaar vanaf de datum van de veroordeling.

Niet-automatisch verplichte uitsluitingsgronden

sla link op in klembord

Kopieer

Als aanbestedende overheid moet je ook kandidaat-indieners met fiscale en sociale schulden (artikel 68 WOO) verplicht uitsluiten. Die uitsluiting is niet automatisch. Dat betekent dat er uitzonderingen op bestaan zoals bijvoorbeeld:

  • De schuld bij de sociale zekerheid overschrijdt het bedrag van 3 000 euro niet.
  • De kandidaat-inschrijver heeft uitstel van betaling gekregen en hij komt de betalingen strikt na.
  • De kandidaat-inschrijver doet een beroep op een eenmalige regularisatie per plaatsingsprocedure (artikel 62 KB Plaatsing).

Facultatieve uitsluitingsgronden

sla link op in klembord

Kopieer

Als aanbestedende overheid kun je ook kandidaat-inschrijvers uitsluiten die zich schuldig gemaakt hebben aan:

  • het schenden van verplichtingen inzake, milieu-, sociaal en arbeidsrecht;
  • een faillissement of vereffening;
  • een ernstige beroepsfout;
  • een belangenconflict;
  • aanzienlijke of voortdurende tekortkomingen bij de uitvoering van een eerder opdracht;
  • valse verklaringen;
  • onrechtmatige beïnvloeding van het besluitvormingsproces van het bestuur;

De facultatieve uitsluitingsgronden zijn wel niet van toepassing in het geval van een Belgische onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking (artikel 42 §3 WOO).

Selectiecriteria

sla link op in klembord

Kopieer

Na de eventuele uitsluiting van kandidaten, maak je een selectie van de resterende kandidaten. De kwalitatieve selectiecriteria (artikel 71 WOO en artikel 65 KB plaatsing) die je daarvoor hanteert, mogen enkel betrekking hebben op:

  • de geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te voeren;
  • de economische en financiële draagkracht;
  • de technische en beroepsbekwaamheid.

Alleen de kandidaten die aan jouw selectiecriteria beantwoorden, mogen vervolgens een offerte indienen. De selectiecriteria én de bewijsmiddelen die je er voor vraagt, moeten altijd in verhouding staan tot het voorwerp van de opdracht. De selectiecriteria mogen dus niet te streng zijn. De reden hiervoor is dat ook kmo’s de kans moeten krijgen om deel te nemen.

Gepast niveau per criterium

sla link op in klembord

Kopieer

Om te vermijden dat je als aanbestedende overheid mogelijke kandidaat-indieners discriminerend zou behandelen, ben je wettelijk verplicht om elk kwalitatief selectiecriterium te verbinden aan een gepast niveau. Als je bijvoorbeeld eenvoudigweg zou vragen om een lijst voor te leggen van de werken die de kandidaat-indiener in de loop van de laatste vijf jaar uitgevoerd heeft, dan heb je geen zicht op de grootte van die projecten.

Een kandidaat met uitsluitend ervaring met hele kleine projecten, zou je dan op een zelfde manier behandelen als een kandidaat met ervaring met hele grote projecten. Om dat te voorkomen kun je vragen naar ervaringen met gelijkaardige projecten. De aanbestedende overheid kan beslissen economische of technische criteria zonder meer achterwege te laten.

Sommige criteria lenen er zich niet toe om een minimaal niveau vast te stellen. Bijvoorbeeld bij een bankverklaring. In dat geval ben je als aanbestedende overheid verplicht om een tweede criterium van dezelfde aard vast te stellen, een criterium dat wel toelaat om een minimaal niveau vast te stellen.

Geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te voeren

sla link op in klembord

Kopieer

Als aanbestedende overheid kun je van de kandidaten eisen (artikel 66 KB Plaatsing) dat zij over een bepaalde vergunning beschikken of dat ze voldoen aan andere eisen opgenomen in bijlage 10 KB Plaatsing.

Economische en financiële draagkracht

sla link op in klembord

Kopieer

Om hun economische en financiële draagkracht (artikel 67 KB plaatsing) aan te tonen, kun je als aanbestedende overheid van de kandidaten eisen dat zij een bepaalde jaaromzet realiseren in het domein waarop de opdracht betrekking heeft. De jaarlijkse minimumomzet bedraagt maximaal twee maal de waarde van de opdracht, tenzij in gevallen van gemotiveerde uitzonderingen.

Verder kun je aan de kandidaat-inschrijvers bijvoorbeeld de volgende bewijsmiddelen vragen:

  • (uittreksels van) jaarrekeningen;
  • verklaring over de totale omzet of de omzet van een bedrijfsactiviteit, over ten hoogste de laatste drie beschikbare boekjaren;
  • bewijs van verzekering tegen beroepsrisico’s (eventueel ook passend niveau bepalen) of een bankverklaring. De wetgever is geen voorstander van de bankverklaring omdat ze kosten met zich meebrengt en zo kmo’s afschrikt;
  • bewijs dat de kandidaat een bepaalde jaaromzet realiseert in het domein waar de opdracht betrekking op heeft.

Als een ondernemer om gegronde redenen niet in staat is de gevraagde referenties voor te leggen, kan hij zijn economische en financiële draagkracht aantonen met andere documenten die de overheid geschikt acht.

Technische en beroepsbekwaamheid

sla link op in klembord

Kopieer

Om hun technische en beroepsbekwaamheid (artikel 68 KB plaatsing) aan te tonen, kun je van de kandidaten eisen dat zij tonen dat ze over de noodzakelijke personele en technische middelen en ervaring beschikken om de opdracht volgens een passend kwaliteitsniveau uit te voeren. Je kunt eisen dat de kandidaten hun ervaring aantonen aan de hand van referenties. Je kunt hen bijvoorbeeld de volgende bewijsmiddelen vragen:

  • lijst van werken die zij gedurende de afgelopen periode van maximaal 5 jaar hebben verricht;
  • lijst van leveringen en diensten die zij gedurende de afgelopen periode van maximaal 3 jaar hebben verricht;
  • opgave van technici;
  • beschrijving van technische uitrusting;
  • controle door bevoegd officieel orgaan;
  • onderwijs- en beroepskwalificaties (op voorwaarde dat zij geen gunningscriterium vormen);
  • maatregelen inzake milieubeheer;
  • omschrijving van het onder aannemingsgedeelte van de opdracht.

Gunningscriteria

sla link op in klembord

Kopieer

Gunningscriteria (artikel 81 WOO) zijn inhoudelijke criteria die je als aanbestedende overheid gebruikt om de inschrijvingen te beoordelen. Omwille van het transparantiebeginsel moet je vooraf op duidelijke, precieze en ondubbelzinnige wijze de gunningscriteria in de aanbestedingsdocumenten omschrijven. Inschrijvers krijgen er zo duidelijk zicht op hoe ze beoordeeld zullen worden. Nadien kan ook gecontroleerd worden of de verschillende offertes op een correcte manier aan de gunningscriteria zijn getoetst.


Je kunt met één gunningscriterium (prijs of kost) of met meerdere gunningscriteria werken. Mogelijke gunningscriteria zijn onder meer prijs, snelheid van uitvoering, kwaliteit van de aangeboden oplossing, esthetische of functionele kenmerken, milieukenmerken. De prijs moet altijd één van de gunningscriteria zijn.

Bij de standaardprocedures neem je de gunningscriteria exhaustief op in het bestek. Je vermeldt ook:

  • de documenten die de kandidaten moeten bezorgen om de criteria te kunnen beoordelen;
  • het proportionele gewicht van elk van de gunningscriteria;
  • de wijze van beoordeling van de criteria.

Bij de vereenvoudigde onderhandelingsprocedures en bij aanvaarde factuur hoef je de gunningscriteria niet exhaustief op te nemen in het bestek. Met het oog op een transparant beslissingsproces raden wij aan om de volgende zaken op te nemen in het bestek:

  • de gunningscriteria
  • de beoordelingsgronden
  • de beoordelingsmethoden
  • de vermelding dat de gunningscriteria niet exhaustief zijn opgenomen

Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA)

sla link op in klembord

Kopieer

Wat?

sla link op in klembord

Kopieer

Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument of UEA (artikel 73 WOO) is een standaardformulier dat ondernemers bij hun aanvraag tot deelneming of offerte voegen en waarin zij verklaren dat zij voldoen aan:

  • de uitsluitingsgronden
  • de gevraagde technische bekwaamheid
  • de financiële draagkracht

Die verklaring geldt als voorlopig bewijs. Het is pas wanneer de aanbestedende overheid beslist om de opdracht effectief aan een bepaalde ondernemer te gunnen dat die de effectieve bewijsstukken moet indienen. Die manier van werken maakt het voor inschrijvers en kandidaten administratief een stuk eenvoudiger.

Het niet correct invullen van het UEA heeft grote gevolgen. Inschrijvers kunnen van de procedure worden uitgesloten of zelfs worden vervolgd als zij:

  • valse verklaringen hebben ingevuld;
  • informatie hebben achter gehouden;
  • niet in staat zijn — bij gunning — de ondersteunende documenten te verstrekken.

Wanneer verplicht?

sla link op in klembord

Kopieer

Het gebruik van de UEA (Artikel 39 KB Plaatsing) is verplicht voor opdrachten boven de Europese drempelbedragen.

Onder de Europese drempelbedragen is het zelfs verboden om aan de ondernemers te vragen het UEA document te gebruiken. Voor Belgische opdrachten geldt de impliciete verklaring op eer. Dat betekent dat het louter indienen van de offerte volstaat. Door een offerte in te dienen verklaart de inschrijver dat hij zich niet bevindt in één van de uitsluitingsgevallen. De impliciete verklaring op eer geldt enkel als je kosteloos toegang hebt tot de nodige documenten. Andere documenten waar je niet kosteloos toegang toe hebt, vallen er niet onder en mag je dus opvragen.

Hoe?

sla link op in klembord

Kopieer

Een gratis webdienst van de Europese Commissie helpt kopers, inschrijvers en andere partijen om het UEA elektronisch in te vullen. De webdienst is in het Nederlands beschikbaar.

Ondernemers kunnen het UEA exporteren, opslaan en elektronisch indienen. Een UEA dat in een eerdere gunningsprocedure is verstrekt, kan worden hergebruikt, zolang de daarin vermelde informatie nog steeds correct is.

Elektronische communicatie

sla link op in klembord

Kopieer

Alle communicatie en informatie-uitwisseling tussen jou als aanbestedende overheid en de ondernemers moet in alle fasen van de plaatsingsprocedure plaats vinden met elektronische communicatiemiddelen (Artikel 14 WOO).

Dit zijn de belangrijkste uitzonderingen op die verplichting van elektronische communicatie:

  • De kandidaten moeten fysieke of schaalmodellen indienen. Dat kan niet langs elektronische weg.
  • Het gaat om een overheidsopdracht die geplaatst wordt door middel van een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking of een oproep tot mededinging en waarvan de geraamde waarde lager is dan de drempel voor de Europese bekendmaking.

De verplichting voor het elektronisch ontvangen van de offertes via e-tendering geldt sinds 18 oktober 2018 voor opdrachten boven de Europese drempel. Voor Belgische opdrachten vanaf 139 000 euro geldt de verplichting pas vanaf 1 januari 2020.

Alle informatie over het gebruik van elektronische communicatiemiddelen en de mogelijkheden vind je terug op de website Public Procurement.

Contact

Kristine De Saeger
stafmedewerker
      02 507 06 02
      ×
      Kijkt als...
      Niveau
      Regio