Je bent sowieso altijd verplicht de ondernemer uit te sluiten van deelname als hij definitief veroordeeld is voor volgende zware misdrijven:

• deelname aan een criminele organisatie;
• terroristische misdrijven of strafbare feiten in verband met terroristische activiteiten;
• financiering van terrorisme;
• omkoping, fraude, witwassen van geld;
• kinderarbeid en andere vormen van mensenhandel;
• tewerkstelling van illegalen.

De duurtijd voor deze verplichte uitsluiting is 5 jaar vanaf de datum van de veroordeling. Je vindt deze informatie op het uittreksel uit het strafregister van de rechtspersoon. Voor Europese opdrachten geldt de verplichting ook als een lid van het bestuurs-, leidinggevend- of toezichtsorgaan een dergelijke veroordeling heeft opgelopen.

Als aanbestedende overheid moet je ook kandidaat-indieners met fiscale en sociale schulden (artikel 68 WOO) verplicht uitsluiten. Die uitsluiting is niet automatisch. Dat betekent dat er uitzonderingen op bestaan zoals bijvoorbeeld:

• De schuld bij de sociale zekerheid overschrijdt het bedrag van 3 000 euro niet.
• De kandidaat-inschrijver heeft uitstel van betaling gekregen en hij komt de betalingen strikt na.
• De kandidaat-inschrijver heeft zelf nog geld tegoed van een overheid.
• De kandidaat-inschrijver betaald zijn achterstallen binnen de 5 dagen nadat je hem meldde dat er een uitsluitingsgrond was vastgesteld.

De verplichte uitsluitingsgronden gelden voor alle plaatsingsprocedures behalve de aanvaarde factuur.

Als aanbestedende overheid kan je ook kandidaat-inschrijvers uitsluiten die zich schuldig gemaakt hebben aan:

• het schenden van verplichtingen inzake, milieu-, sociaal en arbeidsrecht;
• een faillissement of vereffening;
• een ernstige beroepsfout;
• een belangenconflict;
• aanzienlijke of voortdurende tekortkomingen bij de uitvoering van een eerder opdracht;
• valse verklaringen;
• onrechtmatige beïnvloeding van het besluitvormingsproces van het bestuur;
• …

Behalve het faillissement dat je kan aantonen via het attest op Telemarc is het vaak heel moeilijk om bovenstaande uitsluitingsgronden te bewijzen. Als je deze uitsluitingsgrond wil toepassen, raadpleeg je best een advocaat gespecialiseerd in overheidsopdrachten om latere problemen te vermijden.

Deze facultatieve uitsluitingsgronden zijn wel niet van toepassing bij de aanvaarde factuur en  in het geval van een Belgische onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking (artikel 42 §3 WOO).

Om te vermijden dat je als aanbestedende overheid mogelijke kandidaat-indieners discriminerend zou behandelen, ben je wettelijk verplicht om elk kwalitatief selectiecriterium te verbinden aan een gepast niveau. Als je bijvoorbeeld eenvoudigweg zou vragen om een lijst voor te leggen van de werken die de kandidaat-indiener in de loop van de laatste vijf jaar uitgevoerd heeft, dan heb je geen zicht op de grootte van die projecten.

Een kandidaat met uitsluitend ervaring met hele kleine projecten, zou je dan op een zelfde manier behandelen als een kandidaat met ervaring met hele grote projecten. Om dat te voorkomen kan je vragen naar ervaringen met gelijkaardige projecten (zelfde bouwbudget, zelfde oppervlakte enz).

Sommige criteria lenen er zich niet toe om een minimaal niveau vast te stellen. Bijvoorbeeld bij een bankverklaring. In dat geval ben je als aanbestedende overheid verplicht om een tweede criterium van dezelfde aard (financieel criterium) vast te stellen, een criterium dat wel toelaat om een minimaal niveau vast te stellen.

Als aanbestedende overheid kan je van de kandidaten eisen (artikel 66 KB Plaatsing) dat zij over een bepaalde vergunning beschikken of dat ze voldoen aan andere eisen opgenomen in bijlage 10 KB Plaatsing. Voorbeeld: een architect zal moeten aantonen dat hij het beroep mag uitoefenen.

Om hun economische en financiële draagkracht (artikel 67 KB plaatsing) aan te tonen, kan je als aanbestedende overheid van de kandidaten eisen dat zij een bepaalde jaaromzet realiseren (in het domein waarop de opdracht betrekking heeft). De jaarlijkse minimumomzet bedraagt maximaal twee maal de waarde van de opdracht, tenzij in gevallen van gemotiveerde uitzonderingen.

Verder kan je aan de kandidaat-inschrijvers bijvoorbeeld de volgende bewijsmiddelen vragen:

• (uittreksels van) jaarrekeningen;
• verklaring over de totale omzet of de omzet van een bedrijfsactiviteit, over ten hoogste de laatste drie beschikbare boekjaren;
• bewijs van verzekering tegen beroepsrisico’s (eventueel ook passend niveau bepalen) of een bankverklaring. De wetgever is geen voorstander van de bankverklaring omdat ze kosten met zich meebrengt en zo kmo’s afschrikt.

Als een ondernemer om gegronde redenen niet in staat is de gevraagde referenties voor te leggen, kan hij zijn economische en financiële draagkracht aantonen met andere documenten die de overheid geschikt acht.

Om hun technische en beroepsbekwaamheid (artikel 68 KB plaatsing) aan te tonen, kan je van de kandidaten eisen dat zij tonen dat ze over de noodzakelijke personele en technische middelen en ervaring beschikken om de opdracht volgens een passend kwaliteitsniveau uit te voeren. Je kan eisen dat de kandidaten hun ervaring aantonen aan de hand van referenties. Je kan hen bijvoorbeeld de volgende bewijsmiddelen vragen:

• lijst van werken die zij gedurende de afgelopen periode van maximaal 5 jaar hebben verricht;
• lijst van leveringen en diensten die zij gedurende de afgelopen periode van maximaal 3 jaar hebben verricht;
• opgave van technici;
• beschrijving van technische uitrusting;
• controle door bevoegd officieel orgaan;
• onderwijs- en beroepskwalificaties (op voorwaarde dat zij geen gunningscriterium vormen);
• maatregelen inzake milieubeheer;
• omschrijving van het onder aannemingsgedeelte van de opdracht.

Bij de meeste opdrachten zal het volstaan om een minimale omzet te vragen evenals een minimum aantal referenties van dezelfde grootte-orde als jouw opdracht.

Bij de aanvaarde factuur en de Belgische onderhandelingsprocedure zonder voorafgaandelijke bekendmaking ben je niet verplicht om te werken met selectiecriteria. Je doet dit immers zelf in je keuze voor 3 ondernemingen of hun voorwaarden.