De communicatie over overheidsopdrachten tussen de aanbesteder en de ondernemers gebeurde tot nu toe op elektronische wijze. Daaronder valt bijvoorbeeld ook het indienen van de offertes. Deze plicht geldt momenteel niet voor onderhandelingsprocedures zonder voorafgaande bekendmaking waarvan de geraamde waarde lager is dan de Europese drempel.

Vanaf 1 september 2023 zal het gebruik van elektronische communicatiemiddelen nu ook gelden voor deze procedures. Dit betekent onder meer dat offertes voor deze procedures ook ingediend zullen moeten worden via e-tendering. Dit zal mogelijks drempelverhogend werken voor kleinere ondernemingen die niet vertrouwd zijn met deze manier van werken.

Deze plicht geldt enkel voor opdrachten waarvan de uitnodiging om een offerte in te dienen, is verstuurd vanaf 1 september 2023. Heb je de uitnodiging eerder verstuurd maar komen de offertes binnen na die datum? Dan kan de offerte nog via een andere weg worden ingediend.

Deze verplichting zou enkel gelden voor het indienen van de offertes zelf. Het bestek dient niet op het platform van e-tendering te worden geplaatst.

Opgelet: Voor de opdrachten van beperkte waarde (onder de 30 000 euro) wijzigt er niets op dit punt.

De gunning van opdrachten waarvan de geraamde waarde lager is dan de Europese drempel moet vanaf 1 september 2023 eveneens worden bekendgemaakt. Dit gebeurt wel met een vereenvoudigde aankondiging. Deze aankondiging wordt uiterlijk dertig dagen na de sluiting van de opdracht doorgestuurd.

Deze plicht geldt voor alle opdrachten waarvoor de gunning gebeurt na 1 september 2023, dus ook voor de opdrachten die zijn gelanceerd voor 1 september 2023 maar waarvan de gunning plaatsvindt na deze datum.

Beslissingen tot niet-gunning of niet-sluiting van de opdracht moeten vanaf 26 februari 2023 worden bekendgemaakt door middel van een (vereenvoudigde) aankondiging van gegunde opdracht.

Voor opdrachten die gebaseerd zijn op raamovereenkomsten - ook wel deelopdrachten of vervolgopdrachten genoemd - moet vanaf 1 januari 2025, jaarlijks de totale waarde van deze gegunde opdrachten worden gerapporteerd.

Daarbij wordt deze waarde doorgegeven per begunstigde onderneming en wordt dit opgesplitst naar werken, leveringen of diensten. De informatie moet ten laatste op 15 februari van elk jaar worden doorgegeven aan het federale aanspreekpunt. Er zal hiervoor een elektronische toepassing ter beschikking worden gesteld door de overheid. Momenteel is nog niet duidelijk tot wie deze rapporteringsplicht zich richt.

De wetgever heeft niet verduidelijkt wie aan deze verplichting moet voldoen. Er is ons inmiddels bevestigd dat deze plicht zich richt tot de aanbestedende overheid van de raamovereenkomst en niet tot de aanbesteders van de deelopdrachten op basis van een raamovereenkomst. Dit betekent een belangrijke taaklastvermindering voor scholen die afnemen van raamovereenkomsten. De aankoopcentrale zal immers de rapportering over de deelopdrachten voor haar rekening nemen. Dit betekent een maximale ontzorging voor afnemers van raamovereenkomsten.

Voor opdrachten van beperkte waarde moet vanaf 1 januari 2025 jaarlijks de totale waarde van de opdrachten die het vorige jaar werden gesloten, worden gerapporteerd.

Daarbij wordt deze waarde doorgegeven per begunstigde onderneming en wordt dit opgesplitst naar werken, leveringen of diensten. Voor gunning aan een combinatie van ondernemers is een afwijking voorzien voor deze uitsplitsing. De informatie moet ten laatste op 15 februari van elk jaar worden doorgegeven aan het federale aanspreekpunt en er zal hier een elektronisch formulier worden ter beschikking gesteld.

Opgelet: Opdrachten waarvan het gunningsbedrag lager is dan 3 000 euro zijn van deze verplichting vrijgesteld.

Deze verplichting moet ertoe leiden dat de overheidsdiensten een zicht krijgen op de bedragen die bij KMO’s zijn besteld via opdrachten van beperkte waarde. Het is mogelijk dat het bedrag van 30 000 euro wordt overschreden door de optelling van de verschillende opdrachten van beperkte waarde die zijn besteld bij dezelfde onderneming. Als deze opdrachten een verschillend voorwerp hebben en ze zijn elk correct gegund via de aanvaarde factuur, dan maakt het totaal gegunde jaarbedrag niet uit in het kader van de rapportering. Het te rapporteren bedrag kan in dit geval hoger zijn dan 30 000 euro.

TIP: Indien je afneemt van een raamovereenkomst, wordt de rapporteringsplicht vervuld door de aankoopcentrale en kun je de taaklast voor rapportering over opdrachten van beperkte waarde vermijden (zie punt 4 hierboven).

De federale overheid zal op een elektronisch platform indicatoren over de naleving van de rapporteringsplicht, zoals besproken in het punt hierboven, publiceren voor elke aanbesteder. Dit gebeurt om het maatschappelijk middenveld en de media te informeren. De modaliteiten voor de bekendmaking van deze gegevens worden nog in een koninklijk besluit vastgesteld.