De selectiebeslissing is de gemotiveerde beslissing van de aanbestedende overheid om een aantal ondernemers te selecteren voor verdere deelname aan een overheidsopdracht. Je moet enkel een aparte selectiebeslissing maken in de zogenaamde ‘tweestapsprocedures’ (niet-openbare procedure en mededingingsprocedure met onderhandeling).

Ondernemers die je niet wil meenemen naar de tweede stap van je procedure, moeten uit je gemotiveerde beslissing kunnen opmaken waarom ze niet geselecteerd zijn voor de tweede stap van de procedure.

Meestal wordt door de dossierbeheerder een selectieverslag opgemaakt dat dan als basis dient om de selectiebeslissing te nemen. Beide documenten maken dan samen de selectiebeslissing uit.

Modellen van zowel een selectieverslag als van selectiebeslissingen vind je terug bij de tab “gunning” op volgende website: het-facilitair-bedrijf-overheidsopdrachten-en-raamcontracten/instrumenten/modellen. Let daarbij goed op dat je afhankelijk van het bedrag van je opdracht, het juiste model kiest.

De selectiebeslissing moet worden genomen door het bevoegde orgaan binnen je schoolbestuur. Meestal is dat de Raad van Bestuur maar er kunnen ook interne bevoegdheidsdelegaties zijn.

De gunningsbeslissing is de gemotiveerde beslissing van de aanbestedende overheid om de opdracht toe te wijzen aan een bepaalde inschrijver tegen een bepaalde prijs. Je moet een gunningsbeslissing maken voor alle procedures behalve de opdracht van beperkte waarde.

Ondernemers moeten uit je gunningsbeslissing kunnen opmaken waarom ze niet geselecteerd zijn (bij eenstapsprocedures), onregelmatig, gekozen of niet gekozen zijn.

Meestal wordt door de dossierbeheerder een gunningsverslag opgemaakt dat dan als basis dient om de gunningsbeslissing te nemen. Beide documenten maken dan samen de gunningsbeslissing uit.

Modellen van zowel een gunningsverslag als van gunningsbeslissingen vind je terug bij de tab “gunning” op volgende website:  het-facilitair-bedrijf-overheidsopdrachten-en-raamcontracten/instrumenten/modellen . Let daarbij goed op dat je afhankelijk van het bedrag van je opdracht, het juiste model kiest.

De gunningsbeslissing moet worden genomen door het bevoegde orgaan binnen je schoolbestuur. Meestal is dat de Raad van Bestuur maar er kunnen ook interne bevoegdheidsdelegaties zijn.

Zie ook de tegel: Opening en onderzoek van de offertes

Nadat je intern je selectie- of gunningsbeslissing hebt genomen, moet je de deelnemers aan je plaatsingsprocedure hiervan informeren. Dat gebeurt op een andere manier naargelang het gunningsbedrag van de opdracht het bedrag van €143.000 (excl. BTW) overschrijdt of niet.

Een geïnformeerde ondernemer kan desgewenst verhaalmiddelen instellen om je beslissing aan te vechten. We hebben het dan over een verzoek tot schorsing/vernietiging van je beslissing of het bekomen van een schadevergoeding wegens het onterecht mislopen van de opdracht. Als je dergelijk verzoek ontvangt, contacteer je onmiddellijk een advocaat.

• a) Opdrachten met gunningsbedrag boven €143.000

Onderstaand schema behandelt de informatieplicht bij de selectiebeslissing in een tweestapsprocedure:

Met uittreksel bedoelen we het stukje uit het selectieverslag waar de niet-selectie van de betrokken inschrijver is behandeld. Je hoeft dus niet het volledig selectieverslag mee te delen.

Modellen van informatiebrieven aan de niet-geselecteerde vind je terug bij de tab “gunning” op volgende website:  het-facilitair-bedrijf-overheidsopdrachten-en-raamcontracten/instrumenten/modellen. Let daarbij goed op dat je afhankelijk van het bedrag van je opdracht, het juiste model kiest en dat je de verwijzing naar de “Raad van State” vervangt door “de gewone rechtbank - www.rechtbanken-tribunaux.be”. Vergeet zeker niet de verhaalmiddelen te vermelden want anders start de beroepstermijn niet.

Onderstaand schema behandelt de informatieplicht bij de gunningsbeslissing:

*De wachttermijn moet je uiteraard enkel vermelden als deze verplicht van toepassing is of als je deze vrijwillig wil toepassen (zie verder).

Met uittreksel bedoelen we het stukje uit het gunningsverslag waar de niet-selectie/onregelmatigheid van de betrokken inschrijver is behandeld. Je hoeft dus niet het volledig gunningsverslag mee te delen.

Modellen van informatiebrieven vind je terug bij de tab “gunning” op volgende website: het-facilitair-bedrijf-overheidsopdrachten-en-raamcontracten/instrumenten/modellen. Let daarbij goed op dat je afhankelijk van het bedrag van je opdracht, het juiste model kiest en dat je de verwijzing naar de “Raad van State” vervangt door “de gewone rechtbank - www.rechtbanken-tribunaux.be”. Vergeet zeker niet de verhaalmiddelen te vermelden want anders start de beroepstermijn niet.

Opgelet: Het meedelen van de gunningsbeslissing aan de gekozene betekent nog niet dat de opdracht met hem gesloten is, daarvoor moet je nog een sluitingsbrief bezorgen (zie verder).

• b) Opdrachten met gunningsbedrag van ten hoogste €143.000

In tegenstelling tot de opdrachten waarvan sprake hierboven onder a) geldt er voor deze kleinere opdrachten een getrapte informatieplicht. Het volstaat dat je enkel meedeelt dat de betrokkene niet geselecteerd is, onregelmatig is, niet-gekozen en gekozen is. Pas als zij binnen de 30 kalenderdagen om de motieven vragen, moet je die motieven bezorgen. We hebben dit samengevat in onderstaande schema’s.

Onderstaand schema behandelt de getrapte informatieplicht bij de selectiebeslissing in een tweestapsprocedure:

Met uittreksel bedoelen we het stukje uit het selectieverslag waar de niet-selectie van de betrokken inschrijver is behandeld. Je hoeft dus niet het volledige selectieverslag mee te delen.

Modellen van informatiebrieven aan de niet-geselecteerde vind je terug bij de tab “gunning” op volgende website: het-facilitair-bedrijf-overheidsopdrachten-en-raamcontracten/instrumenten/modellen. Let daarbij goed op dat je afhankelijk van het bedrag van je opdracht, het juiste model kiest en dat je de verwijzing naar de “Raad van State” vervangt door “de gewone rechtbank - www.rechtbanken-tribunaux.be”. Vergeet zeker niet de verhaalmiddelen te vermelden want anders start de beroepstermijn niet.

Onderstaande 2 schema’s behandelen de getrapte informatieplicht bij de gunningsbeslissing:

Met uittreksel bedoelen we het stukje uit het gunningsverslag waar de niet-selectie/onregelmatigheid van de betrokken inschrijver is behandeld. Je hoeft dus niet het volledig gunningsverslag mee te delen.

Modellen van informatiebrieven aan de niet-geselecteerde vind je terug bij de tab “gunning” op volgende website: het-facilitair-bedrijf-overheidsopdrachten-en-raamcontracten/instrumenten/modellen. Let daarbij goed op dat je afhankelijk van het bedrag van je opdracht, het juiste model kiest en dat je de verwijzing naar de “Raad van State” vervangt door “de gewone rechtbank - www.rechtbanken-tribunaux.be”. Vergeet zeker niet de verhaalmiddelen te vermelden want anders start de beroepstermijn niet.

Opgelet: Het meedelen van de gunningsbeslissing aan de gekozene betekent nog niet dat de opdracht gesloten is met hem, daarvoor moet je nog een sluitingsbrief bezorgen (zie verder).

Voor een goed begrip van de wachttermijn moet je een onderscheid maken tussen de gunning en de sluiting van de opdracht als volgt:

De gunning van de opdracht is je interne beslissing waarbij je een ondernemer kiest om de opdracht uit te voeren.

De sluiting van de opdracht is de totstandkoming van het contract met de gekozen ondernemer. Dit laatste gebeurt door de kennisgeving van de sluitingsbrief aan de gekozen ondernemer.

De wachttermijn geldt maar vanaf welbepaalde drempels. Dit wordt hieronder in a) en b) uitgewerkt.

• a) Europees geraamde opdrachten

Bij Europees geraamde opdrachten (artikel 3 KB Rechtsbeschermingswet) moet je als aanbestedende overheid een wachttermijn (artikel 11 KB rechtsbeschermingswet) inlassen tussen de gunning en de sluiting van de opdracht. Dat betekent dat je, nadat je alle inschrijvers op de hoogte gebracht hebt van je gunningsbeslissing, gedurende 15 kalenderdagen de andere inschrijvers de kans geeft om een vordering tot schorsing van de beslissing in te stellen bij de bevoegde rechtbank. Een ondernemer die zich benadeeld voelt door je beslissing kan op die manier verhinderen dat het contract met de gekozene tot stand komt. Zo kan een klager proberen om opnieuw een kans te krijgen op de opdracht zelf.

Zolang de wachttermijn loopt, mag je de opdracht niet sluiten. Pas na het verstrijken van de wachttermijn zonder klachten mag je de opdracht met de gelukkige sluiten. Dat gebeurt door middel van de sluitingsbrief.

In volgende gevallen moet je geen wachttermijn toepassen ook al gaat het om een Europees geraamde opdracht:
-als er in een tweestapsprocedure maar 1 offerte is ingediend;
-deelopdrachten op basis van een specifieke raamovereenkomst waar je zelf nog een mini-competitie moest doen;
-Europees geraamde onderhandelingsprocedure zonder voorafgaandelijke bekendmaking (vb. omwille van hoogdringendheid).

De wachttermijn begint te lopen de dag nadat je de informatie over de gunning hebt gedaan via mail of eprocurement EN via aangetekende zending. Als je deze 2 kennisgevingen niet deed op dezelfde dag, reken je met de laatste kennisgeving.

De wachttermijn eindigt op het einde van het laatste uur van de laatste dag van de 15 dagen. Als die laatste dag in een weekend of op een feestdag valt, verstrijkt de termijn op het einde van het laatste uur van de eerstvolgende werkdag. Best wacht je nadien nog een dag of twee zodat de rechtbank jou nog kan verwittigen als de vordering tot schorsing op het allerlaatste moment is ingediend.

Hoewel de inlassing van de wachttermijn omslachtig lijkt, biedt ze jou als bestuur inzicht in de procedurebereidheid van inschrijvers die zich verongelijkt voelen en hun gelijk willen halen voor de rechtbank. Je weet bij een schorsingsverzoek relatief vlug of de rechter vindt dat je gunningsbeslissing fout is. Als dat zo is kan je de foute beslissing intrekken en een nieuwe beslissing nemen. Op die manier vermijd je dat er nadien nog schadevergoeding kan gevorderd worden omwille van de foutieve gunning. Je kan daarom ook zelf besluiten om vrijwillig zo’n wachttermijn in te bouwen in de procedure, zelfs als het wettelijk niet verplicht is.

Let wel, zelfs in het geval van een wachttermijn kan een inschrijver die zich verongelijkt voelt, achteraf de gunning nog aanvechten bij een rechtbank via een vordering tot vernietiging en/of schadevergoeding vragen.

• b) Niet-Europees geraamde opdrachten

Zoals gezegd, geldt de wachttermijn voor Europees geraamde opdrachten maar er zijn 2 gevallen waar je toch een wachttermijn moet toepassen ook al heb je de opdracht geraamd onder de Europese drempel:

- Als het gunningsbedrag van een opdracht werken meer bedraagt dan de helft van de Europese drempel (>€2.769.000);

-Als het gunningsbedrag van een opdracht werken, levering of diensten meer bedraagt dan de Europese drempel verhoogd met 20% (gunningsbedrag boven €6.645.600 voor werken en boven €265.000 voor leveringen/diensten).

In deze speciale gevallen moet je dus ook de wachttermijn toepassen en deze vermelden in je brieven na de gunningsbeslissing.
 
De bovenvermelde bedragen zijn excl. BTW en deze drempels wijzigen om de twee jaar.

Voor de volledigheid:
 
Bij de selectiebeslissing in een tweestapsprocedure (niet-openbare procedure of mededingingsprocedure met bekendmaking) hebben de kandidaten geen recht op een dergelijke wachttermijn. De wachttermijn geldt dus enkel voor de gunningsbeslissing.

Zoals gezegd doet de kennisgeving van de gunningsbrief aan de gelukkige nog niet het contract met hem ontstaan. Dat laatste gebeurt door het versturen van de zogenaamde sluitingsbrief.

Je maakt hier onderscheid tussen opdrachten met en zonder wachttermijn. We verduidelijken dit hierna in a) en b).

• a) Opdrachten mét wachttermijn

Pas na het klachtenloos verstrijken van de wachttermijn kan je de sluiting betekenen aan de gekozen inschrijver. Met die betekening komt het contract met de gekozene tot stand.

Als er gedurende de wachttermijn wél een vordering tot schorsing binnenkomt, moet je wachten op de uitspraak van de rechter alvorens je mag sluiten.

Modellen van sluitingsbrieven aan de gekozene vind je terug bij de tab “gunning” op volgende website: het-facilitair-bedrijf-overheidsopdrachten-en-raamcontracten/instrumenten/modellen. Let daarbij goed op dat je afhankelijk van het bedrag van je opdracht, het juiste model kiest.

Er geldt ook hier een dubbele kennisgevingsplicht aan de gekozene: kennisgeven zowel via mail of eProcurement als met een aangetekende brief.

• b) Opdrachten zonder wachttermijn

Als er geen wachttermijn geldt, mag je beide kennisgevingen (gunning én sluiting) in hetzelfde document doen. Het gevolg is dan dat onmiddellijk na je gunningsbeslissing het contract met de gekozene tot stand komt. Ondernemers die niet akkoord zijn met je gunningsbeslissing kunnen dan het ontstane contract zelf niet meer buiten spel zetten maar kunnen enkel nog een schadevergoeding bekomen.

Als je twijfelt over je gunningsbeslissing of als er op voorhand al dreigementen zijn geuit…, pas je best wel vrijwillig een wachttermijn toe. Je wacht dan met de sluitingsbrief te versturen tot wanneer de 15 dagen zijn verstreken. Op die manier weet je snel waar je staat.

Modellen van sluitingsbrieven aan de gekozene vind je terug bij de tab “gunning” op volgende website: het-facilitair-bedrijf-overheidsopdrachten-en-raamcontracten/instrumenten/modellen. Let daarbij goed op dat je afhankelijk van het bedrag van je opdracht, het juiste model kiest.

Ook hier geldt er een dubbele kennisgevingsplicht: kennisgeven zowel via mail of eProcurement als met een aangetekende brief.

Opdrachten die geraamd zijn onder €30.000 vallen niet onder de bovenstaande motiverings- en informatieplichten. Er geldt een minimale motiveringsplicht (zie tegel Gunningswijzen en technieken). Je moet deze mini-motivering enkel bezorgen als een ondernemer je hierom vraagt. Ook de subsidiërende overheid kan dit opvragen.