Eens je de opdracht gegund hebt, kan de uitvoering van de opdracht van start gaan. Het KB Uitvoering regelt de wettelijke verplichtingen die gelden tijdens de uitvoeringsfase. Hier bespreken we kort een aantal items waarover we vaak vragen krijgen in verband met het KB uitvoering. De meer gedetailleerde informatie vind je in het KB.
Het KB Uitvoering is volledig van toepassing voor opdrachten met een geraamd bedrag hoger dan 30 000 euro excl. btw. Enkele uitzonderingen hierop zijn onder meer opdrachten voor verzekeringsdiensten, juridische diensten, bepaalde opdrachten voor sociale diensten en de aanstelling van een bedrijfsrevisor …(artikel 6 KB Uitvoering).
Het KB-Uitvoering moet niet, maar mag wel toegepast worden voor opdrachten tot 30 000 euro excl. btw (artikel 6 §5 KB Uitvoering). Als je het KB als aanbestedende overheid vrijwillig wil toepassen, moet je dat wel expliciet opnemen in je opdrachtdocumenten.
In bepaalde gevallen mag je afwijken van het KB uitvoering. Voorwaarde is dat de opdracht die bijzondere eisen absoluut noodzakelijk maakt. Als je wil afwijken, moet je die afwijkende bepalingen wel altijd uitdrukkelijk vermelden en motiveren vooraan in het bijzondere bestek van de opdracht. Een voorbeeld van afwijking is het wel of niet vragen van een borgtocht.
Onder bepaalde voorwaarden vastgelegd in het KB zijn er tijdens de uitvoering wijzigingen mogelijk aan de opdracht zonder dat je een nieuwe plaatsingsprocedure moet opstarten. De wijzigingen mogen in ieder geval de algemene aard van de opdracht niet veranderen. Naargelang het over wezenlijke of niet wezenlijke wijzigingen gaat, zijn er verschillende mogelijkheden.
Wat?
Een borgtocht (artikel 2 KB Uitvoering en artikel 25-33 KB Uitvoering) is een financiële garantie die de opdrachtnemer geeft voor zijn verplichting tot de volledige en goede uitvoering van de opdracht.
Een borgtocht is in principe verplicht voor alle opdrachten tenzij voor:
Als je als aanbestedende overheid voor de niet-verplichte opdrachten toch een borgtocht wil opleggen aan de inschrijvers, dan kun je die facultatief voorzien in de opdrachtdocumenten.
De borgtocht bedraagt standaard 5% van het oorspronkelijke opdrachtbedrag excl. btw. Als de borgtocht om gelijk welke reden, - bijvoorbeeld ambtshalve afhoudingen, - niet meer overeenstemt met die 5%, wordt de borgtocht opnieuw op het oorspronkelijke bedrag gebracht.
De opdrachtnemer kiest de vorm van de borgtocht. Als aanbestedende overheid heb je daar geen inspraak in. De verschillende mogelijkheden zijn:
Binnen de 30 kalenderdagen na sluiting van de opdracht moet de opdrachtnemer je het bewijs van borgstelling bezorgen. Een langere termijn kan op voorwaarde dat dit opgenomen is in de opdrachtdocumenten een langere termijn bepalen.
Als de opdrachtnemer de borgstelling niet in orde brengt of te laat is met de borgstelling, dan stuur je hem aangetekend een ingebrekestelling. Die geldt dan als een proces verbaal. De opdrachtnemer krijgt dan 15 kalenderdagen de tijd om de borgstelling in orde te brengen. Als de borgstelling na de 15 kalenderdagen nog niet in orde is, kun je overgaan tot ambtshalve borgstelling via het afhouding van het verschuldigde bedrag plus 2% boete op het opdrachtbedrag.
De vrijgave van de borgtocht gebeurt binnen de 15 kalenderdagen nadat de opdrachtnemer er om verzoekt en als de voorwaarden voor (gedeeltelijke) vrijgave vervuld zijn. De aanbestedende overheid betekent dan zijn akkoord aan de kredietinstelling, depositokas … om de borg vrij te geven aan de opdrachtnemer. (artikel 33 KB Uitvoering)
Bij werken kan de vrijgave in twee fasen gebeuren: de helft bij de voorlopige oplevering en de helft bij de definitieve oplevering. Soms wordt het volledige bedrag pas vrijgegeven bij de definitieve oplevering. Als de aannemer je nog bepaalde bedragen verschuldigd zou zijn, dan kun je die eerst in mindering brengen. De mogelijkheden hangen af van wat je bepaald hebt in de opdrachtdocumenten.
Bij een definitieve oplevering met opmerkingen moet je de borgtocht vrijgeven eventueel na aftrek van de sommen die de opdrachtnemer aan de aanbestedende overheid verschuldigd is. Een ondernemer kan beroep instellen voor de rechtbank tegen een weigering tot vrijgave van de borgtocht .
Als je opdrachtnemer de opdracht niet uitvoert zoals afgesproken, beschik je als aanbestedende overheid over een aantal actiemiddelen. Een opdrachtnemer wordt bijvoorbeeld geacht in gebreke te zijn in geval van:
Voor je een actiemiddel (artikelen 44 tem 51 KB Uitvoering) kunt opleggen vanuit het bestuur, moet je altijd eerst voorafgaand een proces-verbaal (laten) opmaken door een bevoegd persoon (leidend ambtenaar). De leidend ambtenaar kan iemand van het bestuur zelf zijn of iemand anders aangesteld door het bestuur.
Het proces-verbaal is een specifiek document dat wordt opgesteld met het oog op het officieel vaststellen van een feit, toestand, tekortkoming waarvoor de opdrachtnemer aansprakelijk is. Ook al heeft de ondernemer het proces-verbaal zelf ‘voor kennisname’ ondertekend, toch moet je het onmiddellijk en per aangetekend schrijven of via een elektronische zending tegen ontvangstbewijs naar hem verzenden.
Op 16 september 2024 verscheen het KB van 12 augustus 2024 in het Belgisch Staatsblad. Dit KB wijzigt de betalingsregels bij overheidsopdrachten. De aparte verificatietermijn van 30 dagen en betaaltermijn van 30 dagen zoals we die nu kennen, worden samengevoegd tot één unieke “behandeltermijn” van 30 kalenderdagen.
Je zal voor opdrachten die je lanceert vanaf 1 januari 2025, binnen deze behandeltermijn alle activiteiten van nazicht én betaling moeten hebben uitgevoerd. Onder lancering van een overheidsopdracht verstaan we het verzenden van een aankondiging van opdracht of het versturen van de uitnodiging tot offerte-indiening bij de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaandelijke bekendmaking.
Meer informatie hierover vind je op onze DOKO-website.
