De totale raming (exclusief BTW) van je opdracht bepaalt voor welke procedure je mag kiezen.
Enkel bij de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaandelijke bekendmaking reken je met de kostprijs exclusief BTW zijnde de goed te keuren uitgave van de gekozen offerte. Voor de sociale en andere specifieke diensten reken je dan weer met de raming.
De wet onderscheidt twee procedures die je zonder verantwoording of voorwaarden kunt aanwenden: de openbare procedure en de niet-openbare procedure.
De openbare procedure (artikel 36 WOO) is een plaatsingsprocedure waarbij elke belangstellende ondernemer naar aanleiding van een aankondiging van een opdracht een offerte mag indienen.
De openbare procedure is een procedure in één beweging of fase: de kwalitatieve selectiefase en de gunning gebeuren in één keer in het gunningsverslag
Je kunt werken met één gunningscriterium (prijs) of meerdere gunningscriteria.
De indiening van offertes dient op elektronische wijze te gebeuren binnen de hieronder vermelde indieningstermijnen
Bij de openbare procedure mag je niet onderhandelen. Je vergelijkt de offertes uitsluitend op basis van de informatie die bij de elektronische offerte zat. Je mag enkel de inschrijvers contacteren om ontbrekende attesten in het kader van de selectie op te vragen en/of voor een verantwoording van elementen die tot de onregelmatigheid van de offerte zouden kunnen leiden.
De minimumtermijn (artikel 36 WOO en artikel 60 WOO) voor de inschrijvers om offertes in te dienen, bedraagt 35 kalenderdagen en dit zowel voor Europese als Belgische openbare procedures. Je mag die termijn zelf uitbreiden. Bij complexe opdrachten bijvoorbeeld hebben ondernemers waarschijnlijk meer tijd nodig om een goede offerte in te dienen.
Bij alle termijnen die we hier vermelden moet je rekenen vanaf de dag na de datum van het verzenden van de aankondiging tot en met middernacht van de datum waarop de termijn eindigt. De inschrijvers moeten immers de volle termijn kunnen benutten.
Bij elektronische indiening van de offertes mag je de termijn ook inkorten tot 30 kalenderdagen. Aangezien de elektronische indiening nu algemeen verplicht is, is dit de standaardtermijn geworden.
Je kunt de termijn ook inkorten tot 15 kalenderdagen op voorwaarde dat er een vooraankondiging is gebeurd of in geval van gemotiveerde hoogdringendheid. Hou er dan wel rekening mee dat die hoogdringendheid niet het gevolg mag zijn van een reden waarvoor het schoolbestuur zelf verantwoordelijk is.
Minimumtermijn voor de ontvangst van de offertes
Normale minimumtermijn In geval van hoogdringendheid Indien offertes langs elektronische weg worden ingediend Wanneer een vooraankondiging werd gepubliceerd 35 dagen 15 dagen 30 dagen 15 dagen
Een opdracht met een bekendmakingsstermijn van 35 dagen:
Stel dat 6 april op een zaterdag valt, dan loopt de termijn pas af om 23.59 uur van de eerstvolgende werkdag zijnde maandag 8 april. Dat betekent dat je ten vroegste kunt openen op dinsdag 10 april.
De niet-openbare procedure (artikel 37 WOO) is een plaatsingsprocedure waarbij elke belangstellende ondernemer naar aanleiding van een aankondiging van een opdracht geen offerte, maar een aanvraag tot deelneming mag indienen in een eerste fase van de opdracht. Alleen de kandidaten die de aanbestedende overheid selecteerde in de eerste fase mogen in de tweede fase een offerte indienen.
De niet-openbare procedure verloopt in twee fasen:
Je kunt werken met één gunningscriterium (waaronder prijs) of meerdere gunningscriteria.
De indiening van offertes dient op elektronische wijze te gebeuren binnen de hieronder vermelde indieningstermijnen.
Bij de niet-openbare procedure mag je niet onderhandelen. Je vergelijkt de offertes uitsluitend op basis van de informatie die bij de elektronische offerte zat. Je mag de inschrijvers enkel contacteren om ontbrekende attesten in het kader van de selectie op te vragen en/of voor een verantwoording van elementen die tot de onregelmatigheid van de offerte zouden kunnen leiden.
Bij alle termijnen die we hier vermelden moet je rekenen vanaf de dag na de datum van het verzenden van de aankondiging) tot en met middernacht van de datum waarop de termijn eindigt. De inschrijvers moeten immers de volle termijn kunnen benutten.
De minimumtermijn voor de geïnteresseerden om aanvragen tot deelneming in te dienen, bedraagt ten minste 30 kalenderdagen(artikel 37 WOO). Ook de termijn om in de tweede stap offertes te laten indienen bedraagt ten minste 30 dagen. Je mag die termijn zelf uitbreiden. Bij complexe opdrachten bijvoorbeeld hebben ondernemers waarschijnlijk meer tijd nodig om een goede offerte in te dienen
Bij elektronische indiening van de offertes mag je de indieningstermijn voor de offertes ook inkorten tot 25 kalenderdagen. Aangezien de elektronische indiening nu algemeen verplicht is, is dit de standaardtermijn geworden. De termijn voor de ontvangst van de aanvraag tot deelneming blijft hier 30 kalenderdagen.
Als er een vooraankondiging is gebeurd kun je de termijn voor het indienen van de offerte inkorten tot 10 kalenderdagen. De termijn voor de ontvangst van de aanvraag tot deelneming blijft hier 30 kalenderdagen.
Ook in geval van gemotiveerde hoogdringendheid kun je de termijnen inkorten tot 15 kalenderdagen voor de aanvraag tot deelneming en tot 10 kalenderdagen voor de offertes. Hou er dan wel rekening mee dat die hoogdringendheid niet het gevolg mag zijn van een reden waarvoor het schoolbestuur zelf verantwoordelijk is.
Minimumtermijnen voor de ontvangst van aanvragen tot deelnames Minimumtermijn voor de ontvangst van de offertes Normale minimumtermijn In geval van hoogdringend-heid Normale minimum-termijn In geval van hoogdringendheid Wanneer een vooraankondiging werd gepubliceerd Indien offertes langs elektronische weg mogen worden ingediend 30 dagen 15 dagen 30 dagen (maar als elektronisch ingediend is dit 25 dagen) 10 dagen 10 dagen 25 dagen
De mededingingsprocedure met onderhandeling (artikel 38 WOO) is een plaatsingsprocedure waarbij elke belangstellende ondernemer naar aanleiding van een aankondiging van een opdracht een aanvraag tot deelneming mag indienen. Alleen de door de aanbestedende overheid geselecteerde kandidaten mogen vervolgens een offerte indienen. Zij mag tot slot over de voorwaarden van de opdracht onderhandelen met de inschrijvers.
De opdracht moet aan minstens één van de voorwaarden voldoen.
Sociale en andere specifieke diensten zoals bijvoorbeeld cateringdiensten (bijlage 3 WOO) kunnen altijd, ongeacht het bedrag, via deze procedure (artikel 88 WOO).
De mededingingsprocedure met onderhandeling verloopt in twee fasen:
Bij de mededingingsprocedure met onderhandeling mag en moet je zelfs onderhandelen. Die onderhandeling mag gaan over alle ingediende offertes. Dus niet alleen over de initiële maar ook over alle offertes die nadien werden opgesteld met het oog op de verbetering van de inhoud van de vorige offerte.
In een laatste stap sluit je de onderhandelingen af en vraag je aan de inschrijvers om een definitieve offerte in te dienen. Deze laatste offerte wordt ook wel “best and final offer” (BAFO) genoemd.
Je mag niet onderhandelen over:
Als aanbestedende overheid kun je enkel objectieve redenen inroepen om te rechtvaardigen waarom je niet zou onderhandelen in deze procedure. Je moet ook expliciet melden in de opdrachtdocumenten dat je je het recht voorbehoudt om niet te onderhandelen.
Bij alle termijnen die we hier vermelden moet je rekenen zonder de datum waarop de termijn start (bijvoorbeeld de datum van publicatie) en zonder de datum waarop de termijn eindigt (bijvoorbeeld de datum van de opening van de inschrijvingen).
De minimumtermijn voor de geïnteresseerden om aanvragen tot deelneming in te dienen bedraagt ten minste 30 kalenderdagen (artikel 38 WOO). Ook de termijn om in de tweede stap een offerte in te dienen bedraagt ten minste 30 dagen. Je mag die termijn zelf uitbreiden. Bij complexe opdrachten bijvoorbeeld hebben ondernemers waarschijnlijk meer tijd nodig om een goede offerte in te dienen
Bij elektronische indiening van de offertes mag je de indieningstermijn voor de offertes ook inkorten tot 25 kalenderdagen. Aangezien de elektronische indiening nu algemeen verplicht is, is dit de standaardtermijn geworden. De termijn voor de ontvangst van de aanvraag tot deelneming blijft hier 30 kalenderdagen.
Als er een vooraankondiging is gebeurd kun je de termijn voor het indienen van de offerte inkorten tot 10 kalenderdagen. De termijn voor de ontvangst van de aanvraag tot deelneming blijft hier 30 kalenderdagen.
Ook in geval van gemotiveerde hoogdringendheid kun je de termijnen inkorten tot 15 kalenderdagen voor de aanvraag tot deelneming en tot 10 kalenderdagen voor de offertes. Hou er dan wel rekening mee dat die hoogdringendheid niet het gevolg mag zijn van een reden waarvoor het schoolbestuur zelf verantwoordelijk is.
Als je in het toepassingsgeval van enkel onregelmatige of onaanvaardbare offertes in een eerste openbare of niet-openbare procedure bevindt en je voldoet aan bepaalde voorwaarden, dan kun je de mededingingsprocedure met onderhandeling als een vervolg van die eerste procedure gebruiken. Je hoeft dan niet opnieuw aan te kondigen. Lees voor detailinformatie artikel 38 WOO.
Minimumtermijn voor de ontvangst van aanvragen tot deelname Minimumtermijn voor de ontvangst van de eerste offertes
Normale minimumtermijn
In geval van hoogdringendheid
Normale minimumtermijn
In geval van hoogdringendheid
Wanneer een vooraankondiging werd gepubliceerdIndien offertes langs elektronische weg mogen worden ingediend
30 dagen
15 dagen30 dagen ( maar als elektronisch ingediend is dit 25 dagen)
10 dagen
10 dagen
25 dagen
Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking
De vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking (artikel 41 WOO) is een plaatsingsprocedure waarbij elke belangstellende ondernemer naar aanleiding van een aankondiging van een opdracht een offerte mag indienen. De aanbestedende overheid mag met een of meer van hen over de voorwaarden van de opdracht onderhandelen.
Sociale en andere specifieke diensten zoals bijvoorbeeld cateringdiensten (bijlage 3 WOO) kunnen altijd, ongeacht het bedrag, via deze procedure (artikel 88 WOO).
De vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking verloopt in één fase: de kwalitatieve selectiefase en de gunning verlopen in één beweging.
Bij de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking mag je onderhandelen, maar je bent daar niet toe verplicht. Die onderhandeling mag gaan over alle ingediende offertes. Dus niet alleen over de initiële maar ook over alle offertes die nadien werden opgesteld met het oog op de verbetering van de inhoud.
In een laatste stap sluit je de onderhandelingen af en vraag je aan de inschrijvers om een definitieve offerte in te dienen. Deze laatste offerte wordt ook wel 'best and final offer' (BAFO) genoemd. Als je niet onderhandelde, is er uiteraard geen BAFO en is de initiële offerte ook meteen de definitieve offerte.
Je mag niet onderhandelen over:
Bij alle termijnen die we hier vermelden moet je rekenen vanaf de dag na de datum van het verzenden van de aankondiging tot en met middernacht van de datum waarop de termijn eindigt. De inschrijvers moeten immers de volle termijn kunnen benutten.
De minimumtermijn om offertes in te dienen (artikel 41 §2 WOO) bedraagt ten minste 22 kalenderdagen. Als de offertes elektronisch ingediend worden, mag je deze termijn beperken tot 17 dagen. Aangezien de elektronische indiening nu algemeen verplicht is, is dit de standaardtermijn geworden.
Je kunt de indieningstermijn zelfs inkorten tot 10 dagen op voorwaarde dat er een vooraankondiging is gebeurd of in geval van gemotiveerde hoogdringendheid. Hou er dan wel rekening mee dat die hoogdringendheid niet het gevolg mag zijn van een reden waarvoor het schoolbestuur zelf verantwoordelijk is
Minimumtermijn voor ontvangst van de initiële offertes
Normale minimumtermijn
In geval van hoogdringendheid
Indien de offertes langs elektronische weg worden ingediend
Wanneer een vooraankondiging werd gepubliceerd
22 dagen
10 dagen
17 dagen
10 dagen
De onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking (artikel 42 WOO) is een plaatsingsprocedure waarbij je als aanbestedende overheid eerst zelf een capabele ondernemers kiest en hen vraagt een offerte in te dienen als antwoord op een bestek. De offerte-indiening dient ook te gebeuren via het e-procurement platform. Met een of meer van hen kun je vervolgens over de voorwaarden van de opdracht onderhandelen, maar dit is niet verplicht..
De opdracht moet aan minstens één van de bovenstaande voorwaarden voldoen. Je moet dit ook motiveren bij de keuze van je procedure. Raadpleeg steeds artikel 42 WOO want aan sommige van bovenstaande gevallen zijn strenge voorwaarden verbonden.
Bij de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking kun je als aanbestedende overheid met de inschrijvers onderhandelen, maar dit is niet verplicht. Die onderhandeling mag gaan over alle ingediende offertes. Dus niet alleen over de initiële maar ook over alle offertes die nadien werden opgesteld met het oog op de verbetering van de inhoud. Je mag niet onderhandelen over de gunningscriteria opgenomen in het opdrachtdocument.
Het is niet verplicht om een BAFO te vragen als je alle onderhandelde items goed gedocumenteerd hebt.
Je mag niet onderhandelen over de minimumeisen en de gunningscriteria opgenomen in het opdrachtdocument. Onder de Europese drempels mag je zelfs onderhandelen over de minimumeisen.
Voor de onderhandelingsprocedure (artikel 42 §2 WOO) legt de wet geen minimum aantal dagen op waarbinnen de offerte moet zijn ingediend. Het is aan jou als aanbestedende overheid om in alle redelijkheid en rekening houdend met de complexiteit van de opdracht een redelijke termijn vast te leggen.
De procedure van de aanvaarde factuur (artikel 92 WOO) mag je alleen gebruiken als de geraamde waarde van de opdracht lager is dan 30 000 euro excl. btw.
Opgelet: je mag een opdracht niet 'in stukjes kappen' om op die manier telkens onder de 30 000 euro te vallen. Als de delen functioneel samen horen dan moet je deze ook bijeentellen om je raming op te maken. Zie webpagina Overheidsopdrachten.
Er gelden amper andere formele regels voor die procedure. Er liggen ook geen vormen vast om ze te gunnen of te sluiten.
De opdrachten via aanvaarde factuur blijven uiteraard wel onderworpen aan de algemene beginselen van de wetgeving overheidsopdrachten. Zo moet je de vrije mededinging en het gelijkheidsbeginsel (artikel 4 WOO) eerbiedigen. Dat betekent concreet dat je de mededinging moet laten spelen door de voorwaarden van minimaal drie ondernemers te raadplegen. Je moet dat ook kunnen bewijzen. Het is dan ook belangrijk om de raadpleging te documenteren en de bewijsstukken te bewaren in je dossier (vb. screenshots). Het is dus niet verplicht om de ondernemers zelf in persoon te contacteren of om een offerte te vragen als je de nodige info uit de website, webshop of catalogus kan halen.
Je mag uiteraard wel om een offerte vragen. Dat kan makkelijk via email met een eenvoudige vraag om de beste voorwaarden te ontvangen voor je opdracht.
Je mag ook met een mini-bestek werken als je zelf meer wilt gaan sturen, bijvoorbeeld op het vlak van na te komen verbintenissen.
Je kiest zelf de ondernemers die een offerte mogen indienen en je beslist volledig autonoom met welke ondernemer je in zee gaat.
Je hebt wel de plicht om te motiveren waarom je een bepaalde keuze gemaakt hebt. Als het gaat om een gesubsideerde opdracht, kan de subsidiërende overheid dit controleren.
Als je enkel de prijs van 3 spelers hebt vergeleken op het internet dan volstaat als motivering dat je de gedateerde screenshots bewaart in je dossier.
Als je daarentegen om offertes hebt gevraagd via e-mail dan schrijf je best een korte gedateerde motivering waarom je koos voor onderneming X. Meestal zal dit zijn omdat X de goedkoopste offerte had. Dit hoeft geen uitgebreid gunningsverslag te zijn maar de ondernemers kunnen dit opvragen op grond van het transparantiebeginsel. Ze moeten kunnen begrijpen waarom een andere onderneming het heeft gehaald.
Als je tenslotte wil werken met meerdere gunningscriteria en je hebt deze opgenomen in een bestek dan schrijf je best een uitgebreidere gedateerde motivering van je keuze. Dit hoeft nog geen uitgebreid gunningsverslag te zijn maar de ondernemers kunnen dit opvragen op grond van het transparantiebeginsel. De puntentoekenning moet de ondernemers toelaten om te begrijpen waarom een andere onderneming het heeft gehaald.
Een raamovereenkomst (artikel 43 WOO) is een overeenkomst tussen een of meer aanbestedende overheden en een of meer ondernemers. In die overeenkomst leggen zij voor een te plaatsen opdracht en voor een bepaalde periode de voorwaarden vast, onder meer op het vlak van prijs, kwaliteit en eventueel hoeveelheden. Kijk alvast even naar de raamovereenkomsten die de aankoopcentrale DOKO aanbiedt.
Buiten de hier besproken gunningswijzen, voorziet de wetgeving nog enkele andere mogelijkheden om opdrachten in de markt te zetten. Het gaat om meer complexe procedures waar je als bestuur hoogstwaarschijnlijk minder mee te maken zult krijgen:
De Europese commissie legt iedere twee jaar nieuwe drempels vast voor het Europees plaatsen van opdrachten (artikel 11 KB Plaatsing). De drempels vanaf 1 januari 2024 zijn de volgende:
Type opdracht Europees drempelbedrag excl. btw Leveringen en diensten 221 000 EUR (decentrale overheden)
143 000 EUR (centrale overheden) Werken 5 538 000 EUR
Let wel, voor sociale en andere specifieke diensten ligt de drempel om Europees te gaan op 750 000 euro. Onder deze bedragen moet je jouw opdracht enkel op Belgisch niveau bekendmaken
De wetgeving onderscheidt verschillende soorten bekendmakingen.
Als je als aanbestedende overheid de termijn voor de ontvangst van de offertes wil inkorten, moet je gebruik maken van de ‘vooraankondiging’ (artikel 60 WOO en artikel 21 KB Plaatsing). De informatie die je moet opnemen in de vooraankondiging vind je terug in de bijlage 3 van het KB Plaatsing.
Met de aankondiging van een opdracht (artikel 61 WOO , artikel 16 KB Plaatsing en artikel 22 KB plaatsing) start je als aanbestedende overheid de gunningsprocedure effectief op. Het is de aankondiging waarmee we het meest vertrouwd zijn. Ze is verplicht zowel voor opdrachten onder als boven de Europese drempel. De inlichtingen die je moet opnemen in de aankondiging vind je terug in de bijlage 4 van het KB Plaatsing.
Opgelet: er is geen bekendmakingsverplichting voor opdrachten van beperkte waarde (aanvaarde factuur), onderhandelingsprocedure zonder voorafgaandelijke bekendmaking en deelopdrachten die je gunt op basis van een raamovereenkomst. Die laatste heb je immers al gepubliceerd.
De aankondiging van de gegunde opdracht (artikel 62 WOO en artikel 17 KB Plaatsing) is verplicht voor opdrachten boven de Europese drempel. Met die aankondiging maak je als aanbestedende overheid je gunningsbeslissing bekend. Je neemt er de inlichtingen in op die je terugvindt in de bijlage 5 van het KB Plaatsing verplicht in het geval van een Europese bekendmaking.
Voor wat betreft de opdrachten onder de Europese drempel ben je verplicht een 'vereenvoudigde' aankondiging van gegunde opdracht bekend te maken. Je neemt er de inlichtingen in op die je terugvindt in bijlage 5/1 van het KB Plaatsing.
Publiceren gebeurt elektronisch:
