De openbare procedure is een procedure in één beweging of fase: de kwalitatieve selectiefase en de gunning gebeuren in één keer in het gunningsverslag

Je kunt werken met één gunningscriterium (prijs) of meerdere gunningscriteria.

De indiening van offertes dient op elektronische wijze te gebeuren binnen de hieronder vermelde indieningstermijnen

Bij de openbare procedure mag je niet onderhandelen. Je vergelijkt de offertes uitsluitend op basis van de informatie die bij de elektronische offerte zat. Je mag enkel de inschrijvers contacteren om ontbrekende attesten in het kader van de selectie op te vragen en/of voor een verantwoording van elementen die tot de onregelmatigheid van de offerte zouden kunnen leiden.

De minimumtermijn (artikel 36 WOO en artikel 60 WOO) voor de inschrijvers om offertes  in te dienen, bedraagt 35 kalenderdagen en dit zowel voor Europese als Belgische openbare procedures. Je mag die termijn zelf uitbreiden. Bij complexe opdrachten bijvoorbeeld hebben ondernemers waarschijnlijk meer tijd nodig om een goede offerte in te dienen.

Bij alle termijnen die we hier vermelden moet je rekenen vanaf de dag na de datum van het verzenden van de aankondiging tot en met middernacht van de datum waarop de termijn eindigt. De inschrijvers moeten immers de volle termijn kunnen benutten.

Bij elektronische indiening van de offertes mag je de termijn ook inkorten tot 30 kalenderdagen. Aangezien de elektronische indiening nu algemeen verplicht is, is dit de standaardtermijn geworden.

Je kunt de termijn ook inkorten tot 15 kalenderdagen op voorwaarde dat er een vooraankondiging is gebeurd of in geval van gemotiveerde hoogdringendheid. Hou er dan wel rekening mee dat die hoogdringendheid niet het gevolg mag zijn van een reden waarvoor het schoolbestuur zelf verantwoordelijk is.

Minimumtermijn voor de ontvangst van de offertes

Een opdracht met een bekendmakingsstermijn van 35 dagen:

• 2 maart: aankondiging versturen;
• 3 maart: start looptijd bekendmakingstermijn;
• 6 april middernacht: einde looptijd bekendmakingstermijn;
• 7 april: openingszitting van de offertes.

Stel dat 6 april op een zaterdag valt, dan loopt de termijn pas af om 23.59 uur van de eerstvolgende werkdag zijnde maandag 8 april. Dat betekent dat je ten vroegste kunt openen op dinsdag 10 april.

De niet-openbare procedure verloopt in twee fasen:

• Fase 1: de aanbestedende overheid publiceert de aankondiging van een opdracht, ontvangt de aanvragen tot deelneming en selecteert die kandidaten die zich niet in een toestand van uitsluiting bevinden en die het best in staat lijken om de opdracht uit te voeren.
• Fase 2: de aanbestedende overheid nodigt de geselecteerde kandidaten uit om een offerte in te dienen tegen een bepaalde datum en doorloopt met hen het gunningstraject.

Je kunt werken met één gunningscriterium (waaronder prijs) of meerdere gunningscriteria.

De indiening van offertes dient op elektronische wijze te gebeuren binnen de hieronder vermelde indieningstermijnen.

Bij de niet-openbare procedure mag je niet onderhandelen. Je vergelijkt de offertes uitsluitend op basis van de informatie die bij de elektronische offerte zat. Je mag de inschrijvers enkel contacteren om ontbrekende attesten in het kader van de selectie op te vragen en/of voor een verantwoording van elementen die tot de onregelmatigheid van de offerte zouden kunnen leiden.

Bij alle termijnen die we hier vermelden moet je rekenen vanaf de dag na de datum van het verzenden van de aankondiging) tot en met middernacht van de datum waarop de termijn eindigt. De inschrijvers moeten immers de volle termijn kunnen benutten.

De minimumtermijn voor de geïnteresseerden om aanvragen tot deelneming in te dienen, bedraagt ten minste 30 kalenderdagen(artikel 37 WOO). Ook de termijn om in de tweede stap offertes te laten indienen bedraagt ten minste 30 dagen. Je mag die termijn zelf uitbreiden. Bij complexe opdrachten bijvoorbeeld hebben ondernemers waarschijnlijk meer tijd nodig om een goede offerte in te dienen

Bij elektronische indiening van de offertes mag je de indieningstermijn voor de offertes ook inkorten tot 25 kalenderdagen. Aangezien de elektronische indiening nu algemeen verplicht is, is dit de standaardtermijn geworden. De termijn voor de ontvangst van de aanvraag tot deelneming blijft hier 30 kalenderdagen.

Als er een vooraankondiging is gebeurd kun je de termijn voor het indienen van de offerte inkorten tot 10 kalenderdagen. De termijn voor de ontvangst van de aanvraag tot deelneming blijft hier 30 kalenderdagen.

Ook in geval van gemotiveerde hoogdringendheid kun je de termijnen inkorten tot 15 kalenderdagen voor de aanvraag tot deelneming en tot 10 kalenderdagen voor de offertes. Hou er dan wel rekening mee dat die hoogdringendheid niet het gevolg mag zijn van een reden waarvoor het schoolbestuur zelf verantwoordelijk is.

• De raming van de opdracht bedraagt voor leveringen en diensten < 221 000 euro en voor werken < 750 000 euro. Deze bedragen gelden voor 2024 en 2025
• De opdracht heeft geen pasklare oplossingen op de markt. Ze zijn alleen te bekomen via een onderhandeling.
• De opdracht vereist ontwerp- of innovatieve oplossingen.
• De aard, complexiteit, juridische of financiële constructie van de opdracht noodzaken tot onderhandelingen.
• Je kunt de technische specificaties niet nauwkeurig bepalen.
• Je ontving alleen onregelmatige of onaanvaardbare offertes na een eerste openbare of niet-openbare procedure.
• Het gaat om een voorbehouden opdracht: bijvoorbeeld alleen sociale werkplaatsen kunnen een offerte indienen) en de raming blijft beneden de Europese drempel.

De opdracht moet aan minstens één van de voorwaarden voldoen.

Sociale en andere specifieke diensten zoals bijvoorbeeld cateringdiensten (bijlage 3 WOO) kunnen altijd, ongeacht het bedrag, via deze procedure (artikel 88 WOO).

De mededingingsprocedure met onderhandeling verloopt in twee fasen:

• Fase 1: de aanbestedende overheid publiceert de aankondiging van een opdracht, ontvangt de aanvragen tot deelneming en selecteert die kandidaten die zich niet in een toestand van uitsluiting bevinden en die het best in staat lijken om de opdracht uit te voeren.
• Fase 2: de aanbestedende overheid nodigt de geselecteerde kandidaten uit om een offerte in te dienen tegen een bepaalde datum. Het is die offerte die zal dienen voor de verdere onderhandelingen.

Bij de mededingingsprocedure met onderhandeling mag en moet je zelfs onderhandelen. Die onderhandeling mag gaan over alle ingediende offertes. Dus niet alleen over de initiële maar ook over alle offertes die nadien werden opgesteld met het oog op de verbetering van de inhoud van de vorige offerte.

In een laatste stap sluit je de onderhandelingen af en vraag je aan de inschrijvers om een definitieve offerte in te dienen. Deze laatste offerte wordt ook wel “best and final offer” (BAFO) genoemd.

Je mag niet onderhandelen over:

• de definitieve offertes;
• de minimumeisen waaraan de offertes moeten voldoen;
• de gunningscriteria opgenomen in het opdrachtdocument.

Als aanbestedende overheid kun je enkel objectieve redenen inroepen om te rechtvaardigen waarom je niet zou onderhandelen in deze procedure. Je moet  ook expliciet melden in de opdrachtdocumenten dat je je het recht voorbehoudt om niet te onderhandelen.

Bij alle termijnen die we hier vermelden moet je rekenen zonder de datum waarop de termijn start (bijvoorbeeld de datum van publicatie) en zonder de datum waarop de termijn eindigt (bijvoorbeeld de datum van de opening van de inschrijvingen).

De minimumtermijn voor de geïnteresseerden om aanvragen tot deelneming in te dienen bedraagt ten minste 30 kalenderdagen (artikel 38 WOO). Ook de termijn om in de tweede stap een offerte in te dienen bedraagt ten minste 30 dagen. Je mag die termijn zelf uitbreiden. Bij complexe opdrachten bijvoorbeeld hebben ondernemers waarschijnlijk meer tijd nodig om een goede offerte in te dienen

Bij elektronische indiening van de offertes mag je de indieningstermijn voor de offertes ook inkorten tot 25 kalenderdagen. Aangezien de elektronische indiening nu algemeen verplicht is, is dit de standaardtermijn geworden. De termijn voor de ontvangst van de aanvraag tot deelneming blijft hier 30 kalenderdagen.

Als er een vooraankondiging is gebeurd kun je de termijn voor het indienen van de offerte inkorten tot 10 kalenderdagen. De termijn voor de ontvangst van de aanvraag tot deelneming blijft hier 30 kalenderdagen.

Ook in geval van gemotiveerde hoogdringendheid kun je de termijnen inkorten tot 15 kalenderdagen voor de aanvraag tot deelneming en tot 10 kalenderdagen voor de offertes. Hou er dan wel rekening mee dat die hoogdringendheid niet het gevolg mag zijn van een reden waarvoor het schoolbestuur zelf verantwoordelijk is.

Als je in het toepassingsgeval van enkel onregelmatige of onaanvaardbare offertes in een eerste openbare of niet-openbare procedure bevindt en je voldoet aan bepaalde voorwaarden, dan kun je de mededingingsprocedure met onderhandeling als een vervolg van die eerste procedure gebruiken. Je hoeft dan niet opnieuw aan te kondigen. Lees voor detailinformatie artikel 38 WOO.

• De raming van de opdracht bedraagt voor leveringen en diensten minder dan 221 000 euro.
• De raming van de opdracht bedraagt voor werken minder dan 750 000 euro.

Sociale en andere specifieke diensten zoals bijvoorbeeld cateringdiensten (bijlage 3 WOO) kunnen altijd, ongeacht het bedrag, via deze procedure (artikel 88 WOO).

De vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking verloopt in één fase: de kwalitatieve selectiefase en de gunning verlopen in één beweging.

Bij de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking mag je onderhandelen, maar je bent daar niet toe verplicht. Die onderhandeling mag gaan over alle ingediende offertes. Dus niet alleen over de initiële maar ook over alle offertes die nadien werden opgesteld met het oog op de verbetering van de inhoud.

In een laatste stap sluit je de onderhandelingen af en vraag je aan de inschrijvers om een definitieve offerte in te dienen. Deze laatste offerte wordt ook wel 'best and final offer' (BAFO) genoemd. Als je niet onderhandelde, is er uiteraard geen BAFO en is de initiële offerte ook meteen de definitieve offerte.

Je mag niet onderhandelen over:

• de definitieve offertes;
• de minimumeisen waaraan je offertes moeten voldoen;
• de gunningscriteria opgenomen in het opdrachtdocument.

Bij alle termijnen die we hier vermelden moet je rekenen vanaf de dag na de datum van het verzenden van de aankondiging tot en met middernacht van de datum waarop de termijn eindigt. De inschrijvers moeten immers de volle termijn kunnen benutten.

De minimumtermijn om offertes in te dienen (artikel 41 §2 WOO) bedraagt ten minste 22 kalenderdagen. Als de offertes elektronisch ingediend worden, mag je deze termijn beperken tot 17 dagen. Aangezien de elektronische indiening nu algemeen verplicht is, is dit de standaardtermijn geworden.

Je kunt de indieningstermijn zelfs inkorten tot 10 dagen op voorwaarde dat er een vooraankondiging is gebeurd of in geval van gemotiveerde hoogdringendheid. Hou er dan wel rekening mee dat die hoogdringendheid niet het gevolg mag zijn van een reden waarvoor het schoolbestuur zelf verantwoordelijk is

Minimumtermijn voor ontvangst van de initiële offertes

• De raming én de kostprijs (zijnde de goed te keuren uitgave van de gekozen offerte excl. BTW) van de totale opdracht bedraagt minder dan 143 000 euro.
• Alleen één bepaalde ondernemer kan de werken, leveringen of diensten om technische, juridische of artistieke redenen uitvoeren (monopoliesituatie).
• Het gaat om een geval van hoogdringendheid ten gevolge van onvoorzienbare omstandigheden die niet te wijten zijn aan het bestuur en de prestatie is strikt noodzakelijk.
• Er werd geen enkele of geen geschikte aanvraag tot deelneming of offerte ingediend bij een openbare of niet-openbare procedure.
• Het gaat om een herhaling van soortgelijke diensten of werken.
• Het gaat om de aankoop van leveringen of diensten tegen bijzondere voorwaarden.
• Sociale en andere specifieke diensten kunnen via deze procedure als de raming van de opdracht (dus niet de goed te keuren uitgave) lager is dan 750 000 euro.

De opdracht moet aan minstens één van de bovenstaande voorwaarden voldoen. Je moet dit ook motiveren bij de keuze van je procedure. Raadpleeg steeds artikel 42 WOO want aan sommige van bovenstaande gevallen zijn strenge voorwaarden verbonden.

Bij de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking kun je als aanbestedende overheid met de inschrijvers onderhandelen, maar dit is niet verplicht. Die onderhandeling mag gaan over alle ingediende offertes. Dus niet alleen over de initiële maar ook over alle offertes die nadien werden opgesteld met het oog op de verbetering van de inhoud. Je mag niet onderhandelen over de gunningscriteria opgenomen in het opdrachtdocument.

Het is niet verplicht om een BAFO te vragen als je alle onderhandelde items goed gedocumenteerd hebt.

Je mag niet onderhandelen over de minimumeisen en de gunningscriteria opgenomen in het opdrachtdocument. Onder de Europese drempels mag je zelfs onderhandelen over de minimumeisen.

Voor de onderhandelingsprocedure (artikel 42 §2 WOO) legt de wet geen minimum aantal dagen op waarbinnen de offerte moet zijn ingediend. Het is aan jou als aanbestedende overheid om in alle redelijkheid en rekening houdend met de complexiteit van de opdracht een redelijke termijn vast te leggen.

Je kiest zelf de ondernemers die een offerte mogen indienen en je beslist volledig autonoom met welke ondernemer je in zee gaat.

Je hebt wel de plicht om te motiveren waarom je een bepaalde keuze gemaakt hebt. Als het gaat om een gesubsideerde opdracht, kan de subsidiërende overheid dit controleren.

Als je enkel de prijs van 3 spelers hebt vergeleken op het internet dan volstaat als motivering dat je de gedateerde screenshots bewaart in je dossier.

Als je daarentegen om offertes hebt gevraagd via e-mail dan schrijf je best een korte gedateerde motivering waarom je koos voor onderneming X. Meestal zal dit zijn omdat X de goedkoopste offerte had. Dit hoeft geen uitgebreid gunningsverslag te zijn maar de ondernemers kunnen dit opvragen op grond van het transparantiebeginsel. Ze moeten kunnen begrijpen waarom een andere onderneming het heeft gehaald.

Als je tenslotte wil werken met meerdere gunningscriteria en je hebt deze opgenomen in een bestek dan schrijf je best een uitgebreidere gedateerde motivering van je keuze. Dit hoeft nog geen uitgebreid gunningsverslag te zijn maar de ondernemers kunnen dit opvragen op grond van het transparantiebeginsel. De puntentoekenning moet de ondernemers toelaten om te begrijpen waarom een andere onderneming het heeft gehaald.

Als je als aanbestedende overheid de termijn voor de ontvangst van de offertes wil inkorten, moet je gebruik maken van de ‘vooraankondiging’ (artikel 60 WOO en artikel 21 KB Plaatsing). De informatie die je moet opnemen in de vooraankondiging vind je terug in de bijlage 3 van het KB Plaatsing.

Met de aankondiging van een opdracht (artikel 61 WOO , artikel 16 KB Plaatsing en artikel 22 KB plaatsing) start je als aanbestedende overheid de gunningsprocedure effectief op. Het is de aankondiging waarmee we het meest vertrouwd zijn. Ze is verplicht zowel voor opdrachten onder als boven de Europese drempel. De inlichtingen die je moet opnemen in de aankondiging vind je terug in de bijlage 4 van het KB Plaatsing.

Opgelet: er is geen bekendmakingsverplichting voor opdrachten van beperkte waarde (aanvaarde factuur), onderhandelingsprocedure zonder voorafgaandelijke bekendmaking en deelopdrachten die je gunt op basis van een raamovereenkomst. Die laatste heb je immers al gepubliceerd.

De aankondiging van de gegunde opdracht (artikel 62 WOO en artikel 17 KB Plaatsing) is verplicht voor opdrachten boven de Europese drempel. Met die aankondiging maak je als aanbestedende overheid je gunningsbeslissing bekend. Je neemt er de inlichtingen in op die je terugvindt in de bijlage 5 van het KB Plaatsing verplicht in het geval van een Europese bekendmaking.

Voor wat betreft de opdrachten onder de Europese drempel ben je verplicht een 'vereenvoudigde' aankondiging van gegunde opdracht bekend te maken. Je neemt er de inlichtingen in op die je terugvindt in bijlage 5/1 van het KB Plaatsing.