De wetgever definieert een overheidsopdracht als ‘een overeenkomst onder bezwarende titel die wordt gesloten tussen een of meer ondernemers en een of meer aanbesteders en die betrekking heeft op het uitvoeren van werken, leveren van goederen of het verlenen van diensten’ (artikel 2 17° Wetgeving Overheidsopdrachten of WOO). ‘Onder bezwarende titel’ betekent dat het gaat over een wederkerige overeenkomst waarbij elke partij iets moet presteren. Een koopovereenkomst is een voorbeeld van een dergelijke overeenkomst.
De partijen moeten daarbij twee essentiële beginselen respecteren:
Een aantal wetten en besluiten vormen samen de reglementering rond overheidsopdrachten zoals die van toepassing is voor besturen van het vrij gesubsidieerd onderwijs:
Als bestuur hoef je niet voor alle overeenkomsten die je afsluit rekening te houden met de WOO. De WOO is bijvoorbeeld niet van toepassing op :
Het volledige overzicht vind je in artikel 28 van de WOO.
Om te bepalen of je voor andere opdrachten al dan niet moet rekening houden met de WOO, kijkt de wetgever naar de aard van de opdracht enerzijds en naar de aard van de opdrachtgever anderzijds.
Als je als bestuur een werk, levering of dienst wil bekomen dan moet je hiervoor een overheidsopdracht lanceren volgens de wetgeving overheidsopdrachten. Hieronder leggen we uit wat wordt verstaan onder werken, leveringen of diensten.
Als je ‘aard’ als opdrachtgever voldoet aan de definitie van een 'aanbestedende overheid’, dan moet je de WOO volgen. Een aanbestedende overheid (artikel 2 °1 WOO ) ben je als je tegelijkertijd:
Die overheersende overheidsinvloed bestaat wanneer de overheid voor meer dan vijftig procent de werking van jouw vereniging financiert met overheidsmiddelen of wanneer de overheid de werking van je bestuur structureel controleert. Om dat percentage te bepalen, kijkt de wetgever niet enkel naar de werkingstoelagen, maar naar alle inkomsten van de vereniging. Dus ook de door de overheid betaalde salarissen van gesubsidieerde personeelsleden.
Als bestuur van het gesubsidieerd onderwijs voldoe je tegelijkertijd aan de drie voorwaarden en is jouw vzw dus een aanbestedende overheid. Dat betekent heel concreet dat jouw vzw de WOO moet volgen.
Als je als bestuur een opdracht plant, is het belangrijk te weten of het gaat om een opdracht van werken, van leveringen of van diensten. Ieder type opdracht brengt voor jou als aanbestedende overheid immers andere verplichtingen met zich mee op het vlak van:
De laatste verplichting geldt niet voor opdrachten van leveringen of diensten, maar uitsluitend voor opdrachten van werken boven een gunningsbedrag van 50 000 euro excl. btw. Om dat werk te mogen uitvoeren, moet de kandidaat (aannemer) een erkenning hebben.
Vaak zal een opdracht zowel werken, leveringen als diensten omvatten. Toch moet je elke opdracht onder een van de drie kwalificaties onderbrengen. Het hoofdvoorwerp van jouw opdracht telt als er sprake is van een werk samen met een levering of een werk samen met een dienst. Het opdrachtonderdeel met de hoogste kostprijs bepaalt dan weer de kwalificatie van de opdracht als er sprake is van een levering samen met een dienst en omgekeerd (artikel 20 WOO).
Een opdracht van werken gaat over infrastructuurwerken (artikel 2 18° WOO): nieuwbouw of renovatie al dan niet samen met het ontwerp, schilderwerken, dakwerken, elektrische en sanitaire installaties … In bijlage I van de WOO vind je een volledig overzicht van alle werkzaamheden die onder de kwalificatie ‘werk’ vallen.
Komt de opdracht in die lijst voor, dan gaat het om werken. Stel dat je als bestuur een nieuw sanitair blok wil laten bouwen, dan zal je de verplichtingen die horen bij een opdracht van werken moeten volgen.
Als je een werk laat uitvoeren met welke middelen ook en voor zover dat werk voldoet aan jouw eisen en je er een beslissende invloed op hebt, gaat dit ook om een overheidsopdracht werken. Ook al gun je niet persé aan een aannemer maar bvb via de Design en build – formules.
Een opdracht is een opdracht van diensten indien ze betrekking heeft op andere diensten dan die bedoeld onder de bepaling van werken. Als je als bestuur een poetsbedrijf wil inschakelen, dan zul je de verplichtingen die horen bij een opdracht van diensten moeten volgen.
We spreken van een opdracht van leveringen als het niet gaat om diensten en ook niet om werken. Een opdracht van leveringen kan betrekking hebben op aankoop, huur, huurkoop of leasing en dat met of zonder koopoptie (artikel 2 °21 WOO). Als je als bestuur papier of printers wil aankopen, dan zul je de verplichtingen voor een opdracht van leveringen moeten volgen.
Bij de aanvang van je procedure moet je de opdracht ramen. Daarvoor moet je de inhoud van je opdracht oplijsten.
Bij de bepaling van de inhoud van de opdracht moet je altijd rekening houden met het geheel van werken, leveringen en/of diensten die er bij komen kijken. Of je de verschillende onderdelen van de opdracht nadien gezamenlijk of afzonderlijk in percelen zult aanbesteden, heeft dus geen invloed op de inhoud van de opdracht.
Bij een opdracht van werken moet je ook rekening houden met de notie van een ‘economisch technisch geheel’. Dat betekent dat je alle specialisaties die er aan te pas komen, moet samenvoegen om de juiste inhoud van de opdracht te kennen. Bij de opdracht voor de realisatie van een nieuw schoolgebouw bijvoorbeeld moet je dus niet alleen rekening houden met ruwbouw en afwerking, maar ook met de elektriciteit, de verwarming, de ventilatie en luchtbehandeling, de eerste uitrusting, de omgevingswerken …
Al die specialisaties samen vormen de inhoud van de opdracht. Als bestuur ben je wel vrij om uiteindelijk die opdracht in één enkel perceel toe te wijzen aan één algemene aannemer of ze verder op te splitsen in percelen per specialisatie.
Als bestuur bepaal je zelf de inhoud van je opdracht. Financieel, procedureel en qua dienstverlening kun je er als bestuur belang bij hebben om een opdracht eerder ruim te bekijken. Door de opdracht op die manier af te bakenen, realiseer je vaak efficiëntiewinsten
De wetgever bepaalt dat je leveringen en diensten die je met een zekere regelmaat nodig hebt minstens moet ramen op jaarbasis. Je kan dus niet elke aanschaf van een pak printpapier beschouwen als een afzonderlijke opdracht maar je moet die samennemen over minstens 1 jaar. Als je je opdracht aldus raamde voor 1 jaar dan moet je het volgende jaar opnieuw een opdracht lanceren.
Als bestuur kun je eenzelfde opdracht ook opsplitsen in percelen. Hou er wel rekening mee dat de wetgever heel duidelijk stelt dat je een globale opdracht niet kunstmatig mag opsplitsen in verschillende kleinere opdrachten om specifieke verplichtingen voor duurdere opdrachten te ontlopen. Die werkwijze noemt men soms ook wel eens 'saucissoneren' ( artikel 7 KB Plaatsing).
De opsplitsing zelf is wel toegelaten, maar je kunt er geen basis in vinden om een procedure te volgen die alleen wordt toegestaan voor opdrachten van een beperkter omvang. Soms kies je dan toch beter voor een zwaardere procedure zodat men je geen kunstmatige opsplitsing met het oog op het ontwijken van bepaalde drempelbedragen kan verwijten.
Een voorafgaande marktconsultatie (artikel 51 WOO) betekent dat je eerst zoveel mogelijk informatie inwint en inzicht in de opdracht krijgt voordat je aan een bestek begint te schrijven. Die informatie kan je helpen om de opdracht correct af te bakenen én om het bestek zo nauwkeurig mogelijk op te stellen. Je leert je behoefte beter kennen én je leert hoe de markt op een gepaste wijze je vraag kan beantwoorden. Hoe preciezer het bestek, hoe beter de mededinging zal kunnen werken en hoe vlotter de gunningsprocedure zal verlopen.
Veel besturen lijken koudwatervrees te hebben om informatie in te winnen bij mogelijke contractanten voor de opstart van een gunningsprocedure. Zij vrezen dat die contractanten nadien geen offerte meer zullen mogen indienen. Dat is niet correct. Zij kunnen wel degelijk nog altijd een offerte indienen.
Als je een bestek wil opstellen voor een opdracht van werken, kun je vaak een beroep doen op een ontwerper (architect, ingenieur). Soms is dat zelfs verplicht.
De totale kostprijs van de opdracht bepaalt in belangrijke mate welke procedure je als aanbestedende overheid zal moeten en mogen volgen. De berekening van de juiste kostprijs is dan ook cruciaal. Die totale kost wordt altijd uitgedrukt in bedragen exclusief btw.
Voor de raming van de kostprijs van de opdracht moet je je baseren op haar totale duur en waarde (artikel 7 KB plaatsing), met inbegrip van:
Voor de kostprijsbepaling van een opdracht van werken moet je ook rekening houden met de waarde van de materialen die je als bestuur ter beschikking stelt van de aannemer (artikel 7 KB plaatsing).
Voor de kostprijsbepaling van een opdracht van leveringen moet je niet alleen rekening houden met de eerste levering, maar met de regelmaat en de eventuele geplande hernieuwing van de leveringen:
Voor de kostprijsbepaling van een opdracht voor de leasing, huur of huurkoop van producten ga je als volgt te werk (artikel 7 KB plaatsing):
Ook voor de kostprijsbepaling van een opdracht van diensten neem je niet alleen de eerste prestatie in aanmerking. (artikel 7 KB plaatsing). Als de opdracht van diensten een bepaalde regelmaat vertoont of een hernieuwing gepland is, dan ga je als volgt te werk:
Diensten die geen totaalprijs vermelden:
De wetgever bepaalt duidelijk dat je een opdracht niet kunstmatig mag opsplitsen of ‘saucissoneren’, louter om bepaalde spilbedragen te omzeilen. Saucissoneren is dus bij wet verboden.
Dat verbod betekent niet dat je wettelijk verplicht bent om alle opdrachten heel ruim en over meerdere jaren te bekijken. Het belangrijkste is dat je de opdracht zo efficiënt mogelijk op de markt zet. In geval van twijfel zorg je voor een uitgebreidere motivatie voorafgaand aan de opstart van een procedure. Of je kunt op veilig spelen en sowieso kiezen voor een iets ‘zwaardere’ procedure.
