De openbare openingszittingen van de offertes zijn niet meer wettelijk verplicht sinds de nieuwe wetgeving van 2016. Er gelden nu andere regels.
De opening van de offertes vindt plaats op de datum en het uur bepaald in het bestek (artikel 84 KB Plaatsing).
Als aanbestedende overheid bepaal je in de opdrachtdocumenten welke de modaliteiten zijn voor de indiening en de opening van de offertes. Die moeten voor de uiterste datum en uur van indiening bij het bestuur toekomen. Laattijdige offertes worden niet aanvaard (artikel 83 tem 85 KB Plaatsing).
Eens je de offertes geopend hebt, start het onderzoek van de offertes. In een eerste fase, de selectiefase, onderzoek je of de indieners niet onder de uitsluitingsgronden vallen en beantwoorden aan de door jou vooropgestelde selectiecriteria.
In een aantal gevallen kun of moet je aan inschrijvers de toegang tot een overheidsopdracht ontzeggen. Het gaat dan over de zogenaamde uitsluitingsgevallen die samenhangen met de persoonlijke toestand van de inschrijvers en met bepaalde gevallen van belangenvermenging.
De deelnemer moet zelf aan de hand van officiële documenten of getuigschriften kunnen aantonen dat hij zich niet in een uitsluitingsgeval bevindt. Het gaat dan onder meer over een uittreksel uit het strafregister, een geldig fiscaal attest en een geldig RSZ-attest.
Om de administratieve last voor de inschrijvers te beperken heeft de wetgever een systeem uitgewerkt met ‘voorlopige bewijzen’. De inschrijver verklaart dat hij niet onder de uitsluitingsgronden valt. De documenten ter staving, moet hij pas bezorgen op het ogenblik dat de aanbestedende overheid de opdracht effectief aan hem wil gunnen.
Voor opdrachten boven de Europese drempelbedragen, maken de inschrijvers wettelijk verplicht gebruik van het UEA. Voor Belgische opdrachten, geldt de impliciete verklaring op eer.
Als de kandidaat-inschrijver schulden heeft bij de sociale zekerheid, is dat ook een uitsluitingsgrond die jij als aanbestedende overheid moet toepassen (link leggen). Jij kunt zelf (artikel 62 KB plaatsing) de toestand op het vlak van sociale schulden van de kandidaten of inschrijvers verifiëren bij Telemarc. Die verificatie gebeurt binnen de 20 dagen na de uiterste datum voor het indienen van de aanvragen tot deelneming of de offertes. Het Telemarc-attest vermeldt het precieze bedrag van de schuld. Alle informatie over de toegangsprocedure tot Telemarc kun je terugvinden op de dienst administratieve vereenvoudiging.
Selectiecriteria
Nadat je eventueel een aantal kandidaten hebt uitgesloten, selecteer je de resterende kandidaten aan de hand van de selectiecriteria die jij zelf hebt vastgelegd in het bestek. Die selectiecriteria mogen alleen gaan over de kwalitatieve bekwaamheid van de kandidaten op financieel, economisch en technisch vlak.
Na de eventuele uitsluiting en de selectie, start je met het verbeteren van de rekenfouten en zuiver materiële fouten (artikel 34 KB Plaatsing) in de offertes. Je maakt hiervoor een globale analyse van de offerte in vergelijking met de andere offertes en marktprijzen. Als bepaalde zaken niet duidelijk zijn, kun en mag je de inschrijver om verduidelijking vragen. Als deze verduidelijking niet aanvaardbaar is, heb je de mogelijkheid om de offerte onregelmatig te verklaren.
De onregelmatigheid van een offerte kan te maken hebben met vormvereisten of met inhoudelijke elementen. Als je als aanbestedende overheid een onregelmatigheid vaststelt in een offerte, is het aan het bestuur om te beoordelen of die onregelmatigheid substantieel is of niet. Dat is een belangrijke beslissing omdat een substantiële onregelmatigheid leidt tot de absolute nietigheid van de offerte.
De wetgever beschouwt de volgende onregelmatigheden als substantieel (artikel 76 KB plaatsing):
De wetgever beschouwt de volgende onregelmatigheden als niet-substantieel. Zij leiden niet onmiddellijk tot absolute nietigheid van de offerte:
Het prijs- of kostenonderzoek ( artikel 84 WOO en Artikel 35 KB Plaatsing) is het laatste onderdeel van het regelmatigheidsonderzoek. Je onderwerpt de ingediende offertes aan een algemeen prijs- of kostenonderzoek. Dat doe je zowel voor de totaalprijzen als voor de eenheidsprijzen. Je kunt hierbij de inschrijvers verzoeken om eventueel bijkomende inlichtingen te verstrekken.
Uit dat onderzoek kan blijken dat bepaalde prijzen of kosten abnormaal laag of hoog lijken. Als dat het geval is voor belangrijke, niet-verwaarloosbare posten, moet je een bijzonder prijs- of kostenonderzoek (artikel 36 KB Plaatsing) uitvoeren. Je vraagt de inschrijver dan om schriftelijk zijn prijzen te verantwoorden. Zijn antwoord gebruik je bij de beoordeling van de offertes. Het kan ertoe leiden dat je de offerte weert, aanvaardt of nog bijkomende vragen stelt.
Het gehele onderzoek van regelmatigheid van de offerte en vergelijking van de offertes, dat leidt tot een voorstel van gunningsbeslissing wordt samengebracht in het ‘verslag van nazicht’.
Je kunt een overheidsopdracht alleen gunnen op basis van een regelmatige offerte. Daarom moet je alle offertes toetsen op hun regelmatigheid (artikel 83 WOO). Met die toets wil het bestuur zeker zijn van de eenduidige verbintenis van de inschrijver en het risico op bedrog uitsluiten.
