De openbare openingszittingen van de offertes zijn niet meer van toepassing sinds de nieuwe wetgeving van 2016. Er gelden nu andere regels.
De opening van de offertes vindt plaats op de datum en het uur bepaald in het bestek (artikel 84 KB Plaatsing).
Als aanbestedende overheid bepaal je in de opdrachtdocumenten welke de modaliteiten zijn voor de indiening en de opening van de offertes. Die moeten voor de uiterste datum en uur van indiening bij het bestuur toekomen. Laattijdige offertes worden niet aanvaard (artikel 83 tem 85 KB Plaatsing).
Eens je de offertes geopend hebt, start het onderzoek van de offertes. Dit onderzoek schrijf je neer in het “verslag van nazicht” of ook nog het gunningsverslag genoemd.
In een eerste fase, de selectiefase, onderzoek je of de indieners niet onder de uitsluitingsgronden vallen en of ze beantwoorden aan de door jou vooropgestelde selectiecriteria.
In een aantal gevallen kan of moet je aan inschrijvers de toegang tot een overheidsopdracht ontzeggen. Het gaat dan over de zogenaamde uitsluitingsgevallen die samenhangen met de persoonlijke toestand van de inschrijvers en met bepaalde gevallen van belangenvermenging.
Aan de hand van officiële documenten of getuigschriften moet je onderzoeken of de deelnemer zich niet in een uitsluitingsgeval bevindt. Het gaat dan onder meer over een uittreksel uit het strafregister, een geldig fiscaal attest en een geldig RSZ-attest. Deze laatste 2 attesten moet je zelf opzoeken bij Telemarc.
Om de administratieve last voor de inschrijvers te beperken heeft de wetgever een systeem uitgewerkt met ‘voorlopige bewijzen’. De inschrijver verklaart dat hij niet onder de uitsluitingsgronden valt. De documenten ter staving, moet hij pas bezorgen op het ogenblik dat de aanbestedende overheid de opdracht effectief aan hem wil gunnen.
Voor opdrachten boven de Europese drempelbedragen, maken de inschrijvers wettelijk verplicht gebruik van het UEA. Voor Belgische opdrachten, geldt de impliciete verklaring op eer.
Als de kandidaat-inschrijver schulden heeft bij de sociale zekerheid, is dat ook een uitsluitingsgrond die jij als aanbestedende overheid moet toepassen. Jij moet zelf (artikel 62 KB plaatsing) de toestand op het vlak van sociale schulden van de kandidaten of inschrijvers verifiëren op de website van Telemarc. Die verificatie gebeurt binnen de 20 dagen na de uiterste datum voor het indienen van de aanvragen tot deelneming of de offertes. Het Telemarc-attest vermeldt het precieze bedrag van de schuld. Op dezelfde manier moet je ook de fiscale schulden onderzoeken ( artikel 63 KB Plaatsing). informatie over de toegangsprocedure tot Telemarc kan je terugvinden op de website van Telemarc.
Nadat je eventueel een aantal kandidaten hebt uitgesloten door toepassing van de uitsluitingsgronden, selecteer je de resterende kandidaten aan de hand van de selectiecriteria die jij zelf hebt vastgelegd in het bestek. Die selectiecriteria mogen alleen gaan over de kwalitatieve bekwaamheid van de kandidaten op financieel, economisch en technisch vlak. Je vindt een limitatieve opsomming van mogelijke selectiecriteria in de wetgeving (artikelen 65 tot 68 KB Plaatsing).
Bij werken wordt meestal enkel de erkenning van de aannemer gebruikt als selectiecriterium. De erkenning is een formeel document waarin de FOD economie bevestigt dat de aannemer beschikt over voldoende financiële draagkracht en technische expertise voor opdrachten van een welbepaalde omvang en specialisatie. Je vindt meer uitleg over de erkenning in een aparte tegel.
Voor de offertes die resteren na het selectie-onderzoek (uitsluitingsgronden en selectiecriteria) ga je vervolgens na of deze offerts wel regelmatig zijn. Je kan een overheidsopdracht alleen gunnen op basis van een regelmatige offerte. Daarom moet je alle offertes toetsen op hun regelmatigheid (artikel 83 WOO).
De onregelmatigheid van een offerte kan te maken hebben met vormvereisten of met inhoudelijke elementen. Als je als aanbestedende overheid een onregelmatigheid vaststelt in een offerte, is het aan het bestuur om te beoordelen of die onregelmatigheid substantieel is of niet. Dat is een belangrijke beslissing omdat een substantiële onregelmatigheid leidt tot de absolute nietigheid van de offerte.
De wetgever beschouwt de volgende onregelmatigheden als substantieel (artikel 76 KB plaatsing):
Daarnaast gelden als substantiële onregelmatigheden: offertes die niet vergelijkbaar zijn met de andere offertes, offertes waarvan de verbintenis onzeker is,...
Bij vaststelling van deze zware onregelmatigheden moet je de betrokken offerte nietig verklaren. Enkel bij onderhandelingsprocedures is er voor bepaalde onregelmatigheden nog een regularisatie van de fout mogelijk alvorens je de onderhandelingen aanvat. We verwijzen daarvoor naar voormeld artikel 76 KB Plaatsing.
De wetgever beschouwt de volgende onregelmatigheden als niet-substantieel. Zij leiden niet tot de nietigheid van de offerte:
De wetgever voorziet dat offertes met een niet-substantiële onregelmatigheid, niet nietig verklaard worden.
Voor de offertes die resteren na het selectie- en regelmatigheidsonderzoek doorloop je vervolgens het cijfermatig onderzoek van de offertes. Dit start met het verbeteren van de rekenfouten en zuiver materiële fouten (artikel 34 KB Plaatsing) in de offertes. Je maakt hiervoor een globale analyse van de offerte in vergelijking met de andere offertes en marktprijzen.
De tweede stap binnen het cijfermatig onderzoek is het zogenaamde prijs- of kostenonderzoek.
Het prijs- of kostenonderzoek wordt geregeld in artikel 84 WOO en Artikel 35 KB Plaatsing. Je onderwerpt de ingediende offertes eerst aan een algemeen prijs- of kostenonderzoek. Dat doe je zowel voor de totaalprijzen als voor de eenheidsprijzen. Je kan hierbij de inschrijvers verzoeken om eventueel bijkomende inlichtingen te verstrekken.
Uit dat onderzoek kan blijken dat bepaalde prijzen of kosten abnormaal laag of hoog lijken. Als dat het geval is voor belangrijke, niet-verwaarloosbare posten, moet je een bijzonder prijs- of kostenonderzoek (artikel 36 KB Plaatsing) uitvoeren. Je vraagt de inschrijver dan om schriftelijk de abnormaal lijkende prijzen te verantwoorden. Zijn antwoord gebruik je bij de beoordeling van de offertes. Het kan ertoe leiden dat je de offerte weert, aanvaardt of nog bijkomende vragen stelt.
De offertes die overblijven na het selectie-, regelmatigheids- en cijfermatig onderzoek worden tenslotte vergeleken met elkaar in het licht van de in het bestek opgenomen gunningscriteria.
Het kan zijn dat je enkel de prijs vergelijkt. In dit geval is de prijs het enige gunningscriterium. Het kan ook zijn dat je de kwaliteit van de offertes mee wil beoordelen. In dit geval heb je naast de prijs als gunningscriterium ook andere kwalitatieve gunningscriteria. Je moet bij meerdere gunningscriteria een gewicht toekennen aan elk gunningscriterium.
Voor wat betreft het gunningscriterium prijs geldt het volgende:
In het eerste geval moet je er dan ook voor zorgen dat je het BTW-bedrag kent zodat je dit kan optellen bij het offertebedrag. Het eenvoudigste is dat je in je bestek het op de opdracht toepasselijk BTW-percentage of -percentages opneemt.
Dat kan bij de besteksbepaling die het heeft over de BTW ofwel kan het ook in de inventaris of meetstaat waar je een extra kolom voorziet met opgave van het BTW-percentage en een extra kolom waar de inschrijver het aldus berekende BTW-bedrag moet invullen.
Als resultaat van deze vergelijking stel je dan voor om de opdracht te gunnen aan de inschrijver met de meest voordelige offerte.
