Eens je de opdracht gegund hebt, kan de uitvoering van de opdracht van start gaan.
Het KB Uitvoering regelt de wettelijke verplichtingen die gelden tijdens de uitvoeringsfase. Hier bespreken we kort een aantal items in verband met het KB uitvoering. De meer gedetailleerde informatie vind je in het KB zelf.
Het KB Uitvoering is volledig van toepassing voor opdrachten met een geraamd bedrag vanaf 30 000 euro excl. btw. Enkele uitzonderingen hierop zijn onder meer opdrachten voor verzekeringsdiensten, juridische diensten, bepaalde opdrachten voor sociale diensten en de aanstelling van een bedrijfsrevisor …(artikel 6 KB Uitvoering).
Het KB-Uitvoering moet niet, maar mag wel toegepast worden voor opdrachten onder 30 000 euro excl. btw (artikel 6 §5 KB Uitvoering). Als je het KB of bepaalde artikels ervan als aanbestedende overheid vrijwillig wil toepassen, moet je dat wel expliciet opnemen in de opdrachtdocumenten die je dan zal opstellen. Als je dit niet doet omdat je bijvoorbeeld de voorwaarden van 3 ondernemers vergelijkt zonder prijs te vragen, dan gelden de algemene voorwaarden van de ondernemer.
Tip: als je toch contact neemt met 3 ondernemers om een prijs of offerte te vragen, voorzie dan expliciet dat er geen enkele vergoeding wordt toegekend voor de opmaak van de offerte.
In bepaalde gevallen mag je afwijken van het KB uitvoering (artikel 9 KB Uitvoering). Voorwaarde is dat je motiveert dat de opdracht, die bijzondere eisen (=afwijkingen) absoluut noodzakelijk maakt behalve voor enkele artikels waar dit niet verplicht is (zie artikel 9).
Als je wil afwijken, moet je die afwijkende bepalingen altijd uitdrukkelijk vermelden vooraan in het bestek van de opdracht. Voor een aantal artikelen moet je zelfs de motivering van de afwijking opnemen in het bestek zelf (artikel 9 KB Uitvoering). Zo wordt de ondernemer gewaarschuwd dat er afwijkingen zijn.
Voor aankoop van standaardgoederen wordt er meestal niet afgeweken van het KB uitvoering.
De leidend ambtenaar is belast met de leiding van en controle op de uitvoering van de opdracht (Artikel 11 KB Uitvoering). De leidend ambtenaar kan iemand van het bestuur zelf zijn of iemand anders die is aangesteld door het bestuur in de opdrachtdocumenten. Dit laatste kan bijvoorbeeld de architect zijn. Als je met een externe leidend ambtenaar werkt dan moet je de draagwijdte van zijn mandaat opnemen in de opdrachtdocumenten.
Het basisprincipe is dat je een gesloten opdracht niet mag wijzigen. Het is immers die opdracht die in mededinging heeft gestaan.
In bepaalde gevallen die limitatief zijn vastgelegd in het KB zijn er tijdens de uitvoering wijzigingen mogelijk aan de opdracht zonder dat je een nieuwe plaatsingsprocedure moet opstarten. Deze gevallen zijn uitgebreid beschreven in de wetgeving (artikel 38 e.v.KB Uitvoering (klik voor volgende artikels verder in de CODEX structuur)) en moeten strikt geïnterpreteerd worden. Het gaat bijvoorbeeld om wijzigingen die je al hebt voorzien in je bestek, de aanvullende opdracht, de wijziging door onvoorzienbare omstandigheden en de “de minimis-regel” voor kleine wijzigingen.
Voor het tweede, derde en vierde geval moet je aan strikte voorwaarden voldoen en moet je dat ook motiveren.
Voor de de minimis-regeling moet je enkel bewaken dat je de algemene aard van de opdracht niet verandert en dat je wijziging tegelijk onder de Europese drempel en de de minimis-drempel blijft. Deze laatste drempel is 15% van de waarde van de opdracht voor werken en 10% voor leveringen en diensten. Deze wijzigingen moet je trouwens optellen en als het maximum bereikt is, dan kan je deze wijzigingsgrond niet meer gebruiken voor je opdracht.
Er wordt elk jaar een opleiding “uitvoering van overheidsopdrachten” gegeven waar deze materie uitgebreid aan bod komt (zie vormingen | DOKO).
Wat?
Een borgtocht (artikel 2 KB Uitvoering en artikel 25 tem 33 KB Uitvoering (klik voor volgende artikels verder in de CODEX structuur)) is een financiële garantie die de opdrachtnemer geeft voor zijn verplichting tot de volledige en goede uitvoering van de opdracht.
Wanneer?
Een borgtocht is in tegenstelling tot vroeger niet meer verplicht. Als er weinig risico’s of uitvoeringsperikelen gevreesd worden, kan je ervoor opteren om geen borgtocht te vragen. Als je geen borgtocht vraagt, meld je dat in je opdrachtdocumenten. Je mag sowieso geen borgtocht vragen voor kleine opdrachten (=gunningsbedrag lager dan €50.000).
Weet dat de inschrijvers de kost van de borgtocht meerekenen in hun prijs.
Hoeveel?
De borgtocht bedraagt standaard 5% van de waarde van de opdracht excl. btw. Je mag ook een lager bedrag vragen.
Als de borgtocht om gelijk welke reden, - bijvoorbeeld ambtshalve afhoudingen, - niet meer overeenstemt met die 5%, wordt de borgtocht opnieuw op het oorspronkelijke bedrag gebracht na de afhouding.
Vorm?
De opdrachtnemer kiest de vorm van de borgtocht. Als aanbestedende overheid heb je daar geen inspraak in. De verschillende mogelijkheden zijn:
Binnen de 30 kalenderdagen na sluiting van de opdracht moet de opdrachtnemer je het bewijs van borgstelling bezorgen. Een langere termijn kan op voorwaarde dat dit opgenomen is in de opdrachtdocumenten.
Verzuim of laattijdige borgstelling?
Als de opdrachtnemer de borgstelling niet in orde brengt of te laat is met de borgstelling, dan stuur je hem aangetekend een ingebrekestelling. Die geldt dan als een proces verbaal. De opdrachtnemer krijgt dan 15 kalenderdagen de tijd om de borgstelling alsnog in orde te brengen. Als de borgstelling na de 15 kalenderdagen nog niet in orde is, kan je overgaan tot ambtshalve borgstelling via afhouding van het bedrag op de door jou verschuldigde bedragen plus 2% straf op het oorspronkelijk opdrachtbedrag. Je kan er ook voor opteren om een ambtshalve maatregel toe te passen.
Vrijgave borgtocht en afname van borgtocht
De vrijgave van de borgtocht gebeurt binnen de 15 kalenderdagen na de voorlopige of definitieve oplevering en als de voorwaarden voor (gedeeltelijke) vrijgave vervuld zijn. In tegenstelling tot vroeger moet de opdrachtnemer daar niet meer om verzoeken. De aanbestedende overheid betekent dan zijn akkoord aan de kredietinstelling, depositokas … om de borg vrij te geven aan de opdrachtnemer. (artikel 33 KB Uitvoering)
Bij werken of leveringen kan voorzien worden dat de vrijgave in twee fasen gebeurt: de helft bij de voorlopige oplevering en de helft bij de definitieve oplevering. Soms wordt het volledige bedrag pas vrijgegeven bij de definitieve oplevering. De mogelijkheden hangen af van wat je bepaald hebt in de opdrachtdocumenten.
Als de ondernemer je nog bepaalde bedragen verschuldigd zou zijn, dan moet je die eerst in mindering brengen van nog openstaande facturen van de ondernemer en vervolgens van de borgtocht.
Een ondernemer kan beroep instellen voor de rechtbank tegen een weigering tot vrijgave van de borgtocht.
Als je opdrachtnemer de opdracht niet uitvoert zoals afgesproken, beschik je als aanbestedende overheid over een aantal actiemiddelen. Het gaat om vertragingsboetes, algemene en bijzondere straffen die voorzien zijn in het bestek of ambtshalve maatregelen.
Een opdrachtnemer wordt bijvoorbeeld geacht in gebreke te zijn in geval van:
Voor je een actiemiddel (artikelen 44 tem 51 KB Uitvoering (klik voor volgende artikels verder in de CODEX structuur)) kan opleggen vanuit het bestuur, moet je altijd eerst voorafgaand een proces-verbaal (laten) opmaken door een bevoegd persoon (leidend ambtenaar).
De enige uitzondering op het opstellen van een proces-verbaal is voor het toepassen van vertragingsboetes. Deze zijn eisbaar door het eenvoudig verstrijken van de voorziene uitvoeringstermijn. Voor de andere actiemiddelen (straffen en ambtshalve maatregelen) is steeds een voorafgaandelijk proces-verbaal vereist.
Het proces-verbaal is een specifiek document dat wordt opgesteld met het oog op het officieel vaststellen van een feit, toestand, tekortkoming waarvoor de opdrachtnemer aansprakelijk is. Ook al heeft de ondernemer het proces-verbaal zelf ‘voor kennisname’ ondertekend, toch moet je het onmiddellijk en per aangetekend schrijven of via een elektronische zending tegen ontvangstbewijs naar hem verzenden.
Je beschrijft in het proces-verbaal de specifieke inbreuk op de wetgeving, het bestek of andere opdrachtdocumenten. Je verwijst in het proces-verbaal of in het begeleidend schrijven naar artikel 44 KB Uitvoering en verzoekt om de tekortkoming te herstellen. De opdrachtnemer kan ook bezwaar aantekenen maar opdat dit geldig zou zijn moet hij dit aangetekend doen binnen de 15 kalenderdagen die volgen op de verzendingsdatum van je pv. Als hij bezwaar aantekent, moet je dit beoordelen en enkel als je het bewaar ongegrond acht, kan je de actiemiddelen toepassen.
Vooraleer je ambtshalve maatregelen toepast, leg je deze best voor aan een advocaat die gespecialiseerd is in overheidsopdrachten. Ambtshalve maatregelen zijn namelijk de strengste sancties die er zijn en niet zelden worden deze betwist door de gesanctioneerde.
Er wordt elk jaar een opleiding “uitvoering van overheidsopdrachten” gegeven waar deze materie uitgebreid aan bod komt.
Schadevergoeding
Als je schade lijdt door vertragingen of tekortkomingen van de opdrachtnemer kan je ervoor opteren om geen genoegen te nemen met een boete of straf. Dit zal het geval zijn wanneer de ingeschatte schade groter is dan de becijferde boete of straf. Als je een volledige schadevergoeding wil vorderen van de opdrachtnemer moet je hiervoor toepassing maken van artikel 38/11 en de formaliteiten van 38/14 e.v. KB uitvoering (klik voor volgende artikels verder in de CODEX structuur) respecteren.
We raden je aan om bij grotere schadebedragen onmiddellijk een advocaat die gespecialiseerd is in overheidsopdrachten in te schakelen. De rechter ziet immers streng toe op het respecteren van de formaliteiten.
Op 16 september 2024 verscheen het KB van 12 augustus 2024 in het Belgisch Staatsblad. Dit KB wijzigt de betalingsregels bij overheidsopdrachten. De aparte verificatietermijn van 30 dagen en betaaltermijn van 30 dagen zoals we die vroeger kenden, worden samengevoegd tot één unieke “behandeltermijn” van 30 kalenderdagen.
Je zal dus voor opdrachten die gelanceerd zijn vanaf 1 januari 2025, binnen deze behandeltermijn alle activiteiten van nazicht én betaling moeten hebben uitgevoerd. Onder lancering van een overheidsopdracht verstaan we het verzenden van de aankondiging van de opdracht of het versturen van de uitnodiging tot offerte-indiening bij de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaandelijke bekendmaking.
Meer informatie over deze behandelingstermijn vind je op onze DOKO-website.
Artikel 64 KB uitvoering e.v. (klik voor volgende artikels verder in de CODEX structuur) behandelt de oplevering van de overheidsopdracht. De oplevering gebeurt in de regel door de leidend ambtenaar.
Bij werken en levering gebeurt de oplevering in twee stappen. Er is vooreerst de voorlopige oplevering waarbij de leidend ambtenaar controleert of de opdracht goed is uitgevoerd.
Door deze oplevering treden een aantal wettelijke gevolgen in: vrijgave (deel) borgtocht, start tienjarige aansprakelijkheid bij werken, start waarborgtermijn.
Tijdens de waarborgtermijn blijft de opdrachtnemer aansprakelijk voor bijvoorbeeld verborgen gebreken die zich voordoen.
De definitieve oplevering gebeurt na het verstrijken van de waarborgtermijn en mits de evt. onzichtbare gebreken die zijn opgedoken, opgelost zijn. Op dat moment wordt de (resterende) borgtocht vrijgegeven.
Bij dienstenopdrachten gebeurt de oplevering doorgaans in één keer, namelijk wanneer de opdracht is beëindigd.
