De openbare procedure is een procedure in één beweging of fase: de kwalitatieve selectiefase en de gunning gebeuren in één keer.

Je kunt werken met één gunningscriterium (bijvoorbeeld prijs) of meerdere gunningscriteria.

• voor procedures boven de Europese drempel: vanaf 18/10/2018 moet alle communicatie elektronisch verlopen en moeten de offertes langs elektronische weg worden ingediend. Dat laat een inkorting van de termijn met 5 dagen toe.
• voor Belgische opdrachten: de verplichting om elektronisch te communiceren gaat in op 1 januari 2020.

Bij de openbare procedure mag je niet onderhandelen. Je vergelijkt de offertes uitsluitend op basis van de informatie die bij de elektronische offerte zat. Je mag enkel de inschrijvers contacteren om ontbrekende attesten op te vragen en/of voor een verantwoording van elementen die tot de onregelmatigheid van de offerte zouden kunnen leiden.

De minimumtermijn (artikel 36 WOO en artikel 60 WOO) om offertes te laten indienen, bedraagt 35 dagen en dit zowel voor Europese als Belgische openbare procedures. Je mag die termijn zelf uitbreiden. Bij complexe opdrachten bijvoorbeeld hebben ondernemers waarschijnlijk meer tijd nodig om een goede offerte in te dienen.

Bij alle termijnen die we hier vermelden moet je rekenen zonder de datum waarop de termijn start (bijvoorbeeld de datum van publicatie) en zonder de datum waarop de termijn eindigt (bijvoorbeeld de datum van de opening van de inschrijvingen).

Je kunt de termijn ook inkorten tot 15 dagen op voorwaarde dat er een vooraankondiging is gebeurd of in geval van hoogdringendheid. Hou er dan wel rekening mee dat die hoogdringendheid niet het gevolg mag zijn van een reden waarvoor het schoolbestuur zelf verantwoordelijk is.

Minimumtermijn voor de ontvangst van de offertes

Een opdracht met een bekendmakingsstermijn van 35 dagen:

• 2 maart: aankondiging versturen;
• 3 maart: start looptijd bekendmakingstermijn;
• 6 april middernacht: einde looptijd bekendmakingstermijn;
• 7 april: openingszitting van de offertes.

Stel dat 7 april op een zaterdag valt, dan kan de openingszitting ten vroegste plaatsvinden bij het verstrijken van de eerstvolgende werkdag. Dat betekent ten vroegste op dinsdag 10 april na het verstrijken van maandag 9 april.

De niet-openbare procedure verloopt in twee fasen:

• Fase 1: de aanbestedende overheid publiceert de aankondiging van een opdracht en selecteert die kandidaten die zich niet in een toestand van uitsluiting bevinden en die het best in staat lijken om de opdracht uit te voeren.
• Fase 2: de aanbestedende overheid nodigt de geselecteerde kandidaten uit om een offerte in te dienen tegen een bepaalde datum en doorloopt met hen het gunningstraject.

Je kunt werken met één gunningscriterium (bijvoorbeeld prijs) of meerdere gunningscriteria.

• Voor procedures boven de Europese drempel: vanaf 18/10/2018 moet alle communicatie elektronisch verlopen en moeten de offertes langs elektronische weg worden ingediend. Dat laat een inkorting van de termijn met 5 dagen toe.
• Voor Belgische opdrachten: de verplichting om elektronisch te communiceren gaat in op 1 januari 2020.

Bij de niet-openbare procedure mag je niet onderhandelen. Je vergelijkt de offertes uitsluitend op basis van de informatie die bij de elektronische offerte zat. Je mag de inschrijvers enkel contacteren om ontbrekende attesten op te vragen en/of voor een verantwoording van elementen die tot de onregelmatigheid van de offerte zouden kunnen leiden.

Bij alle termijnen die we hier vermelden moet je rekenen zonder de datum waarop de termijn start (bijvoorbeeld de datum van publicatie) en zonder de datum waarop de termijn eindigt (bijvoorbeeld de datum van de opening van de inschrijvingen).

De minimumtermijn om aanvragen tot deelneming te laten indienen bedraagt ten minste 30 dagen(artikel 37 WOO). Ook de termijn om in de tweede stap offertes te laten indienen bedraagt ten minste 30 dagen. Dit geldt zowel voor de Europese als voor de Belgische procedures. Je mag die termijn zelf uitbreiden. Bij complexe opdrachten bijvoorbeeld hebben ondernemers waarschijnlijk meer tijd nodig om een goede offerte in te dienen.

Je kunt de tweede stap inkorten tot 15 dagen op voorwaarde dat er een vooraankondiging is gebeurd of in geval van hoogdringendheid. Hou er dan wel rekening mee dat die hoogdringendheid niet het gevolg mag zijn van een reden waarvoor het schoolbestuur zelf verantwoordelijk is. .

• De kostprijs van de opdracht bedraagt voor leveringen en diensten < 214 000 euro (tot 31 december 2019 221 000 euro) en voor werken < 750 000 euro.
• De opdracht heeft geen pasklare oplossingen op de markt. Ze zijn alleen te bekomen via een onderhandeling.
• De opdracht vereist ontwerp- of innovatieve oplossingen.
• De aard, complexiteit, juridische of financiële constructie van de opdracht noodzaken tot onderhandelingen.
• Je ontving alleen onregelmatige of onaanvaardbare offertes na een basisprocedure.
• Er is een toegangsreservatie (art. 22 van de wet van 15 juni 2006: bijvoorbeeld alleen sociale werkplaatsen kunnen een offerte indienen) en de opdracht blijft beneden de Europese drempel.

De opdracht moet aan minstens één van de voorwaarden voldoen.

De mededingingsprocedure met onderhandeling verloopt in twee fasen:

• Fase 1: de aanbestedende overheid selecteert die kandidaten die zich niet in een toestand van uitsluiting bevinden en die het best in staat lijken om de opdracht uit te voeren.
• Fase 2: de aanbestedende overheid nodigt de geselecteerde kandidaten uit om een offerte in te dienen tegen een bepaalde datum. Het is die offerte die zal dienen voor de verdere onderhandelingen.

Bij de mededingingsprocedure met onderhandeling mag en moet je zelfs onderhandelen. Die onderhandeling mag gaan over alle ingediende offertes. Dus niet alleen over de initiële maar ook over alle offertes die nadien werden opgesteld met het oog op de verbetering van de inhoud.

Je mag niet onderhandelen over:

• de definitieve offertes;
• de minimumeisen waaraan de offertes moeten voldoen;
• de gunningscriteria opgenomen in het opdrachtdocument.

Als aanbestedende overheid kun je enkel objectieve redenen inroepen om te rechtvaardigen waarom je niet zou onderhandelen. Je moet dat ook expliciet melden in de opdrachtdocumenten.

Bij alle termijnen die we hier vermelden moet je rekenen zonder de datum waarop de termijn start (bijvoorbeeld de datum van publicatie) en zonder de datum waarop de termijn eindigt (bijvoorbeeld de datum van de opening van de inschrijvingen).

De minimumtermijn om aanvragen tot deelneming te laten indienen bedraagt ten minste 30 dagen (artikel 38 WOO) te rekenen vanaf de verzenddatum van de aankondiging van de opdracht. Ook de termijn om in de tweede stap offertes te laten indienen bedraagt ten minste 30 dagen vanaf de verzenddatum van de uitnodiging.

Als ze elektronisch ingediend worden, mag je deze termijn beperken tot 25 dagen. Je kunt de tweede stap zelfs inkorten tot 15 dagen op voorwaarde dat er een vooraankondiging is gebeurd of in geval van hoogdringendheid. Hou er dan wel rekening mee dat die hoogdringendheid niet het gevolg mag zijn van een reden waarvoor het schoolbestuur zelf verantwoordelijk is.

Afhankelijk onder welke criteria je deze procedure toepast, dien je al dan niet de aankondiging van de opdracht te publiceren. Liep bijvoorbeeld je vorige aangekondigde procedure vast, dan kun je in sommige gevallen de mededingingsprocedure met onderhandeling als een vervolg van die eerste procedure gebruiken. Je hoeft dan niet opnieuw aan te kondigen. Lees voor detailinformatie artikel 38 WOO.

• De kostprijs van de opdracht bedraagt voor leveringen en diensten minder dan 221 000 euro.
• De kostprijs van de opdracht bedraagt voor werken minder dan 750 000 euro.

Sociale en andere specifieke diensten zoals bijvoorbeeld administratieve diensten voor onderwijs (bijlage 3 WOO) kunnen altijd, ongeacht het bedrag, beroep doen op deze procedure (artikel 88 WOO).

De vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking verloopt in één fase: de kwalitatieve selectiefase en de gunning verlopen in één beweging.

Bij de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking mag je onderhandelen. Die onderhandeling mag gaan over alle ingediende offertes. Dus niet alleen over de initiële maar ook over alle offertes die nadien werden opgesteld met het oog op de verbetering van de inhoud.

Je mag niet onderhandelen over:

• de definitieve offertes;
• de minimumeisen waaraan je offertes moeten voldoen;
• de gunningscriteria opgenomen in het opdrachtdocument.

Bij alle termijnen die we hier vermelden moet je rekenen zonder de datum waarop de termijn start (bijvoorbeeld de datum van publicatie) en zonder de datum waarop de termijn eindigt (bijvoorbeeld de datum van de opening van de inschrijvingen).

De minimumtermijn om offertes te laten indienen (artikel 41 §2 WOO) bedraagt ten minste 22 dagen vanaf de verzenddatum van de aankondiging van een opdracht. Als ze elektronisch ingediend worden, mag je deze termijn beperken tot 17 dagen.

Je kunt de procedure zelfs inkorten tot 15 dagen op voorwaarde dat er een vooraankondiging is gebeurd of in geval van hoogdringendheid. Hou er dan wel rekening mee dat die hoogdringendheid niet het gevolg mag zijn van een reden waarvoor het schoolbestuur zelf verantwoordelijk is.

Minimumtermijn voor ontvangst van de initiële offertes

• De kostprijs van de totale opdracht bedraagt minder dan 140 000 euro.
• Alleen bepaalde ondernemers kunnen de werken, leveringen of diensten om technische, juridische of artistieke redenen uitvoeren.
• Het gaat om een geval van hoogdringendheid ten gevolge van onvoorzienbare omstandigheden die niet te wijten zijn aan het bestuur.
• Er werd geen of geen geschikte kandidatuurstelling of offerte ingediend bij een openbare of niet-openbare procedure.
• Het gaat om een herhaling van soortgelijke diensten of werken.
• Het gaat om de aankoop van leveringen of diensten tegen bijzondere voorwaarden.
• Sociale en andere specifieke diensten kunnen een beroep doen op deze procedure als de kostprijs van de opdracht lager is dan 750 000 euro.

De opdracht moet aan minstens één voorwaarde voldoen.

Bij de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking kun je als aanbestedende overheid met de inschrijvers onderhandelen. Die onderhandeling mag gaan over alle ingediende offertes. Dus niet alleen over de initiële maar ook over alle offertes die nadien werden opgesteld met het oog op de verbetering van de inhoud. Je mag niet onderhandelen over de gunningscriteria opgenomen in het opdrachtdocument.

Voor de onderhandelingsprocedure (artikel 42 §2 WOO) legt de wet geen minimum aantal dagen op. Het is aan jou als aanbestedende overheid om in alle redelijkheid en rekening houdend met de complexiteit van de opdracht een redelijke termijn vast te leggen.

Je kiest zelf de ondernemers die een offerte mogen indienen en je beslist volledig autonoom met welke ondernemer je in zee gaat. Je hebt wel de plicht om te motiveren waarom je een bepaalde keuze gemaakt hebt. Je gunningsbeslissing met daarin de motivatie van je keuze bezorg je aan de verschillende inschrijvers. Verder stel je ook een gunningsverslag op waarin je je keuze motiveert. Dat verslag bewaar je intern. Je moet het niet bezorgen aan de ondernemers.

Als je als aanbestedende overheid de termijn voor de ontvangst van de offertes wil inkorten, moet je gebruik maken van de ‘vooraankondiging’ (artikel 60 WOO en artikel 21 KB Plaatsing). De informatie die je moet opnemen in de vooraankondiging vind je terug in de bijlage 3 van het KB Plaatsing.

Met de aankondiging van een opdracht (artikel 61 WOO , artikel 16 KB Plaatsing en artikel 22 KB plaatsing) start je als aanbestedende overheid de gunningsprocedure effectief op. Het is de aankondiging waarmee we het meest vertrouwd zijn. Ze is verplicht zowel voor opdrachten onder als boven de Europese drempel. De inlichtingen die je moet opnemen in de aankondiging vind je terug in de bijlage 4 van het KB Plaatsing.

De aankondiging van de gegunde opdracht (artikel 62 WOO en artikel 17 KB Plaatsing) is alleen verplicht voor opdrachten boven de Europese drempel. Met die aankondiging maak je als aanbestedende overheid je gunningsbeslissing bekend. Je neemt er de inlichtingen in op die je terugvindt in de bijlage 5 van het KB Plaatsing verplicht in het geval van een Europese bekendmaking.