Het bestek is het opdrachtdocument van iedere overheidsopdracht. Hoe preciezer het bestek, hoe beter de mededinging zal kunnen werken en hoe vlotter de gunningsprocedure zal verlopen:
Als je als aanbestedende overheid het bestek zelf opstelt, is het daarom erg belangrijk om een grondige kennis te hebben van de opdracht. Via een voorafgaande marktverkenning kun je informatie verzamelen en meer inzicht krijgen in de materie. Als je een bestek wilt opstellen voor een opdracht van werken , kun (of moet) je vaak een beroep doen op een ontwerper (architect, ingenieur).
Het bestek is een wettelijk verplicht document voor alle procedures. Alleen bij een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking is het niet wettelijk vereist. Wij raden aan om toch ook bij die procedure een soort van bestek op te maken. In dat bestek leg je dan zo nauwkeurig mogelijk de behoefte van het bestuur vast. Qua vorm en inhoud kan het uiteraard afwijken van de wettelijke bepalingen waar het verplicht bestek moet aan voldoen.
Er bestaan geen wettelijke vormvereisten voor een bestek, maar in elk bestek vinden we volgende onderdelen terug:
Het onderdeel ‘reglementaire bepalingen’ gaat over de periode voorafgaand aan de bestelling van de opdracht, over de plaatsing van de opdracht (KB plaatsing). Dat onderdeel start meestal met de basisinformatie van de opdracht zoals de identificatie van de aanbestedende overheid en van de opdracht. Verder vinden we er onder meer volgende informatie terug:
Standaard wordt de verbintenistermijn (de periode gedurende dewelke de inschrijvers gebonden zijn door hun offerte) bepaald op 90 kalenderdagen (artikel 58 KB plaatsing). Het kan aangewezen zijn om de verbintenistermijn van de inschrijvers te verlengen om een grondig onderzoek van de offertes mogelijk te maken.
Het onderdeel ‘administratieve en contractuele bepalingen’ gaat over de uitvoering van de opdracht (KB uitvoering). Het omvat de contractuele voorwaarden waaronder de opdracht zal uitgevoerd worden:
Het onderdeel ‘technische beschrijving’ van het bestek vermeldt alle inhoudelijke elementen van de uitvoering van de opdracht:
De technische beschrijving van de opdracht mag de mededinging niet verhinderen en moet voor alle inschrijvers een gelijke toegang tot de opdracht garanderen. Het is dan ook verboden om (uitzonderingen niet te na gesproken) in de technische beschrijving merken, bepaalde technieken of een bepaalde oorsprong … op te leggen die maken dat slechts één inschrijver in aanmerking zou komen.
Vaak vult een aanbestedende overheid de technische beschrijving aan met een gedetailleerde en samenvattende opmeting van de te leveren producten, prestaties en/of werken. De inschrijvers gebruiken die samenvattende opmeting vervolgens als basis om hun offerte op te stellen.
Het offerteformulier maakt ook deel uit van het bestek. Het is een invuldocument dat je als aanbestedende overheid samen met het bestek aan de kandidaten bezorgt. De kandidaten vullen het in en ondertekenen het op straffe van nietigheid en voegen het bij hun offerte. Je vindt een model dat je als start kunt gebruiken op de website van de Vlaamse overheid.
Op het internet vind je verschillende interessante modelbestekken. Hou er rekening mee dat een bestek deskundig moet opgesteld zijn om het gewenste resultaat te bereiken. Let er vooral op dat de modelbestekken van bepaalde leveranciers of dienstverleners de mededinging niet onnodig beperken. Maak dus gerust gebruik van die voorbeeldbestekken, maar blijf kritisch.
