Je vacaturebericht moet een realistisch en compleet beeld geven van de functie én van je instelling. Zaken rooskleuriger voorstellen of verbloemen zal misschien meer kandidaten aantrekken maar houdt het risico in op een ‘reality shock’ waardoor het psychologisch contract dat de sollicitant met je aangegaan is, onder druk komt te staan. Dit zal na verloop van tijd mogelijk zichtbaar worden door een lagere arbeidsvreugde, betrokkenheid, motivatie, loyauteit en dergelijke.

Met je vacaturebericht geef je idealiter al een beperkte blik op de missie en visie van je onderwijsinstelling. Je moet er dan ook voor zorgen dat het voor de geïnteresseerden voldoende rijk is aan informatie.

Een goed vacaturebericht bevat volgende informatie:

• Functietitel: zorg voor een duidelijke titel, zeker als je voor een externe vacature gaat. Je wil namelijk enkel die kandidaten aantrekken die een match zien tussen de employer value proposition (de voordelen van het werknemerschap bij jouw organisatie) en hun eigen waarden, behoeftes en persoonlijkheid.
• Functieomschrijving: geef de arbeidsinhoud van de functie aan. Dit zijn de taken en verantwoordelijkheden die bij de functie horen.
• Profielomschrijving: als je iemand wil aanstellen in een selectie- of bevorderingsambt, moet je hier de aanstellingsvoorwaarden vermelden waaraan de kandidaten moeten voldoen. Welke die zijn, leggen we je uit in de mededeling ‘Tijdelijke aanstelling en vaste benoeming in selectie- en bevorderingsambten’. Als je wil aanwerven op contractuele basis, beschik je als werkgever in beginsel over een aanwervingsvrijheid, waardoor je al dan niet autonoom kunt beslissen of je een diplomavereiste koppelt aan de functie. Bij de profielomschrijving horen ook de kerncompetenties die nodig zijn om de functie succesvol te kunnen uitvoeren. Er is geen wetenschappelijk bewijs dat het volproppen van een functieprofiel met competenties leidt tot betere resultaten. Zes à zeven competenties per profiel lijken voldoende te zijn. De lat te hoog leggen kan goede kandidaten afschrikken.
• Je aanbod: geef concreet aan wat je instelling aan te bieden heeft op het vlak van arbeidsorganisatie, arbeidsvoorwaarden, arbeidsomstandigheden en arbeidsverhoudingen.
• Sollicitatiegegevens: geef aan wat de sollicitatiemogelijkheden zijn en hoe de sollicitatieprocedure zal verlopen.

Verso, de intersectorale werkgeversorganisatie voor de socialprofitsector in Vlaanderen stelde een uitgebreide ‘Checklist voor een toegankelijke vacature’ op die je kan inspireren bij de opmaak van een vacaturebericht. De checklist gaat meer uitgebreid in op de verschillende onderdelen van een vacaturebericht en geeft je ook tips om je vacature duidelijk en leesbaar te maken.

Je sollicitatiebericht heeft ook een marketingfunctie. Wees je ervan bewust dat je met de inhoud en de vorm van je communicatieboodschap impliciet ook een deel van je eigen identiteit onthult. Zorg er daarom voor dat je vacaturebericht naar beeld en stijl aansluit bij je employer branding, het imago dat je als instelling wil uitdragen. Ook wie beslist om nu niet te solliciteren, moet na lectuur van het bericht een positief beeld van je instelling hebben zodat hij/zij misschien later voor een andere functie wel solliciteert, of je bericht verder verspreidt.

Je kunt ook kiezen voor een vacatureteaser, een kort wervend bericht op sociale media bijvoorbeeld dat de lezer nieuwsgierig maakt naar de functie. Het kan daarbij een strategische keuze zijn om bepaalde informatie wel of niet toe te voegen aan de teaser. De lezer kan dan via een QR-code of link doorklikken naar het vacaturebericht.

Om je vacaturebericht kenbaar te maken, kun je twee soorten rekruteringskanalen gebruiken: formele en informele. Welke je het best gebruikt, hangt onder andere af van volgende afwegingen:

• de aard van de functie;
• het bereik dat je aan de vacature wil geven en de bijhorende timing: interne vacature of ook externe vacature die gelijktijdig dan wel op aparte tijdstippen wordt bekendgemaakt; 
• de gebruikelijke media- en werkzoekkanalen van het doelpubliek dat je voor ogen hebt.

Voor een concrete vacature kun je vanzelfsprekend van beide soorten kanalen gebruikmaken.