Een leersteuncentrumbestuur heeft − net zoals andere vzw's − twee verplichte organen: een algemene vergadering en een bestuursorgaan. Hier kijken we kort naar de samenstelling, de wijze van benoeming van de leden en in het bijzonder naar de vertegenwoordiging van die leden binnen elk orgaan.
De algemene vergadering is het hoogste gezagsorgaan binnen een vzw. In de eerste plaats oefent het controle uit op het bestuursorgaan.
De algemene vergadering is samengesteld uit alle effectieve leden van de vzw. Bij een leersteuncentrumbestuur zijn dat andere schoolbesturen. In de algemene vergadering van een vzw-leersteuncentrumbestuur zetelen met andere woorden andere vzw's.
De oprichters van de vzw zijn automatisch de eerste effectieve leden van die vzw. Na de oprichting kunnen nog andere rechtspersonen - hier dus andere schoolbesturen - lid worden van de vzw-leersteuncentrumbestuur.
Daarnaast is het mogelijk dat een vzw nog een aantal toegetreden leden telt. Zij hebben echter geen stemrecht en maken ook dan ook deel uit van de algemene vergadering van de vzw. Bij een leersteuncentrumbestuur kan het dan bijvoorbeeld gaan om een gemeentebestuur of een niet-katholiek vrij schoolbestuur.
Om effectief lid te worden van een vzw moet je voldoen aan de voorwaarden in de statuten. Om lid te worden van een vzw-leersteuncentrumbestuur moet je:
Op 17 november 2022 heeft de Raad van Bestuur van Katholiek Onderwijs Vlaanderen beslist dat het gewone onderwijs maximaal moeten worden betrokken in de leersteuncentrumbesturen, omdat zij de afnemers van leersteun zijn en dus onmiddellijk belanghebbenden zijn.
Dit werd concreet vertaald in twee keuzemogelijkheden in de modelstatuten. In een eerste scenario worden alle schoolbesturen van scholen die betrokken zijn bij de werking van het leersteuncentrum, lid van het leersteuncentrumbestuur. Het gaat dan enerzijds om alle schoolbesturen van scholen gewoon onderwijs die leersteun afnemen van het leersteuncentrum en anderzijds om de schoolbesturen van scholen buitengewoon onderwijs die helpen bij het uitbouwen van de expertise van het leersteuncentrum.
In een tweede scenario worden niet alle schoolbesturen van scholen die betrokken zijn bij de werking van het leersteuncentrum, lid van het nieuwe leersteuncentrumbestuur. Alleen sommige schoolbesturen zetelen in dit geval in de algemene vergadering van het leersteuncentrumbestuur.
Om te garanderen dat het gewoon onderwijs maximaal wordt betrokken in het leersteuncentrumbestuur, wordt in dit tweede scenario een verdeelsleutel vooropgesteld: twee derde van de leden van het leersteuncentrumbestuur zijn schoolbesturen van scholen gewoon onderwijs en één derde zijn schoolbesturen van scholen buitengewoon onderwijs. Wat dan met schoolbesturen die zowel scholen gewoon als buitengewoon onderwijs hebben? Zij worden meegeteld bij het contingent gewoon onderwijs of bij het contingent buitengewoon onderwijs om op die manier de gewenste verdeelsleutel te bereiken.
Vertegenwoordiging van de leden op de bijeenkomsten van de algemene vergadering
De algemene vergadering van een vzw-leersteuncentrumbestuur wordt bevolkt door andere vzw’s, namelijk vzw-schoolbesturen. Die vzw-schoolbesturen worden in de algemene vergadering van een vzw-leersteuncentrumbestuur vertegenwoordigd volgens de normale wettelijke regels: een vzw wordt normaal gezien vertegenwoordigd door zijn bestuursorgaan, in de praktijk dus door één van zijn bestuurders. Als een bestuurder verhinderd is en niet naar de algemene vergadering van het leersteuncentrumbestuur kan gaan, kan een andere bestuurder van de vzw-schoolbestuur hem vervangen.
Daarnaast kun je er ook voor kiezen om je schoolbestuur te laten vertegenwoordigen via een mandaat. Via een mandaat geeft het bestuursorgaan iemand de toelating om de vzw te vertegenwoordigen, bijvoorbeeld in de algemene vergadering van een andere vzw. Zo’n mandaat kan gegeven worden aan een vrijwilliger maar ook aan een personeelslid.
Kiezen voor een personeelslid is wettelijk toegelaten maar brengt wel een aantal moeilijkheden met zich mee. Ten eerste gaat dit in tegen de gebruikelijke logica waarbij een algemene vergadering controle uitoefent op het bestuursorgaan, dat op zijn beurt controle uitoefent op het personeel van de vzw. Het is ietwat contraïntuïtief om zo’n controlefunctie binnen de ene vzw toe te vertrouwen aan een personeelslid van een andere vzw.
Verder veronderstelt het zetelen in een algemene vergadering dat men mee nadenkt op een bestuurlijk niveau en niet louter op een operationeel niveau. Voor sommige personeelsleden is dit een andere, nieuwe manier van nadenken. Beschikt het aangeduide personeelslid bijvoorbeeld over de nodige capaciteiten om bijvoorbeeld een jaarrekening van een vzw grondig te bestuderen en te beoordelen?
Bovendien bestaat er een gevaar op belangenconflicten, niet zozeer in de strikte wettelijke zin, maar wel ruimer bekeken. Een personeelslid dat zetelt in de algemene vergadering zal bijvoorbeeld ook moeten oordelen over de kwijting van het bestuursorgaan. Wat als die bestuurder een (ex-)collega is? Kortom, het lijkt goed om dit allemaal af te wegen alvorens een mandaat te geven aan een personeelslid.
Het bestuursorgaan heeft de taak om de vzw te leiden en wordt daarin gecontroleerd door de algemene vergadering.
Bestuursleden van een vzw, ook wel bestuurders genoemd, worden benoemd door de algemene vergadering van de vzw. Die benoeming gebeurt voor een bepaalde of onbepaalde duur, afhankelijk van de statuten. De benoeming van bestuursleden moet via twee formulieren neergelegd worden bij de griffie van de ondernemingsrechtbank. Eén formulier is bestemd voor de publicatie in het Belgisch Staatsblad en één voor de mededeling aan de Kruispuntbank van Ondernemingen. De statuten bepalen verder de wijze van aanstelling van de bestuurders en hun bevoegdheden.
Vertegenwoordiging van de bestuurders op de bijeenkomsten van het bestuursorgaan
Binnen een vzw-leersteuncentrumbestuur zullen de bestuursleden andere vzw’s zijn, namelijk vzw-schoolbesturen. Die vzw-schoolbesturen worden op de bijeenkomsten van het bestuursorgaan vertegenwoordigd volgens bijzondere regels. Hier zal gewerkt moeten worden met zogenaamde vaste vertegenwoordigers.
Een schoolbestuur dat een bestuursmandaat opneemt binnen een andere vzw, duidt een natuurlijke persoon (lees: persoon van vlees en bloed) aan als vaste vertegenwoordiger. Die zal hem vertegenwoordigen op de bijeenkomsten van het bestuursorgaan (en daarbuiten in zijn hoedanigheid van bestuurder). Zo'n vaste vertegenwoordiger wordt gepubliceerd in het Staatsblad en doorgegeven aan de Kruispuntbank van Ondernemingen en staat − zoals de naam zegt − vast. Je kunt hier dus niet werken met vervangers vanuit de afvaardigende rechtspersoon.
In principe kan iedereen worden aangeduid als vaste vertegenwoordiger. Het kan gaan om een bestuurder van de eigen vzw, een vrijwilliger of een personeelslid. Als men kiest voor een personeelslid, brengt dit wel een aantal moeilijkheden met zich mee.
Ten eerste bestaat er een gevaar op belangenconflicten. Het gaat dan niet gaat om de traditionele vermogensrechtelijke (lees: financiële) belangenconflicten, maar om indirecte(re) belangenconflicten. Wat doe je bijvoorbeeld wanneer een vaste vertegenwoordiger een beslissing moet nemen in een tuchtdossier over iemand die je goed kent? Kan een vaste vertegenwoordiger ook zetelen in de leersteunraad? Hierover denk je best op voorhand na en het kan zeker worden opgenomen in een deontologische code of een code goed bestuur.
Verder moet een vaste vertegenwoordiger van een bestuurder in staat zijn om mee na te denken over het bestuurlijk niveau van een andere vzw. Beschikt die persoon bijvoorbeeld over de nodige niet-onderwijsgerelateerde expertise om te oordelen over boekhoudkundige, fiscale, financiële, juridische… onderwerpen? Kortom, het lijkt goed om dit allemaal af te wegen alvorens een personeelslid aan te duiden als vaste vertegenwoordiger.
