Hoewel leerlingenparticipatie deels organisch moet kunnen groeien en niet altijd volgens vooraf bepaalde structuren moet verlopen, is communicatie te belangrijk om het aan het toeval over te laten.
Goede communicatie is een cruciaal onderdeel van leerlingenparticipatie en maakt het verschil tussen een werking voor en door enkele enthousiaste leerlingen en een leerlingpopulatie die de ganse school bereikt.''
De interne communicatie van de leerlingenraad is in de eerste plaats een kwestie van efficiënt vergaderen.
Vergadering begint met een uitnodiging die uiteraard tijdig aan alle leden wordt bezorgd. De secretaris of voorzitter zorgt voor de uitnodiging. De uitnodiging bevat de agenda met een korte situering van elk agendapunt. Indien de voorzitter van de leerlingenraad enige voorbereiding verwacht, wordt dit op de uitnodiging vermeld. Soms is het nodig om begeleidende documenten aan de uitnodiging toe te voegen. De leerlingen weten wie de agenda samenstelt zodat zij zelf ook suggesties kunnen doen.
De voorzitter van de vergadering weet wat elk punt inhoudt en hoeveel tijd dit ongeveer in beslag neemt. Tijdens de vergadering kan de voorzitter of een ander lid de tijd bewaken. De secretaris maakt van elke vergadering een verslag. Het eerste agendapunt is het overlopen van het verslag van de vorige vergadering. Daar vraagt de voorzitter of er nog fouten in staan waarna de leerlingen het verslag goedkeuren. De voorzitter overloopt kort het verslag van de vorige vergadering en geeft uitleg over de opvolging van bepaalde punten, tenzij ze terug op de agenda staan.
Wie tijdens de vergadering het woord wil nemen, geeft een teken aan de voorzitter. Die zal dan de leerling het woord geven.
Na een discussie rondt de voorzitter het gespreksthema af door bij consensus de beslissing duidelijk te formuleren.
Als er geen consensus is dan zal de voorzitter nogmaals de tegenstellingen schetsen en indien nodig overgaan tot
een stemming. Dit laatste wordt zoveel mogelijk vermeden.
De verslaggever besteedt zorg aan het schrijven van het verslag. Dit verslag kan immers ook de andere leerlingen, leraren en directeur informeren over de acitiviteiten van de leerlingenraad. In een goed verslag vindt de lezer een samenvatting van de vergadering terug en een overzicht van wat beslist werd. De verslaggever noteert duidelijk wie wat tegen wanneer moet doen. Dit to-dolijstje kan op het einde van het verslag vermeld of herhaald worden. Nadat de voorzitter een eerste versie van het verslag heeft nagelezen en goedgekeurd, wordt dit zo snel mogelijk aan iedereen bezorgd.
Bovenvermelde klinkt allemaal vrij ernstig en formeel. Toch hoeft dit niet te betekenen dat de vergaderingen van de leerlingenraad volgens een strak kader verlopen waarbij iedereen zijn vaste rol te spelen heeft. Ook als de hoger vermelde tips gevolgd worden, kan de leerlingenraad in een ontspannen sfeer vergaderen. Het kan daarbij helpen om bepaalde thema's op een originele manier te bespreken. Mogelijke werkvormen zijn brainstormen in kleine groepjes, het verzamelen van ideeën op een grote flap, stellingenspel ...). Daarnaast kan af en toe een ludiek moment worden ingelast. Maar een minimum aan afspraken over procedures is echter nodig om resultaten te behalen en om niet te vervallen in een praatbarak. Dit geldt niet alleen voor de interne communicatie maar voor de ganse werking van de leerlingenraad en bij uitbreiding voor de leerlingenparticipatie in zijn geheel. Het huishoudelijk reglement is een geschikt instrument om enkele afspraken over het verloop van de vergaderingen op te nemen.
Het succes van de leerlingenparticipatie kan deels worden afgemeten aan hoe goed de communicatie met de leerlingen is. Deze communicatie verloopt in twee richtingen. Enerzijds weten de leerlingenraad, werkgroepen ... wat er leeft bij de andere leerlingen. Anderzijds informeren leerlingen, die hun medeleerlingen vertegenwoordigen, hen over hun plannen en activiteiten. De leerlingenraad heeft tegenover alle leerlingen een informatieplicht over de eigen activiteiten en standpunten en over de wijze waarop hij zijn bevoegdheden uitoefent.
Pas als de andere leerlingen merken dat er echt wel wat beweegt en er rekening wordt gehouden met de achterban, zullen ze enthousiast zijn en eigen engagement overwegen. De vaststelling dat het sowieso onmogelijk is om alle leerlingen bij de leerlingenparticipatie te betrekken, versterkt alleen maar de noodzaak om op zijn minst iedereen te informeren. Bij de communicatie met de andere leerlingen dient extra aandacht te gaan naar de leerlingen van de eerste graad. Zij blijken immers veel minder op de hoogte van de werking van hun leerlingenraad dan de leerlingen van de hogere graden.
Bij het begin van het schooljaar is het belangrijk om alle leerlingen te informeren over wat de leerlingenraad precies doet. Leerlingen worden geïnformeerd over wie welke bevoegdheden heeft en wat de eigen inbreng kan zijn. In de loop van het schooljaar kunnen de verwezenlijkingen beklemtoond worden.
Leerlingen hebben recht op informatie over de plannen en activiteiten van de leerlingenraad. Dit begint met het voeren van promotie voor activiteiten. Een aantal scholen maakt er zelfs een punt van om aan elke activiteit een luik publiciteit te koppelen zodat iedereen weet wat er staat te gebeuren. Naast het vooraf reclame maken voor activiteiten is het al even belangrijk om leerlingen achteraf te informeren en als het even kan de realisaties van de leerlingenraad goed in de verf te zetten. Als iets in de school ten goede veranderd is mede dankzij de leerlingenraad, mag dit absoluut beklemtoond worden. Hier wordt soms te snel aan voorbijgegaan en te weinig in geïnvesteerd. Nochtans is dit cruciaal om de andere leerlingen te overtuigen van het belang van de leerlingenraad en hen hiervoor enthousiast te maken.
Elke leerling krijgt de kans om het volledige verslag van de leerlingenraad in te kijken. Het verslag kan in elke klas worden opgehangen en op de website van de school of leerlingenraad worden geplaatst.
Indien het een uitgebreid verslag is, kan er voorgekozen worden om een 'verslag op maat' op te stellen. Dit is een korte lijst van de punten die de leerlingen en leraren zullen interesseren met een woordje uitleg erbij. Voordeel is dat dit makkelijker leesbaar is. Dit 'verslag op maat' kan in een opvallende vorm worden gegoten, bv. als menukaartje op de tafels in de refter of op een opvallende plaats worden opgehangen.
Voor leerlingen die nog niet kunnen lezen, maar ook voor alle leerlingen, kan het een optie zijn om tijdens de lessen enkele minuten stil te staan bij wat besproken werd tijdens de leerlingenraad.
Op de schoolwebsite kan gerust ruimte gereserveerd worden voor het verslag en de aankondiging van activiteiten van de leerlingenraad. Aan de website kan een elektronische nieuwsbrief gekoppeld worden waarop leerlingen, leraren en ouders kunnen intekenen. (Twee)maandelijks stuurt de leerlingenraad een e-mail met de kalender voor de komende maand (activiteiten, vergaderdata van de leerlingenraad en de werkgroepen, ...) en een overzicht van de activiteiten die achter de rug zijn met een kort verslagje en foto's.
Leerlingen kunnen de bestaande digitale platformen en netwerken gebruiken om te communiceren over de leerlingenparticipatie en activiteiten die voor en door leerlingen georganiseerd worden. Scholen met een eigen communicatieplatform kunnen overwegen om dat naar voor te schuiven voor de communicatie met en tussen leerlingen. Dat is echter niet vanzelfsprekend wanneer dat kanaal door de leerlingen zelf weinig wordt gebruikt. Leerlingen krijgen dan ook beter de ruimte om zelf de digitale kanalen te kiezen die het meest geschikt zijn om de doelstellingen van de communicatie te bereiken, bv. een fanpagina of Facebook of Instagram. Een belangrijk element is of leerlingen er zelf actief aan kunnen deelnemen.
De leerlingenraad verspreidt maandelijks een kalender waarin de vergaderingen en andere activiteiten van de leerlingenraad worden aangekondigd.
De leerlingenraad moet zichzelf in de bloemetjes durven zetten. Als de leerlingenraad bijvoorbeeld voor een nieuwe inrichting van de speelplaats heeft gezorgd, kan men bijvoorbeeld zorgen voor een grote strik rond de nieuwe aanwinsten, een dj (een leerling/klas) die tijdens een middagpauze plaatjes draait en een groot spandoek waarop staat: "De leerlingenraad heeft het weer gedaan!".
Tijdens de middagpauze draait een aantal leerlingen plaatjes op de speelplaats. Tussen de nummers door is er nieuws uit de leerlingenraad en wordt reclame gemaakt voor nieuwe activiteiten. Schoolradio hoeft niet elke dag te zijn, maar kan bijvoorbeeld eenmaal per week. Voor de keuze van de muzieknummers is telkens een andere klas verantwoordelijk.
Als de school een schookrant heeft, kan de school hierin een vaste rubriek voorzien voor de leerlingenraad. Als enige communicatiemiddel schiet dit te kort omdat het aantal publicaties per jaar meestal laag ligt. Sommige leerlingenraden maken zelf een eigen krant, al vraagt dit heel wat energie, tijd en enthousiasme. Een eerste bekommernis is dan ook om een uitgebreide redactie samen te stellen. Een vertegenwoordiging van alle leerjaren zorgt voor de nodige continuïteit. Uiteraard krijgen alle leerlingen de kans zelf in de pen te kruipen en een bijdrage te leveren.
Een marketingtruc waarbij een opvallende actie een mededeling voorafgaat. Het doel is de doelgroep te prikkelen zodat de uiteindelijke boodschap veel aandacht krijgt. Toegepast op leerlingenparticipatie kunnen bijvoorbeeld ongewone voorwerpen worden verspreid over de school, die iets te maken hebben met de actie die de leerlingenraad wil aankondigen. Iedereen op school zal zich afvragen wat er gebeurt. Als na enkele dagen de eigenlijke boodschap verschijnt, is men verzekerd van de nodige aandacht. Gezien de grote zichtbaarheid van dergelijke actie bespreken de leerlingen hun plannen best vooraf met de directeur of betrokken leraar.
Een gestroomlijnde communicatie met directeur en leraren zorgt ook bij hen voor een grotere betrokkenheid. Die is nodig omdat de directeur en leraren sowieso betrokken partij zijn én omdat het welslagen van een aantal activiteiten en van de leerlingenparticipatie in het algemeen voor een deel van hun houding tegenover de leerlingenraad afhangt. Een constructieve houding is dan ook de logica zelf. Bovendien kunnen directeur en leraren ook zelf praktische ideeën en nuttige tips aanreiken en kunnen zij samen met de leerlingenraad bekijken hoe nieuwe voorstellen gerealiseerd kunnen worden. De communicatie verloopt m.a.w. in twee richtingen.
Een aantal communicatiekanalen die de leerlingenraad aanwendt om de andere leerlingen te informeren, kan eveneens ingezet worden om de directeur en leraren informatie te geven. Dat geldt in de eerste plaats voor de verslagen van de leerlingenraad. Deze worden systematisch aan de directeur en leraren bezorgd zodat zij voortdurend op de hoogte zijn. Daarnaast kan de leerlingenraad de bestaande overlegstructuren gebruiken (schoolraad, directieraad, pedagogische raad, oudercomité, ouderraad …) om hun plannen toe te lichten of advies in te winnen.
De directeur heeft een centrale en beslissende rol in de school. Aangezien haast alle beslissingen langs de directeur passeren, is het logisch dat de leerlingen veelvuldig overleggen. De leerlingen kunnen bv. net voor de leerlingenraad even langsgaan om te polsen over de agenda of net na de leerlingenraad het verslag samen bespreken. Naast het verslag ontvangt de directeur altijd vooraf de agenda van een leerlingenraad en zal die dikwijls een ondersteunende rol hebben bij de opmaak ervan. De directeur hoeft geen deel uit van de leerlingenraad, maar kan wel af en toe vergaderingen bijwonen. Als de raad een fiat nodig heeft om een plan uit te voeren, kan je soms tijd winnen door de directeur op de vergadering uit te nodigen.
Omgekeerd moet de directeur ook zelf kunnen voorstellen om op een vergadering aanwezig te zijn om iets te vragen of mee te delen. In al deze gevallen zijn het de leerlingen zelf die de communicatie verzorgen en treedt een betrokken leraar niet op in de plaats van de leerlingen. In het begin van het schooljaar kan afgesproken worden hoe de communicatie tijdens het schooljaar zal verlopen. Het succes van deze overlegmomenten zal voor een groot stuk afhangen van de openheid en de mate waarin alles bespreekbaar is. Directeurs bepalen zelf hoe toegankelijk ze zijn voor leerlingen. Initiatieven als een open deur of een regelmatige gezamenlijke lunchpauze verlagen de drempel om namens de leerlingen vragen of voorstellen aan te brengen.
Ook goede contacten met de leraren zijn belangrijk. Naast het verspreiden van het verslag (bv. door het steeds op dezelfde plaats in het lerarenlokaal op te hangen en het op de schoolwebsite te plaatsen), kan dit verslag een vast agendapunt zijn op de pedagogische raad of personeelsvergaderingen. De school kan ook overwegen de leerlingen één keer per maand een zitje te geven in deze vergadering zodat hun voorstellen daar besproken kunnen worden. Of men kan ervoor kiezen om dit ad hoc te beslissen van zodra sprake is van projecten die grote gevolgen hebben voor alle leraren, zoals bv. evaluatie van leraren door leerlingen.
Tijdens vergaderingen van de schoolraad kunnen de andere geledingen ook zelf onderwerpen aanbrengen die relevant zijn voor de leerlingen. En ook de leerlingenraad kan zelf thema’s op de agenda plaatsen. Dit biedt kansen, al brengt dit ook extra werk en verantwoordelijkheid met zich mee.
Een grondige dossierkennis en stevige argumenten helpen om de stem van de leerlingen tijdens discussies te laten weerklinken en om een eigen voorstel te verdedigen. Een andere tip is dat kritiek op andermans voorstellen veel sterker is wanneer men dadelijk een constructief alternatief als oplossing naar voor schuift. Maar zelfs los daarvan bieden de leerlingen steeds een meerwaarde omdat zij door hun specifieke invalshoek informatie in de vergadering brengen waar enkel zij over beschikken. Het is belangrijk dat alle leden van de schoolraad dit zo bekijken en naar waarde weten te schatten.
Van de directeur, leraren, ouders en leden van de lokale geleding kan voorts een inspanning verwacht worden om erg technische informatie ‘verteerbaar’ te maken voor de leerlingen en indien nodig te herformuleren. De schoolraad kan iemand aanduiden om over de toegankelijkheid van de gesprekken te waken. De lijst van thema’s die langs de schoolraad moeten passeren blijft echter lang, al kan de schoolraad zelf beslissen om voor bepaalde (technische) dossiers af te zien van zijn overlegbevoegdheid.
Als blijkt dat de leerlingen overvraagd worden en een afkeer voor de schoolraad dreigt, kan naar een tussenoplossing gezocht worden. Een school kan er bv. voor kiezen de voor de leerlingen meest relevante onderwerpen vooraan op de agenda te plaatsen en hen de vrijheid te geven om de vergadering vroeger te verlaten. Dit geldt ook voor agendapunten waarover gestemd moet worden.
Voor sommige projecten (bv. verfraaiing van de speelplaats, organiseren van een buitenschoolse activiteit, schoolfuif …) kan het beter zijn om zich rechtstreeks te wenden tot de ouderraad. Dit kan nuttig zijn als de leerlingen op zoek zijn naar logistieke of financiële ondersteuning of als het akkoord van een grote meerderheid van de ouders gewenst is.
Extern kunnen vooral contacten met andere leerlingenraden leerrijk zijn. De leerlingen kunnen tijdens deze overlegmomenten ervaringen uitwisselen, nieuwe ideeën opdoen, luisteren hoe het er in andere scholen aan toegaat en samen acties opzetten. De scholengemeenschap biedt alvast een forum om verschillende leerlingenraden rond de tafel te brengen en samen activiteiten te organiseren (bv. rond verkeersveiligheid of een gezamenlijke activiteit na de examens). Een andere mogelijkheid is om in te pikken op het aanbod van de Vlaamse Scholierenkoepel.
