Bedacht handelen bij de verdeling van de betrekkingen: bij de overgang naar een nieuw schooljaar is het verstandig om proactief te kijken naar de verdeling van de betrekkingen en in te schatten voor welke vakken het moeilijk zal zijn om vervangers te vinden.

Door dergelijke strategische combinaties te maken, kun je je team al aan het begin van het schooljaar trachten te optimaliseren om op die manier hopelijk met een voltallig team te kunnen opstarten. Dit is uiteraard geen pasklare oplossing maar kan in sommige gevallen wel (gedeeltelijke) oplossingen bieden.

Wanneer je geen interimaris kan vinden, heb je de mogelijkheid om flexibel om te gaan met uurroosters en vakken. Het kan nuttig zijn om, zelfs in de loop van het schooljaar, de uurroosters en de verdeling van de betrekkingen te herzien. Hoewel dit geen verplichting is voor leraren, is het altijd de moeite waard om hierover in gesprek te gaan met het team. Soms zijn er meer mogelijkheden dan aanvankelijk gedacht. Zo zou een opvoeder met een diploma in wiskunde bijvoorbeeld tijdelijk wiskundelessen kunnen geven, mits alle betrokkenen hiermee instemmen. Dit soort flexibiliteit kan een belangrijke rol spelen bij het opvangen van het lerarentekort.

Net zoals vorig schooljaar kunnen de niet ingevulde vacante betrekkingen van leraar (lesuren) omgezet worden in punten voor het ondersteunend personeel. Dit kan voor een maximum van 20 % van het aantal vacante uren en vanaf 1 oktober. Deze omzetting biedt aan scholen de mogelijkheid om andere profielen aan te trekken. Ook kan deze ondersteuning ervoor zorgen dat leraren meer met hun kerntaak ‘lesgeven’ bezig kunnen zijn en dat andere taken worden opgenomen door andere personeelsleden.

Om gaten in de planning op te vangen, is het mogelijk om personeel tot 40% in overwerk te laten werken, mits dit haalbaar is en de werkdruk voor het personeel niet te hoog wordt. Deze regeling kan gelden voor het hele schooljaar of voor bepaalde periodes. Let op: voor selectie- en bevorderingsambten is dit niet mogelijk!

Wanneer een leraar gedurende het schooljaar uitvalt, zijn er verschillende manieren om hiermee om te gaan. Om een uitgevallen leraar tijdelijk te vervangen, kun je overwegen om de uurroosters en de vakverdeling aan te passen. Dit kan betekenen dat leraren tijdelijk andere vakken of extra uren op zich nemen, afhankelijk van hun kwalificaties en beschikbaarheid. Het is belangrijk om hierbij altijd goed in overleg te gaan met de betrokken personeelsleden.

Het aanpassen van hun takenpakket is geen verplichting, maar door het onderwerp bespreekbaar te maken, kun je ontdekken dat sommige teamleden bereid zijn om meer te doen dan je aanvankelijk had verwacht.  Je kan hierbij ook overwegen om leraren of ander personeel met de juiste kwalificaties tijdelijk andere taken te laten uitvoeren. Dit kan bijvoorbeeld een opvoeder zijn met een diploma in een specifiek vakgebied waar geen vervanger voor te vinden is.

Door deze strategieën toe te passen, kunnen scholen beter inspelen op het lerarentekort en het bestaande personeel effectief en efficiënt inzetten. Het is belangrijk om in deze processen open te communiceren met je team en samen naar oplossingen te zoeken die werkbaar en haalbaar zijn voor iedereen.

In sommige gevallen kan een personeelslid terugkeren uit een verlofstelsel en zo een hoger volume/ voltijdse functie op zich nemen om een personeelstekort te helpen opvangen (zie hiervoor de oplijsting van verschillende verlofstelsels).

Zoals al vermeld, kan een schoolbestuur kan bij de afwezigheid van een personeelslid de betrekking in een wervingsambt van het onderwijzend personeel waarvoor ze recht heeft op een reguliere vervanging, omzetten in punten beleids- en ondersteunend personeel (basisonderwijs) en ondersteunend personeel (secundair onderwijs) of in uren paramedisch, sociaal, medisch, psychologisch en orthopedagogisch personeel (buitengewoon basis- en secundair onderwijs).

De omzetting geldt voor de afwezigheid van de titularis en maximum voor het schooljaar. De omzetting eindigt als de titularis (vervroegd) terugkeert of als het personeelslid dat tijdelijk aangesteld is vrijwillig ontslag neemt. Vanaf het ogenblik dat de lestijden van de niet-vacante betrekking omgezet worden naar punten of uren, wordt deze niet-vacante betrekking in een ander ambt ingericht. Voor de duur van de omzetting is dit geen betrekking van onderwijzend personeel en gelden er geen statutaire regels ten aanzien van de initiële betrekking. Deze mogelijkheid is tijdelijk van aard en geldt voor de schooljaren 2023-2024 en 2024-2025.

Scholen krijgen ook de mogelijkheid om een niet-vacante betrekking in een wervingsambt van het bestuurs- en onderwijzend personeel die recht geeft op een reguliere vervanging, om te zetten in een krediet dat gebruikt kan worden om een gastleraar aan te trekken.

Hierbij is er een onderscheid te maken tussen:

• Gastleraar 1 (voordrachtgever): Momenteel kunnen scholen (voltijds of deeltijds secundair onderwijs, een academie in het deeltijds kunstonderwijs en een centrum voor volwassenenonderwijs of voor basiseducatie) reeds onder bepaalde voorwaarden een externe inschakelen als zogenaamde voordrachtgever. Die voordrachtgever kan vanuit de eigen expertise een bijdrage leveren aan de realisatie van het onderwijsprogramma van de instelling. De term voordrachtgever wordt vervangen door de meer hedendaagse term van gastleraar.
• Gastleraar 2 (dienstverleningsovereenkomst): Wanneer scholen omwille van het lerarentekort één of meerdere opdrachten niet kunnen invullen, krijgen ze de mogelijkheid om via een dienstverleningsovereenkomst werknemers van een bedrijf of organisatie de opdracht te laten uitvoeren. Het bedrijf of de organisatie stelt dan via die overeenkomst één of meerdere werknemers ter beschikking van het onderwijs.

Je kunt er als onderwijsinstelling ook over nadenken om gepensioneerde leraren opnieuw in dienst te nemen. Deze leraren kennen de werking van de school en hebben daardoor een minimale inwerktijd nodig. Hierbij is het belangrijk om rekening te houden met de maximale verdiengrenzen voor gepensioneerden.

Bij een tekort aan personeel kan een bestuur vanaf 1 april 2024 ook een flexi-jobwerknemer in dienst nemen (zie hiervoor ook de omzendbrief). Dit houdt in dat een bestuur met een flexi-jobwerknemer een flexi-jobarbeidsovereenkomst sluit om tijdelijk een (les)opdracht in een onderwijsinstelling te laten opnemen. Daarbij is deze flexi-jobwerknemer tewerkgesteld buiten het reguliere statutaire onderwijskader.
 
Deze flexi-jobwerknemer onderscheidt zich dus expliciet van het proces van de reguliere statutaire instroom in onderwijs, maar ook van zijinstroom waarbij mensen uit de privésector definitief de stap naar het onderwijs zetten via een statutaire aanstelling. Dit concept mikt bijgevolg niet op een duurzame loopbaan in het onderwijs als finaliteit.
 
Voor de flexi-jobwerknemer die de opdracht opneemt, gelden de reguliere aanstellingsvoorwaarden opdat er geen oneerlijk speelveld zou ontstaan met de andere personeelsleden en opdat er toch een kwaliteitsgarantie voor ogen wordt gehouden. 
 
Flexi-jobs zijn niet mogelijk voor wervingsambten van andere personeelcategorieën of selectie- en bevorderingsambten, zoals bijvoorbeeld adjunct-directeur, directeur en alle paramedische ambten (psycholoog, maatschappelijk werker, …). Het blijft voor een schoolbestuur daarnaast ook nog steeds mogelijk om een gastleraar (met of zonder dienstverleningsovereenkomst) aan te stellen. Het ene sluit het andere immers niet uit.
 
Een schoolbestuur kan enkel voor wervingsambten van het onderwijzend (bv. kleuteronderwijzer (ASV) en onderwijzer (ASV)) of beleids- en ondersteunend personeel (bv. administratief medewerker en ICT-coördinator) van een of meer van zijn scholen flexi-jobwerknemers aannemen.

Het is eveneens aan te raden om in nauw contact te blijven met stagiairs die op jouw school stagelopen/ hebben gelopen. Zij kunnen niet alleen in de toekomst waardevolle leraren worden voor jouw school, maar beschikken vaak ook over een netwerk van andere (afstuderende) leraren.
 
Samenwerkingen met hogescholen kunnen hierin waardevol zijn. Door middel van sterke partnerschappen kunnen hogescholen hun studenten tijdens hun opleiding meer praktijkervaring bieden via stages en praktijkgerichte projecten op scholen. Dit helpt toekomstige leraren niet alleen om relevante ervaring op te doen, maar ook om sneller en effectiever in te stromen in het onderwijs na hun afstuderen. Het is ook een manier voor scholen om potentiële leraren vroegtijdig te identificeren en te binden.
 
Ook wanneer leraren instromen met een LIO-traject, kan dit interessant zijn voor jouw school. Niet alleen zullen deze leraren zich inwerken in de organisatie, ze hebben ook recht op een lerarenbonus. Deze bonus geeft deze leraren enkele uren vrij om te werken voor hun opleiding. Als school ontvang je uren om dit personeelslid in de klas te vervangen.