Het e-votingsysteem moet wettelijk gezien

• In overeenstemming zijn met de wettelijke en reglementaire bepalingen die de verkiezing van de personeelsafgevaardigden in de raden en de comités regelen.
• De volgende gegevens registeren:
  • de datum van de verkiezing;
  • het betrokken orgaan;
  • het nummer van het stembureau;
  • het betrokken kiescollege;
  • het aantal kiezers dat gestemd heeft;
  • het aantal blanco stemmen, het aantal lijststemmen;
  • het aantal stemmen enkel uitgebracht op kandidaten van de lijst;
  • het aantal stemmen dat elke kandidaat gekregen heeft;
  • het aantal effectieve mandaten per lijst;
  • de naam en voornaam van de verkozen effectieven per lijst;
  • de naam en voornaam van de verkozen plaatsvervangers per lijst;
• Het beeldscherm tonen dat bij het begin van de kiesverrichting een overzicht geeft van alle lijstnummers en letterwoorden van de kandidatenlijsten. Wanneer de kiezer dan een lijst kiest, moeten de namen van alle kandidaten verschijnen in de volgorde van hun voordracht. Deze overzichten moeten een waarborg van neutraliteit bieden.
• Het onmogelijk maken dat een ongeldige stem wordt geregistreerd. De kiezer moet in dat geval automatisch uitgenodigd worden om zijn stem opnieuw uit te brengen.
• De nodige waarborgen bieden rond betrouwbaarheid en veiligheid en de onmogelijkheid verzekeren van elke manipulatie van de geregistreerde gegevens en het geheim van de stemming.
• De bewaring verzekeren van de resultaten van de stemming en van de mogelijkheid tot controle van de stemverrichtingen en van de resultaten door de arbeidsgerechten.
• Vergezeld zijn van een attest van de fabrikant dat het systeem beantwoordt aan al deze wettelijke voorwaarden. De fabrikant moet ook waarborgen dat hij de nodige ondersteuning kan bieden in geval van technische problemen op het ogenblik van de verkiezingen.
• Neergelegd zijn bij de Algemene Directie Individuele Arbeidsbetrekkingen van de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg.

Wanneer de organen of, wanneer deze niet bestaan, de vakbondsafvaardiging over alle nodige informatie beschikken, kunnen zij beslissen of zij al dan niet met e-voting wensen te werken.

Als werkgever informeer je de werknemers over de uiteindelijke beslissing via een vermelding in de schriftelijke bekendmaking op dag X (eventueel link naar dag X).

Als de beslissing valt om met e-voting te werken, moeten vooraf aan de stemming de nodige opleidingen voorzien worden.

Zowel de leden van de stembureaus als de plaatsvervangende voorzitters en secretarissen, de getuigen én de kiezers, moeten een opleiding krijgen. Idealiter simuleert de opleiding het e-votingsysteem, zodat de deelnemers vertrouwd geraken met de werking van het systeem. 

Nadat de kandidatenlijsten definitief afgesloten zijn, worden de naam en voornaam van elke kandidaat ingebracht in het elektronisch systeem. De getuigen mogen hierbij aanwezig zijn. Zij kunnen dan letten op de eerbiediging van de lijstnummers, de volgorde van de presentatie, de neutraliteit van de presentatie …

Je kan voortaan, in samenspraak met de fabrikant, kiezen of de beveiliging via je eigen netwerk of via het netwerk van de fabrikant zal verlopen.

Specifiek met betrekking tot een systeem van elektronische stemming op afstand, spraken de sociale partners binnen de Nationale Arbeidsraad de garanties af waaraan het aangewende systeem moet voldoen:

• Het systeem moet betrouwbaar en veilig zijn. Dit betekent dat de infrastructuur en de toepassing waarmee de stemmen geregistreerd worden, zelf een hoog niveau van cybersecurity moeten voorzien en waarborgen. Indien je een cloudtoepassing gebruikt, moet die aan voldoende veiligheidsregels voldoen;
• Het mag niet mogelijk zijn de geregistreerde gegevens te manipuleren;
• Niet-stemgerechtigde personen mogen niet de mogelijkheid hebben een stem uit te brengen. De kiezers moeten dus geïdentificeerd worden en hun hoedanigheid van kiezer moet gecontroleerd worden;
• Het geheim van de stemming moet gegarandeerd zijn: dit betekent dat elke link tussen de identiteit van de kiezer en gegevens betreffende authenticatie enerzijds, en zijn identiteit en de geregistreerde stem anderzijds onmogelijk gemaakt moet worden. Technisch gezien moeten de data in transit dus "end-to-end" zijn. Die gegevens moeten onschendbaar zijn.
• Het systeem moet cyberaanvallen (ook volumetrische) en andere rampen kunnen afweren. Het systeem moet over voldoende capaciteit beschikken zodat gestemd kan worden en er moet externe support voor de kiezers mogelijk zijn;
• De drager van de stem (end-point device) moet beveiligd zijn, de gebruikte browser moet de nodige veiligheid garanderen en als een webtoepassing wordt gebruikt, mag die geen cookies registreren die informatie bevatten over de stemming.
• Het authenticatieniveau voor de kiezers en de administrator moet een minimaal beveiligingsniveau garanderen. 
• De kiezers moeten voldoende ingelicht en geresponsabiliseerd zijn over de stemprocedure en de beveiligingsvoorwaarden om acties zoals phishing te vermijden. Hiervoor kies je best een eenvoudige URL, zodat de kiezer die kan intypen in de zoekbalk. Kiezers moeten ook ingelicht worden over de werking van cookies.