Het e-votingsysteem moet wettelijk gezien

• In overeenstemming zijn met de wettelijke en reglementaire bepalingen die de verkiezing van de personeelsafgevaardigden in de raden en de comités regelen.
• De volgende gegevens registeren:
  • de datum van de verkiezing;
  • het betrokken orgaan;
  • het nummer van het stembureau;
  • het betrokken kiescollege;
  • het aantal kiezers dat gestemd heeft;
  • het aantal blanco stemmen, het aantal lijststemmen;
  • het aantal stemmen enkel uitgebracht op kandidaten van de lijst;
  • het aantal stemmen dat elke kandidaat gekregen heeft;
  • het aantal effectieve mandaten per lijst;
  • de naam en voornaam van de verkozen effectieven per lijst;
  • de naam en voornaam van de verkozen plaatsvervangers per lijst;
• Het beeldscherm tonen dat bij het begin van de kiesverrichting een overzicht geeft van alle lijstnummers en letterwoorden van de kandidatenlijsten. Wanneer de kiezer dan een lijst kiest, moeten de namen van alle kandidaten verschijnen in de volgorde van hun voordracht. Deze overzichten moeten een waarborg van neutraliteit bieden.
• Het onmogelijk maken dat een ongeldige stem wordt geregistreerd. De kiezer moet in dat geval automatisch uitgenodigd worden om zijn stem opnieuw uit te brengen.
• De nodige waarborgen bieden rond betrouwbaarheid en veiligheid en de onmogelijkheid verzekeren van elke manipulatie van de geregistreerde gegevens en het geheim van de stemming.
• De bewaring verzekeren van de resultaten van de stemming en van de mogelijkheid tot controle van de stemverrichtingen en van de resultaten door de arbeidsgerechten.
• Vergezeld zijn van een attest van de fabrikant dat het systeem beantwoordt aan al deze wettelijke voorwaarden. De fabrikant moet ook waarborgen dat hij de nodige ondersteuning kan bieden in geval van technische problemen op het ogenblik van de verkiezingen.
• Neergelegd zijn bij de Algemene Directie Individuele Arbeidsbetrekkingen van de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg.

Wanneer de organen of, wanneer deze niet bestaan, de vakbondsafvaardiging over alle nodige informatie beschikken, kunnen zij beslissen of zij al dan niet met e-voting wensen te werken.

Als werkgever informeer je de werknemers over de uiteindelijke beslissing via een vermelding in de schriftelijke bekendmaking op dag X (eventueel link naar dag X).

Als de beslissing valt om met e-voting te werken, moeten vooraf aan de stemming de nodige opleidingen voorzien worden.

Zowel de leden van de stembureaus als de plaatsvervangende voorzitters en secretarissen, de getuigen én de kiezers, moeten een opleiding krijgen. Idealiter simuleert de opleiding het e-votingsysteem, zodat de deelnemers vertrouwd geraken met de werking van het systeem. 

Nadat de kandidatenlijsten definitief afgesloten zijn, worden de naam en voornaam van elke kandidaat ingebracht in het elektronisch systeem. De getuigen mogen hierbij aanwezig zijn. Zij kunnen dan letten op de eerbiediging van de lijstnummers, de volgorde van de presentatie, de neutraliteit van de presentatie …