Het is belangrijk om tijdig de overdrachtsprocedures op te starten. Indien niet alles op tijd en ten gronde geregeld is, loopt het inbrengende/over te nemen bestuur immers een risico op een tijdelijke opschorting van de subsidiebetaling door AGION. 
In de praktijk zou alles tijdig moeten klaar liggen, ondertekend en geregistreerd, ingediend bij en goedgekeurd door AGION (en voor een DBFM-project, idem bij de DBFM-vennootschap) met als ingangsdatum het ogenblik van de overdracht van onderwijsbevoegdheid.