Voor gebouwen die opgericht of gerenoveerd werden via het DBFM-programma is, naast het schoolbestuur en AGION, een derde partij in het spel, met name de DBFM-vennootschap.
Het spreekt voor zich dat het schoolbestuur de DBFM-vennootschap op de hoogte brengt indien er zich wijzigingen voordoen die een invloed hebben op de contractuele relatie tussen het schoolbestuur en de DBFM-vennootschap.
Voor sommige zaken zoals de wijziging van de maatschappelijke zetel of van de persoon die het schoolbestuur rechtsgeldig mag vertegenwoordigen, volstaat een schriftelijke melding aan de DBFM-vennootschap. De DBFM-vennootschap zal vervolgens de wijziging(en) registreren en doorspelen naar AGION.
Voor andere, wezenlijke, wijzigingen volstaat een loutere schriftelijke kennisgeving niet. We spreken over wezenlijke wijzigingen wanneer er een overdracht is van de rechten en plichten verbonden aan het iDBFM-contract van het initieel contracterend schoolbestuur naar een ander schoolbestuur. In dat geval wijzigt immers de contracterende partij: dit blijkt uit het gegeven dat het initiële schoolbestuur-contractant een ander ondernemingsnummer heeft dan het nieuwe schoolbestuur. Dit doet zich voor in geval van een fusie, ongeacht het fusieproces dat gevolgd wordt (ontbinding en overdracht van nettoactief, inbreng om niet van een algemeenheid of van een bedrijfstak of overdracht ‘ut singuli’) of bij een splitsing (gevolg van inbreng van een bedrijfstak, van een overdracht ‘ut singuli’ of van een ontbinding met verdeling tijdens vereffening).
Bij dergelijke wezenlijke wijzigingen moeten de betrokken schoolbesturen een specifieke procedure volgen. De DBFM-vennootschap en AGION moeten immers VOORAF de overdracht van het iDBFM-contract uitdrukkelijk goedkeuren. Zo niet riskeren de betrokken schoolbesturen een stopzetting van de DBFM-financiering en kan AGION desgevallend overgaan tot het terugvorderen van onterecht uitbetaalde subsidies.
De DBFM-vennootschap zoals SvM wil vooraf absolute zekerheid dat alle rechten en plichten verbonden aan het iDBFM-contract overgenomen worden door het nieuwe contracterende bestuur. Zo moeten de betrokken besturen kunnen garanderen dat het eigendomsrecht of ander zakelijk recht op de volledige bouwgrond zoals afgebakend in het iDBFM-contract integraal terechtkomt bij het schoolbestuur dat de gebouwen gaat gebruiken én dat de beschikbaarheidsvergoeding zal betalen. Bovendien moet blijken dat het overnemend schoolbestuur voor het gebruik van de DBFM-gebouwen in aanmerking komt voor een beschikbaarheidstoelage.
De DBFM-vennootschap zal niet alles zelf onderzoeken, maar rekent op AGION om te beoordelen of het nieuwe bestuur aan alle voorwaarden voldoet om subsidiëring door AGION te blijven ontvangen. Daarom zal de DBFM-vennootschap de toestemming tot overdracht pas geven nadat ook AGION zijn akkoord met de wijziging heeft betekend.
