Voorafgaand aan de overdracht moeten de betrokken partijen de toestemming krijgen van het 
N.W.F. of van D.I.G.O. / AGION. Daartoe wordt bij AGION een aanvraagdossier ingediend met volgende documenten, teneinde het dossier te laten agenderen bij de raad van bestuur van AGION. 

1. Officiële aanvraag om het akkoord te bekomen van NWF en AGION (ook als rechtsopvolger van D.I.G.O.) met betrekking tot de overdracht
2. Een algemene motivering (zie het fusie- of verrichtingsvoorstel dat wordt opgemaakt, of andere documenten)
3. Overeenkomst tussen het oude en het nieuwe schoolbestuur met betrekking tot de overdracht van alle rechten en plichten of een uittreksel uit de notulen van de algemene vergadering van zowel de oude als de nieuwe inrichtende macht of schoolbestuur met beslissing en de aanvaarding tot de overdracht. 
4. Het akkoord van de eigenaar met overdracht zakelijk gebruiksrecht, indien van toepassing
5. Informatie met betrekking tot het oude en het nieuwe schoolbestuur: publicatie in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad van de statuten en samenstelling van de raad van bestuur van beide verenigingen 
6. Stand van afbetaling van de rentetoelagen (alleen indien subsidie werd verleend door het NWF)
7. Indien van toepassing, akkoord van de bank met de overdracht van de lening 
8.   Voor de subsidiedossiers die in behandeling zijn of bij AGION op de wachtlijst staan:     
   
   • Het e-mailadres van de contactpersoon van de nieuwe inrichtende macht, zo nodig per overgedragen instelling 
   • Een ondertekende verklaring van de nieuwe inrichtende macht waarin het rekeningnummer en de naam van de titularis staan vermeld waarop de uitbetalingen kunnen gebeuren. Zo nodig per overgedragen instelling. 
   Om vertragingen in lopende subsidiedossiers tot een minimum te beperken, raden wij aan om de aanvraag pas in te dienen wanneer het schoolbestuur over alle hierboven opgesomde documenten beschikt. De dossiers van de inbrengende/over te nemen vereniging(en) worden immers geblokkeerd tot de realisatie van de overdracht.  

Na de overdracht ontvangt AGION volgende documenten. 

1. Een kopie van de akte van overdracht van de betrokken zakelijke (gebruiks)rechten op de onroerende goederen
2. Bijvoegsel inzake overdracht van de lening naar het nieuwe schoolbestuur of inrichtende macht in drie originele exemplaren