Zodra je één of meerdere (gelijkgestelde) werknemers in dienst hebt, ben je als werkgever verplicht een interne dienst voor preventie en bescherming op het werk op te richten. Die dienst staat jou als werkgever, de leden van de hiërarchische lijn en de werknemers bij met de toepassing van de regelgeving inzake het welzijn van de werknemers. Die dienst telt minimaal ook één preventieadviseur.
Het gaat hier om de eerstelijnspreventie met een multidisciplinaire benadering van de problemen. Meer informatie vind je op de website van FOD WASO en in het document ‘Interne dienst voor preventie en bescherming op het werk’.
Je interne dienst heeft een aantal wettelijk vastgelegde opdrachten en taken. Jij als werkgever bent er verantwoordelijk voor dat ze allemaal en zonder uitzondering uitgevoerd worden. Je interne dienst hoeft die taken niet allemaal zelf op te nemen.
Het is aan jou als werkgever om samen met je preventieadviseur vast te leggen welke taken je eventueel overdraagt naar de externe dienst voor preventie en bescherming op het werk. Je legt de taakverdeling tussen de interne en de externe dienst vast in een identificatiedocument.
Als werkgever moet je een interne dienst oprichten én een preventieadviseur aanstellen. De wetgever legt echter niet vast hoeveel uren die dienst en de preventieadviseur aan hun opdrachten moeten besteden. Hoe kun je dit als werkgever inschatten?
Het rekenmodel dat de organisatie PREBES hiervoor ontwikkelde, kan hierbij een hulpmiddel zijn. De raad van bestuur van Katholiek Onderwijs Vlaanderen besliste om deze leidraad te aanvaarden als vertrekbasis voor een gesprek over preventie en preventie-uren.
Het blijft uiteraard aan jou als werkgever om te bepalen welke middelen je aan de interne dienst toewijst. Je houdt daarbij rekening met het huidige en het te bereiken veiligheidsniveau. Belangrijk is wel dat het Comité voor Preventie en Bescherming op het Werk akkoord moet gaan met jouw voorstel van tijdsbesteding. Dat is wettelijk bepaald.
Zolang je als werkgever minder dan 20 personen tewerkstelt, kun je zelf de rol van preventieadviseur opnemen. Vanaf dat je 20 werknemers tewerk stelt, ben je verplicht om een preventieadviseur aan te stellen. Bij het berekenen van het aantal werknemers tellen stagiairs en leerlingen die een of andere vorm van praktijkuren hebben ook gedeeltelijk mee.
De wet welzijn op het werk (art. 33 - § 1) legt niet op hoeveel preventieadviseurs je als werkgever moet aanstellen. Zij zegt alleen dat je over minimaal één preventieadviseur moet beschikken. De aanstelling van de preventieadviseur is dus wettelijk verplicht.
De preventieadviseur moet zijn opdracht in volledige onafhankelijkheid kunnen uitoefenen. Hij heeft immers de bevoegdheid om zijn werkgever zowel gevraagd als ongevraagd te adviseren. Om ervoor te zorgen dat die onafhankelijkheid geen negatieve gevolgen kan hebben voor de positie van de preventieadviseur, heeft de wetgever zijn functie beschermd. De wet zegt dat je ’een preventieadviseur maar kan ontslagen om redenen die vreemd zijn aan zijn onafhankelijkheid of om redenen waaruit blijkt dat hij niet bekwaam is om zijn opdrachten uit te oefenen en voor zover de procedures als bedoeld in de wet van 20 december 2002 worden nageleefd.’
Jij als werkgever behoudt de eindverantwoordelijkheid over het welzijnsbeleid in jouw organisatie. Je preventieadviseur kan nooit strafrechtelijk of burgerrechtelijk aansprakelijkheid gesteld worden, tenzij hij uiteraard opzettelijk schade zou toebrengen aan personen of goederen of bewust roekeloos zou zijn. Het is aan de rechter om daarover te oordelen.
De preventieadviseur helpt je bij de uitvoering van het welzijnsbeleid, maar jij blijft als werkgever de eindverantwoordelijke. De preventieadviseur adviseert, controleert, coördineert, analyseert, coacht … Een goede samenwerking met je preventieadviseur kan dan ook alleen maar een meerwaarde betekenen.
Maak duidelijke afspraken over zijn taken en opleidingsbehoeften. Het is immers alleen in jouw voordeel dat je preventieadviseur over een degelijke kennis beschikt. Zo moet hij grondig op de hoogte zijn van de welzijnswetgeving van toepassing in jouw organisatie en van de bijhorende technische en wetenschappelijke aspecten.
Je preventieadviseur moet sowieso een specifieke aanvullende vorming gevolgd hebben. Het type vorming hangt af van de aard van de activiteiten van je organisatie en van het aantal voltijdse equivalenten die je tewerkstelt.
Merk op dat je het aantal werknemers op niveau van je vzw in rekening moet brengen en niet op niveau van de school. Bij het berekenen van het aantal werknemers tellen stagiairs en leerlingen die een of andere vorm van praktijkuren hebben ook gedeeltelijk mee. Voor onderwijs gelden de volgende vereisten:
Niveau 1
Niveau 2
Basiskennis
Meer dan 1000 werknemers
Vereist
Van 200 tot en met 999 werknemers
Vereist
Van 20 tot 199 werknemers
Mag
Vereist
Minder dan 20 werknemers
Werkgever mag zelf preventie op zich nemen
Niet elke preventieadviseur mag alle opdrachten en taken van de interne dienst uitvoeren. Dat hangt af van het vormingsniveau dat hij gevolgd heeft. Zo zal een preventieadviseur met een aanvullende vorming niveau 2 meer taken en opdrachten mogen opnemen in een organisatie met 20 tot 199 werknemers dan een preventieadviseur met alleen een basisopleiding.
Voor de opdrachten en taken die hij niet mag uitvoeren, moet je een beroep doen op een externe dienst. Dit overzicht (link nog leggen) kan je helpen bij het in kaart brengen van de verschillende opdrachten en taken.
De preventieadviseur in jouw organisatie heeft als opdracht de veiligheid, gezondheid en het welzijn op de werkvloer te bevorderen en gevaarlijke situaties te voorkomen en dit zowel voor het personeel, de leerlingen, bezoekers en derden.
De taken van een preventieadviseur zijn zeer uiteenlopend. Al die verschillende taken vereisen een specifieke kennis. Daarom deelde de wet welzijn op het werk de functie van preventieadviseur op in verschillende disciplines:
Eénzelfde preventieadviseur kan verschillende disciplines combineren, op voorwaarde dat hij over de nodige kennis beschikt en de juiste opleidingen heeft gevolgd.
De wetgeving omschrijft de taken van de preventieadviseurs eerder ruim. Met het oog op een goede samenwerking met je preventieadviseur leg je best zijn taken, rechten, plichten en bevoegdheden duidelijk vast in een functiebeschrijving. Inspiratie vind je in het document functieomschrijving.
Welke aspecten laat je best aan bod komen in een dergelijke functiebeschrijving?
Tot slot is het ook belangrijk dat je er als werkgever voor zorgt dat al je medewerkers op de hoogte zijn van de rol en de bevoegdheden van de preventieadviseur.
Het jaarverslag van de IDPBW omschrijft onder andere de activiteiten van de organisatie voor preventie en bescherming op het werk en bevat de gegevens in verband met arbeidsongevallen van het afgelopen jaar. Het is één van de taken van je interne preventieadviseur om dat jaarverslag op te stellen. Hij kan een blanco jaarverslag met verklarende nota opvragen op de website van de FOD WASO. Het ingevulde jaarverslag bezorgt hij samen met de nodige bijlagen vóór 1 april bij de dienst Toezicht op het welzijn op het Werk (TWW).
Naar analogie met het jaarverslag moet de IDPBW ook een maandverslag opstellen over:
Voor een vzw-schoolbestuur met minder dan 50 werknemers mag het maandverslag over een periode van drie maanden worden gemaakt. Je preventieadviseur kan ter inspiratie het model van maandverslag gebruiken.
In het jaarverslag noteer je het aantal werknemers.
Hoe bereken je nu het aantal werknemers?
Werknemers die deeltijds werken, reken je maar voor de helft mee als hun opdracht minder bedraagt dan ¾ van een voltijdse betrekking.
Ook gelijkgestelde werknemers moet je meetellen. Het gaat dan om:
Hoe bereken je het aantal gelijkgestelde werknemers? Je deelt het aantal uren waarop zij arbeid, stage of een vorm van arbeid verrichten tijdens een periode van 4 opeenvolgende trimesters door 1750. Dat getal staat voor het gemiddeld aantal gepresteerde uren in een normale voltijdse betrekking.
De vertrouwenspersoon maakt deel uit van de IDPBW. Hij werkt samen met de interne of externe preventieadviseur psychosociale aspecten om geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk te voorkomen. Hij zorgt voor de opvang van personeelsleden die menen daarvan slachtoffer te zijn en helpt hen met het zoeken naar oplossingen.
Voor meer informatie kun je terecht onze webpagina Actoren bij het preventiebeleid.
