Soms is de situatie zo ernstig dat een internaat geen andere mogelijkheid meer ziet dan de zwaarste sanctie, de definitieve uitsluiting, uit te spreken. Omdat deze maatregel erg ingrijpend is, heeft de regelgever voorzien in een beroepsmogelijkheid bij een beroepscommissie. De procedurele en juridische aspecten die gepaard gaan met dit beroep worden in deze tekst gedetailleerd toegelicht.
De beroepsprocedure is opgenomen in het internaatsreglement. De decreetgever heeft slecht enkele algemene regels vastgelegd rond de samenstelling, de bevoegdheid en de werking van deze commissie. Het is aan het bestuur om dit concreet verder uit te werken. Katholiek Onderwijs Vlaanderen heet een suggestie uitgewerkt in het model van internaatsreglement.
Een beroep is enkel mogelijk tegen een definitieve uitsluiting en dus niet tegen de beslissing tot preventieve schorsing en de beslissing tot tijdelijke uitsluiting.
Het beroep schort de uitvoering van de beslissing tot uitsluiting niet op.
Het bestuur richt de beroepscommissie op en bepaalt de samenstelling ervan, rekening houdende met volgende regels:
De samenstelling kan per te behandelen dossier verschillen, maar kan binnen het te behandelen dossier niet wijzigen tenzij wanneer dit noodzakelijk is voor de continuïteit van de werking van de beroepscommissie.
De beroepscommissie bestaat uit zowel interne als externe leden.
Interne leden zijn:
hieronder worden leden verstaan van het orgaan dat de verantwoordelijkheid voor het georganiseerde onderwijs draagt. Volgens Katholiek Onderwijs Vlaanderen gaat het om een lid van de vzw-internaatsbestuur, meer bepaald om:
Externe leden zijn:
negatief geformuleerd, betekent dit dus - aansluitend bij de definitie van “interne leden” - dat enkel wie geen lid is van de raad van bestuur (in voorkomend geval hun mandaathouder) of van de algemene vergadering van de vzw-internaatsbestuur, een extern lid van de beroepscommissie kan zijn;
Wie vanuit zijn hoedanigheid zowel als intern als extern lid beschouwd kan worden, wordt geacht een intern lid te zijn.
Een lid van de internaatsraad (met uitzondering van het personeel) of van de ouderraad van het internaat wordt geacht een extern lid te zijn, tenzij bovengenoemd punt van toepassing is.
De voorzitter van de beroepscommissie wordt door het bestuur onder de externe personen aangeduid.
De regelgeving legt niet expliciet vast hoeveel leden een beroepscommissie precies moet bevatten. Katholiek Onderwijs Vlaanderen is van mening dat een beroepscommissie uit minimum 4 leden moet bestaan, namelijk 2 interne leden en 2 externe leden.
De verhouding tussen interne leden en externe leden is vrij. Wel “is elk lid van een beroepscommissie in beginsel stemgerechtigd, met dien verstande dat bij stemming het aantal stemgerechtigde interne leden van de beroepscommissie en het aantal stemgerechtigde externe leden van de beroepscommissie gelijk moet zijn; bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend”. Wanneer de ene geleding groter is dan de andere, impliceert dit dat, in geval van stemming, niet iedereen van de grootste geleding een stem zal kunnen uitbrengen.
Aanbevelingen
Wanneer je op een bepaald ogenblik binnen eenzelfde geleding het onderscheid moet maken tussen stemgerechtigde en niet-stemgerechtigde leden, kan dit achteraf tot spanning leiden. Daarom raadt Katholiek Onderwijs Vlaanderen aan om te streven naar een gelijk aantal interne en externe leden. Om dit te bewerkstelligen zal de groep van interne leden niet te groot kunnen zijn.
De wijze waarop wordt vastgelegd wie over stemrecht beschikt, is vrij. De stemprocedure moet wel vooraf door het bestuur worden bepaald. Indien de verhouding van de interne en de externe leden niet gelijk zou zijn, is het aangewezen om pas vlak vóór de effectieve besluitvorming door stemming, bij lottrekking te bepalen wie stemgerechtigd is. Op die manier blijven alle leden van de beroepscommissie gemotiveerd betrokken bij het voorafgaande debat.
De commissie die is samengesteld door het schoolbestuur op basis van bovenstaande principes, kan een definitieve uitsluiting bevestigen of vernietigen. De definitieve uitsluiting vervangen door een andere, lichtere, tuchtmaatregel is niet mogelijk.
Naast de eerder aangehaalde principes houdt de beroepscommissie rekening met volgende decretale bepalingen:
Het beroep wordt afgewezen als onontvankelijk wanneer:
Katholiek Onderwijs Vlaanderen adviseert om het beroep niet al te formalistisch te benaderen.
Wanneer een mogelijke onontvankelijkheid wordt vastgesteld is het aangeraden om hiervan in de oproepingsbrief voor de zitting melding te maken, zodat de interne en zijn ouders zich hieromtrent kunnen verweren.
Hoewel het concrete verloop van de beroepsprocedure toevertrouwd wordt aan, in eerste instantie, het schoolbestuur en, wat de ‘onderzoeksdaden’ betreft, de beroepscommissie, acht Katholiek Onderwijs Vlaanderen de volgende procedurele stappen aangewezen. Deze stappen kunnen dan ook gezien worden als ijkpunten waartussen de procedure verder geconcretiseerd kan worden.
Opgelet! De proceduretermijnen die hieronder gehanteerd worden, stemmen overeen met het tekstvoorstel in het model van internaatsreglement van Katholiek Onderwijs Vlaanderen. Het is uiterst belangrijk dat consequent de termijnen uit het eigen schoolreglement worden nageleefd. Indien de door Katholiek Onderwijs Vlaanderen voorgestelde proceduretermijnen niet werden overgenomen in het eigen internaatsreglement, dan moeten de termijnen die hieronder worden vermeld telkens vervangen worden door de eigen gekozen termijnen!
Omdat je vanuit juridisch oogpunt enkel met aangetekende brieven kan bewijzen dat de tuchtprocedure correct werd gevolgd, is het duidelijk dat alle briefwisseling aangetekend moet gebeuren. Het is aangewezen om in geval van een aangetekende brief, dezelfde brief ook per gewone post te versturen. Indien een aangetekende brief niet in ontvangst wordt genomen of afgehaald, kan men – zeker wanneer de brief ook per gewone post wordt verstuurd – veronderstellen dat de inhoud ervan bekend is. Indien een aangetekende brief wordt aangeboden op een moment dat de betrokken personen niet thuis zijn, zijn zij – via de brief die per gewone post werd verstuurd – toch snel op de hoogte van de inhoud van de aangetekende brief.
Het beroep moet ingesteld worden bij het bestuur. Het wordt door de indiener gedagtekend en ondertekend, en vermeldt ten minste het voorwerp van het beroep en de motivering van de ingeroep bezwaren.
Het bestuur bezorgt het ontvangen beroep aan de voorzitter van de beroepscommissie. Van deze voorzitter zal binnen de beroepscommissie veelal worden verwacht dat hij een leidende en coördinerende taak (het versturen van de briefwisseling, het leiden van de zitting zelf …) vervult. De voorzitter zal dus de beroepscommissie samenroepen, en verder de procedure in goede banen leiden.
Opdat de beroepscommissie een duidelijk zicht zou kunnen krijgen op de zaak, zal zij over de nodige stukken (het verzoekschrift met inbegrip van de eventueel toegevoegde overtuigingsstukken en het tuchtdossier) moeten beschikken. Deze moeten haar dan ook zo snel als mogelijk bezorgd worden.
Het kan de taak van de voorzitter zijn om te controleren of alle essentiële stukken bij de beroepscommissie toekomen. Indien bepaalde documenten niet spontaan zouden worden aangereikt, kan de voorzitter verzoeken deze over te maken, opdat alle leden van de beroepscommissie op basis van deze informatie de zaak gezamenlijk kunnen behandelen.
De voorzitter van de beroepscommissie nodigt de ouders en de interne schriftelijk, liefst aangetekend en per gewone post, met een oproepingsbrief uit om voor de beroepscommissie te verschijnen.
Voorbeeldbrief Uitnodiging zitting van de beroepscommissie (TLER_375)96KB word AAN TE PASSEN AAN INTERNAAT
Aandachtspunten
De leerling en zijn ouders - eventueel (ook) een vertrouwenspersoon - krijgen op een moment vóór het beroep (opnieuw) inzage van het tuchtdossier.
Hier gelden dezelfde principes als hoger vermeld bij de aanvankelijke procedure.
Tijdens de zitting van de beroepscommissie zijn enerzijds de directeur of zijn afgevaardigde (die de tuchtmaatregel genomen heeft) aanwezig, anderzijds de interne, zijn ouders en eventueel hun vertrouwenspersoon.
Eerst wordt een eventuele onontvankelijkheid of verzoek tot wraking behandeld. Pas daarna kan de zaak (indien ontvankelijk) verder inhoudelijk behandeld worden.
De beroepscommissie gaat zeker na of het beroep is ingesteld door een bevoegd persoon en of het tijdig is ingesteld.
De ouders (of de meerderjarige interne) moeten het beroep ten laatste indienen op de vijfde dag (zaterdag, zondag, wettelijke en reglementaire feestdagen niet meegerekend) nadat zij de beslissing van de definitieve uitsluiting hebben ontvangen. Een laattijdig beroep kan inhoudelijk niet behandeld worden. Het kan zijn dat jouw schoolreglement een eigen termijn bepaalt, je volgt dan uiteraard die termijn.
Voor Katholiek Onderwijs Vlaanderen is het uitgangspunt dat de aangetekende brief met het bericht van de definitieve uitsluiting de derde dag (zaterdag, zondag, wettelijke en reglementaire feestdagen niet meegerekend) na verzending geacht wordt te zijn ontvangen. De termijn om beroep in te stellen, begint hierna dus te lopen. Het kan zijn dat jouw schoolreglement een eigen termijn bepaalt, je volgt dan uiteraard die termijn. Wel gaat het hier om een weerlegbaar vermoeden. Dat wil zeggen dat er situaties zijn waarin ouders zullen kunnen motiveren dat zij door een aantoonbaar falen van de post pas later het bericht hebben ontvangen (en de termijn dus ook later is beginnen lopen).
Ter verduidelijking bieden wij hieronder in tabelvorm een concreet voorbeeld. In dit geval wordt de aangetekende brief met het bericht van de definitieve uitsluiting verstuurd op vrijdag 4 april. De volgende dag start de paasvakantie. Pasen valt in dit voorbeeld op zondag 6 april.
Katholiek Onderwijs Vlaanderen heeft in de tekstvoorstellen van schoolreglement de decretale passage opgenomen dat in het beroep bij de beroepscommissie de motivering van de bezwaren kenbaar moeten worden gemaakt. Het is echter niet mogelijk om een beroep onontvankelijk te verklaren omdat het onvoldoende gemotiveerd zou zijn. Bovendien behouden ouders steeds de mogelijkheid om bij de zitting van de beroepscommissie bijkomende argumenten aan te brengen.
De beslissing dat het beroep niet ontvankelijk is, wordt gemotiveerd, en ondertekend door alle leden van de beroepscommissie. Ze wordt daarna onmiddellijk bezorgd aan de voorzitter van het schoolbestuur. Deze voorzitter stuurt ze aangetekend door aan de ouders of de meerderjarige leerling.
Is het beroep ontvankelijk dan gaat de beroepscommissie verder over de grond van de zaak. Zij hoort hierover beide partijen (directeur en interne). Om de rechten van verdediging van de interne niet in gedrang te brengen, moet dit (letterlijk) tegensprekelijk gebeuren. De interne geniet immers een volwaardig recht om zijn zienswijze toe te lichten. Dit betekent dat beide partijen samen gehoord moeten worden door de beroepscommissie, en de interne (en diens ouders) daarbij de gelegenheid moet krijgen om te repliceren op de toelichting die de directeur (of zijn afgevaardigde) aan de beroepscommissie geeft.
Op de zitting kunnen ook andere relevante personen (bv. een of meer personeelsleden betrokken bij de internaatswerking, getuigen …) worden gehoord. Over de wijze waarop de beroepscommissie hoort, is in de regelgeving niets bepaald. In tuchtrechtelijke sfeer is het in elk geval nodig dat ook dit tegensprekelijk gebeurt.
Aanbevelingen
De leden van de beroepscommissie bespreken het dossier best voorafgaand aan de zitting. Indien zij op basis van het dossier het nodig achten dat er op de zitting nog andere personen dan de leerling en zijn ouders worden gehoord, beslissen zij dit best vóór de zitting, zodat de voorzitter deze personen kan uitnodigen.
Het is aan de voorzitter van de beroepscommissie om het goed en ordelijk verloop van de zitting te waarborgen. Daarbij is het aangewezen om de eventuele aanwezigheid van de gehoorde personen te beperken tot de tijdsduur van het verhoor.
Het is voor de beroepscommissie raadzaam spaarzaam te zijn in het aantal personen dat zij naast de ouders en de interne wenst te horen. Enkel die personen die de noodzakelijke extra informatie kunnen aanleveren, zullen hiervoor in aanmerking komen.
De interne en zijn ouders kunnen zelf ook personen aandragen van wie zij vinden dat de beroepscommissie hen moet horen. Indien de beroepscommissie hier niet op ingaat, zal ze dit wel moeten kunnen motiveren. Veelal zal het volstaan erop te wijzen dat ze in het dossier voldoende informatie vindt en van een (getuigen)verhoor geen bijkomende input verwacht.
Niemand kan verplicht worden te verschijnen om gehoord te worden. Indien de opgeroepen persoon niet komt opdagen, wordt dit genotuleerd op de zitting.
Van het verhoor wordt er onmiddellijk en ter plaatse een verslag opgemaakt door een verslaggever. De verslaggever hoeft geen lid van de beroepscommissie te zijn. In dat geval maakt de verslaggever geen deel uit van de beroepscommissie en heeft hij enkel de rol van verslaggever. Het verslag wordt gedagtekend en wordt na het verhoor onmiddellijk door de gehoorde perso(o)n(en) ondertekend. Indien men het verslag weigert te ondertekenen, tekent de verslaggever zelf onder de formule [De heer/mevrouw [naam] weigert te ondertekenen].
In afwezigheid van de beide partijen, achter gesloten deuren, beraadslaagt de beroepscommissie. Zij oordeelt of de definitieve uitsluiting al dan niet behouden blijft.
Ze moeten overleggen tot overeenstemming bereikt wordt. Een grote verantwoordelijkheid berust hier bij de voorzitter van de beroepscommissie. Hij moet ervoor zorgen dat slechts zeer uitzonderlijk tot een stemming wordt overgegaan.
Als het toch tot een stemming komt, gebeurt die op basis van een paritaire stemverhouding. Dit betekent concreet dat het aantal stemmen van de interne leden gelijk moet zijn aan het aantal van de externe leden. De stemprocedure is vooraf bepaald door het schoolbestuur. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend.
De beslissing mét verantwoording wordt onmiddellijk genotuleerd door het aangewezen lid van de beroepscommissie. Deze beslissing wordt ondertekend door alle leden van de beroepscommissie.
Aandachtspunten
Inhoudelijk dient te worden beklemtoond dat de genomen beslissing afdoende gemotiveerd moet zijn. De beroepscommissie zal moeten aangeven om welke redenen ze de genomen tuchtmaatregel handhaaft of vernietigt.
Indien de tuchtprocedure belast zou zijn met een procedurele onregelmatigheid (bv. een vormfout bij de uitnodiging tot het tuchtverhoor, geen inzagemogelijkheid in het tuchtdossier …), kan de beroepscommissie niet anders dan oordelen dat de beslissing in strijd is met de relevante wetgeving en/of met het schoolreglement. In voorkomend geval kan er discussie bestaan over de gevolgen die de beroepscommissie aan deze vaststelling moet koppelen. Men zou kunnen stellen dat uit de onregelmatigheid onvermijdelijk de vernietiging van definitieve uitsluiting voortvloeit. Echter, omdat de beroepsprocedure de rechten van verdediging maximaal waarborgt (opnieuw inzage van het tuchtdossier, hoorrecht …), mag worden aangenomen dat de onregelmatigheden die zich zouden hebben voorgedaan in de procedure tot het opleggen van de definitieve uitsluiting, in de beroepsfase hersteld kunnen worden.
Na de zitting bezorgt de beroepscommissie haar gemotiveerde beslissing, binnen een vervaltermijn van zes dagen (zaterdag, zondag, wettelijke en reglementaire feestdagen niet meegerekend), door middel van een aangetekende brief mee aan de ouders of de meerderjarige interne. Het kan zijn dat jouw schoolreglement een eigen termijn bepaalt, je volgt dan uiteraard die termijn. Bij overschrijding van deze termijn, vervalt de tuchtmaatregel van rechtswege.
De beroepscommissie kan enkel de bestreden definitieve uitsluiting bevestigen of vernietigen; zij kan geen lichtere tuchtmaatregel opleggen.
Indien een beroepscommissie beslist om een definitieve uitsluiting te handhaven, kunnen de betrokken leerling en zijn ouders verder gerechtelijke stappen ondernemen tegen deze beslissing. Voor dergelijke zaken is wel enkel de burgerlijke rechter, en niet de Raad van State, bevoegd. Een administratieve en een burgerlijke rechter hebben immers een geheel eigen rechtsmacht. Hun beslissingen zijn van een andere orde.
Ingeval een leerlinge definitief uitgesloten is uit een internaat, is de burgerlijke rechter bevoegd om na te gaan of de tuchtprocedure conform de toepasselijke wetgeving en het internaatsreglement van het betrokken internaat op regelmatige wijze doorlopen werd. Ten gronde kan hij de opportuniteit van de genomen beslissing beoordelen. Staat de tuchtmaatregel in verhouding tot de feiten (evenredigheids- en proportionaliteitsbeginsel)? Zo niet, zal dit een schending uitmaken van het subjectieve recht van de leerling.
Als er sprake is van een fout in hoofde van het bestuur, kan de instelling ertoe gehouden worden om, onder verbeurte van een dwangsom, de interne terug op te nemen.
Wanneer bij het opleggen van een definitieve uitsluiting een fout van het bestuur wordt vastgesteld, en door deze fout ook schade zou zijn veroorzaakt, kan het bestuur worden aangesproken overeenkomstig de regels van het Burgerlijk Wetboek (BW) over burgerlijke of buitencontractuele aansprakelijkheid. Het schoolbestuur kan dan veroordeeld worden tot het betalen van een schadevergoeding. Het is aan de interne en zijn ouders om eerst de omvang van de schade aan te tonen.
