Vanaf inkomstenjaar 2022 (aanslagjaar 2023) moeten totaalbedragen kosten eigen aan de werkgever op de fiscale fiche 281.10 worden vermeld.
Stelt de fiscus vast dat niet alle kosten eigen aan de werkgever op de fiches 281.10 van de werknemers zijn vermeld, dan riskeer je een aanslag geheime commissielonen van 100% en een boete van 50 tot 1 250 euro per ontbrekende of onvolledige fiche.
Kosten eigen aan de werkgever zijn terugbetalingen door de werkgever van kosten die gemaakt zijn door een personeelslid.
Hoewel de bedragen op de fiscale fiches moeten worden vermeld, zijn ze niet belastbaar. Er is geen RSZ-bijdrage op van toepassing, geen bedrijfsvoorheffing en geen personenbelasting. Deze bedragen zijn immers geen bezoldigingen en geen voordelen van alle aard.
Er bestaan drie soorten eigen kosten van de werkgever. Je kan dus drie totaalbedragen moeten vermelden:
Er is sprake van kosten op basis van bewijsstukken wanneer het personeelslid van een derde een bewijsstuk heeft ontvangen. Dat bewijsstuk overhandigt het personeelslid samen met een kostenformulier aan de werkgever. De werkgever neemt het bewijsstuk op in de boekhouding. Daarmee kan de werkgever de terugbetaling staven.
Voorbeelden zijn: vervoerbewijzen openbaar vervoer, parkeertickets, bonnetjes en rekeningen van winkels, facturen van webshops, ….
Wanneer een personeelslid een terugbetaling heeft gevraagd van de werkgever, dan mag hij/zij diezelfde kosten niet ook nog een keer als beroepskosten aangeven in zijn/haar personenbelasting. Personeelsleden moeten kiezen:
In een antwoord op de parlementaire vraag nr. 924 van 9 maart 2022 heeft de minister van Financiën toegelicht dat niet alle kosten die de werkgever terugbetaalt op basis van bewijsstukken op fiscale fiches 281.10 moeten worden vermeld.
Wanneer het bewijsstuk een factuur is op naam van het schoolbestuur, dan moet je de terugbetaling niet op de fiche 281.10 vermelden. In dat geval boek je de schuld in een eerste stap in op de grootboekrekening van de externe leverancier (credit 440 externe leverancier). Vervolgens boek je de schuld aan de externe leverancier onmiddellijk weg ten overstaan van een schuld aan het personeelslid: debet/440 externe leveranciers aan credit/440 personeelslid of debet/440 externe leveranciers aan credit/48 personeelslid. Bij de terugbetaling door de werkgever aan het personeelslid boek je tenslotte de schuld aan het personeelslid af.
Veel schoolbesturen betalen ook kosten terug waarbij er buitenlandse btw is geheven. Dat is niet altijd toegelaten.
Particulieren betalen doorgaans buitenlandse btw op hun aankopen in het buitenland. Schoolbesturen moeten in veel gevallen Belgische btw betalen op hun aankopen in het buitenland.
Niet toegelaten zijn de terugbetalingen van aankopen die aan buitenlandse btw zijn onderworpen omdat ze zijn gebeurd door een personeelslid dat zich als particulier heeft gedragen terwijl de mogelijkheid bestaat om de aankopen door het schoolbestuur te laten verrichten. In die gevallen is er ofwel Belgische btw verschuldigd of worden de aankopen ten onrechte niet meegeteld in de aankopen die moeten getoetst worden aan de drempel van 11 200 euro. Dit is bijvoorbeeld een aandachtspunt bij aankopen via webshops of bij aankopen door personeelsleden die in de buurt van onze landsgrenzen wonen.
Terugbetalingen van aankopen met buitenlandse btw zijn wel toegelaten of te verantwoorden wanneer die aankopen zijn verricht in het kader van een buitenlandse schoolreis of een buitenlands seminarie, project of dienstreis.
Je zult de kosten die je terugbetaalt op basis van bewijsstukken moeten splitsen in:
Kosten die niet moeten worden vermeld, toch op de fiscale fiche vermelden is niet problematisch. Bij een controle zullen het personeelslid en het schoolbestuur samen kunnen aantonen dat er geen fraude is gepleegd en dat de bedragen onterecht op de fiscale fiche zijn vermeld. Toch is het goed om dit te vermijden omdat het een wantrouwige fiscale controleur kan aanzetten om een controle over het geheel van de terugbetalingen uit te voeren.
Kosten die moeten worden vermeld, niet vermelden kan tot gevolg hebben dat het schoolbestuur extra belast wordt in de rechtspersonenbelasting en een boete oploopt.
Er bestaan twee manieren om forfaitaire kosten overeenkomstig ernstige normen te betalen:
De overheid heeft maar voor enkele soorten kosten forfaitaire bedragen vastgesteld. Het gaat om vergoedingen die de overheid ook zelf aan ambtenaren kan toekennen.
Voor de kostensoorten waarvoor de overheid forfaitaire bedragen heeft vastgesteld kan je volledig vrijgestelde forfaitaire vergoedingen toekennen voor zover die vergoedingen de wettelijke forfaits niet overtreffen.
Betaal je meer dan het wettelijk forfait dan is het verschil tussen de vergoeding en het wettelijk forfait een belastbare bezoldiging. Op dat verschil moet je RSZ en bedrijfsvoorheffing inhouden. Bovendien is het verschil belastbaar in de personenbelasting.
In de onderwijswetgeving staat in welke gevallen een kilometervergoeding verplicht is en wat het minimum tarief is. Schoolbesturen zijn verplicht om minstens die kilometervergoeding toe te kennen maar ze kunnen er voor kiezen om hogere kilometertarieven te gebruiken.
In de fiscale wetgeving staan de maximum bedragen per kilometer die van belasting en bedrijfsvoorheffing kunnen worden vrijgesteld. Schoolbesturen kunnen een lagere kilometervergoeding toekennen als de onderwijswetgeving dat niet verbiedt.
De overheid stelt de maximum toegelaten kilometervergoeding vast. Momenteel aanvaardt de overheid twee systemen als ernstige norm: kwartaaltarieven en jaartarieven (zie: Circulaire 2024/C/84).
De vrijstelling van de kilometervergoeding voor dienstverplaatsingen met de fiets vind je in art 38, §1, 14° van het WIB92 van het inkomstenjaar.
Meer informatie over de verplichte minimum kilometervergoeding voor dienstverplaatsingen vind je bij 'Toelagen en vergoedingen'.
De vergoeding voor het professioneel gebruik van de privécomputer mag alleen worden toegekend aan personeelsleden die tegelijkertijd aan de volgende twee voorwaarden voldoen:
Het maximum toegelaten bedrag bedraagt momenteel 20 euro per maand.
De vergoeding voor het professioneel gebruik van de privé-internetvergoeding
We raden aan om geen vergoeding te geven voor het professioneel gebruik van de privé-internetvergoeding. Personeelsleden die voor deze vergoeding in aanmerking komen, krijgen de maximaal toegelaten vergoeding al van AGODI.
Personeelsleden die een smartphone en/of een tablet krijgen van de school/het schoolbestuur krijgen daarbij doorgaans ook een data-abonnement. Zo een mobiel data-abonnement mag nu worden gecombineerd met de internetvergoeding die AGODI toekent.
Gesubsidieerd personeel valt niet onder de wet van 1968 die het structureel thuiswerk regelt. Je kunt voor deze personeelsleden echter wel op het lokaal niveau afspraken maken over thuiswerk via het LOC of via OCSG. Daarbij kun je cao 85 als basis gebruiken. We raden aan om daarvoor een aparte policy uit te schrijven. Een aparte policy kan later gemakkelijker worden aangepast dan een regeling via het arbeidsreglement.
Een forfaitaire thuiswerkvergoeding op basis van cao 85 is wel mogelijk voor contractueel MVD-personeel dat structureel en regelmatig thuiswerkt. Ook voor deze personeelsleden moet het bestuursorgaan een policy uitwerken maar het is niet nodig om over het thuiswerk van contractueel personeel afspraken te maken via het LOC of OCSG.
Structureel en regelmatig thuiswerk is van toepassing bij contractueel personeel dat het equivalent van één werkdag per week thuiswerkt (bijv. één volledige werkdag per week, twee halve werkdagen per week of meerdere dagen van een paar uur die worden gepresteerd tijdens de normale arbeidstijd). De beoordeling hiervan gebeurt op maandbasis.
Voor telefoonkosten heeft de overheid geen forfaitaire bedragen vastgesteld. Bekijk de forfaits op basis van herhaalde waarnemingen en steekproeven.
De fiscus laat toe dat een werkgever zelf forfaitaire vergoedingen vaststelt. Die forfaits kunnen alleen worden vrijgesteld wanneer de werkgever kan bewijzen dat de vergoeding:
Dit lijkt op het eerste zicht misschien niet moeilijk maar in de praktijk is het toch niet evident om een bewijs te leveren dat niet door de fiscus kan/zal worden betwist. De fiscus zal immers eisen dat het schoolbestuur bewijst dat de zelf vastgestelde forfait ‘overeenstemt met de werkelijkheid’. Dat een forfait overeenstemt met de werkelijkheid is heel moeilijk te bewijzen.
Sommige werkgevers beperken het risico door een voorafgaande beslissing of ruling aan te vragen.
Voor schoolbesturen is het succes van een aanvraag van een voorafgaande beslissing over kosten eigen aan de werkgever onzeker: de sector van het niet hoger onderwijs is omvangrijk. De Dienst Voorafgaande Beslissingen zou kunnen beslissingen om de aanvraag van een individueel schoolbestuur af te keuren omdat het gros van de schoolbesturen geen aanvraag heeft ingediend en dus geen behoefte lijkt te hebben aan vergelijkbare forfaitaire vergoedingen.
De fiscus kan bovendien geval per geval apart beoordelen. Je kan je dus niet beroepen op ‘wat als gangbaar of redelijk’ kan worden beschouwd of op bedragen die de Dienst Voorafgaande Beslissingen al vaak heeft toegestaan. Het risico dat de fiscus de forfaitaire vergoedingen die je zelf hebt vastgesteld verwerpt, is groot. De fiscus zal de verworpen forfaitaire vergoedingen behandelen als vergoedingen niet overeenkomstig ernstige normen.
Kies je toch voor eigen, niet door de overheid vastgestelde, forfaitaire vergoedingen, zorg er dan voor dat je kan aantonen dat je de forfaitaire bedragen hebt vastgesteld op basis van ernstige normen.
Hou er ook rekening mee dat de kans bestaat dat wat door de fiscus wordt aanvaard als overeenkomstig ernstige normen door de RSZ kan worden verworpen of omgekeerd.
Kies je voor een zelf vastgestelde forfaitaire vergoeding voor het professioneel gebruik van de privésmartphone, dan moet je een onderscheid maken tussen:
De werkgever kan maximum één keer om de drie jaar tussenkomen in de aankoopprijs van de smartphone. Zo’n tussenkomst is alleen toegestaan als tegelijkertijd voldaan is aan de volgende twee voorwaarden:
De werkgever mag de tussenkomst alleen toekennen op basis van de aankoopfactuur die de werknemer aan de werkgever overhandigt. Op basis van de factuur kan de werkgever een deel van het factuurbedrag aan de werknemer terugbetalen. Het bedrag dat niet aan de werknemer wordt terugbetaald, bedraagt minstens 100 euro en bij dure toestellen best meer.
Ten overstaan van de fiscus moet je kunnen aantonen dat je het aandeel van de professionele gesprekskosten hebt onderzocht en kan verantwoorden. Alleen de professionele gesprekskosten kunnen vrij van RSZ en belastingen door de werkgever worden terugbetaald.
Voor de verantwoording kan je gebruik maken van een overzicht van de telefoongesprekken van de werknemer over een periode van bijvoorbeeld drie maanden waarbij is vermeld welke van die gesprekken professioneel waren en welke privé. Zorg er voor dat je over voldoende actuele overzichten beschikt.
Als je voor dit soort kostenvergoedingen kiest, beperk deze vergoedingen dan, bijvoorbeeld tot ten hoogste 10 euro per maand.
Kies hier liever niet voor. Het is immers meestal erg moeilijk om aan te tonen welk deel van het datagebruik gebeurt voor de beroepswerkzaamheid en welk deel voor de privésfeer. Het afsplitsen van het factuurbedrag dat betrekking heeft op professioneel datagebruik is dus niet evident.
Deze categorie van kosten eigen aan de werkgever raden we sterk af.
De fiscus kan deze vergoedingen kwalificeren als niet vrijgestelde bezoldigingen maar mogelijk zelfs als een winstuitkering. Wanneer deze vergoedingen worden gekwalificeerd als een winstuitkering, dan wordt de vzw onderworpen aan de vennootschapsbelasting en dan verliest de vzw het recht om met vrijwilligers te werken.
