Je moet geen fiche 281.50 bezorgen aan:

• verkrijgers van beroepsinkomsten als zij minder dan 250 euro (exclusief btw) hebben ontvangen in het voorbije kalenderjaar;
• de Belgische verkrijgers van bovenvermelde beroepsinkomsten die een btw-conforme factuur of een door de fiscus aanvaard vervangdocument hebben uitgereikt aan het schoolbestuur zelfs als zij meer dan 250 euro of de tegenwaarde van 250 euro hebben ontvangen in het voorbije kalenderjaar;
• buitenlandse verkrijgers van bovenvermelde beroepsinkomsten die gevestigd zijn binnen de Europese Economische ruimte als zij een btw-conforme factuur of een door de fiscus aanvaard vervangdocument hebben uitgereikt aan het schoolbestuur zelfs als ze meer dan 250 euro of de tegenwaarde daarvan hebben ontvangen in het voorbije kalenderjaar;
• particulieren;
• de ontvangers van bedragen die je al op een andere fiche vermeld hebt. Zo moet je geen fiche uitreiken voor:
  • Presentiegelden waarvoor je een fiche 281.30 hebt uitgereikt;
  • Auteursrechten, naburige rechten en wettelijke en verplichte licenties waarvoor je een fiche 281.45 hebt uitgereikt;
  • Prestaties in de deeleconomie waarvoor je een fiche 281.29 hebt uitgereikt.

Je moet een fiche 281.50 opmaken voor zelfstandigen, handelaars, industriëlen en vrije beroepers aan wie je kleine attenties, geschenken… hebt toegekend als het totale bedrag of de tegenwaarde ervan in het afgelopen kalenderjaar meer bedraagt dan 250 euro (exclusief btw). Het kan hier bijvoorbeeld gaan over attenties aan sprekers of gelegenheidsmedewerkers.

Bijvoorbeeld: het schoolbestuur geeft aan een spreker die zelfstandige of zelfstandige in bijberoep is tijdens een kalenderjaar 3 cadeaubonnen van elk 80 euro en een verplaatsingsvergoeding die hoger is dan 10 euro. Als de spreker geen btw-conforme facturen of door de fiscus aanvaarde vervangende documenten opstelt, moet je de verplaatsingsvergoeding en de waarde van de geschenken samentellen om uit te maken of de drempel van 250 euro overschreden is. Vermits dat dit in het voorbeeld het geval is, moet je een fiche 281.50 uitreiken.

Je moet geen fiscale fiche opstellen als de verkrijger van het geschenk een particulier is. Het moet alleen als hij/zij handelaar, industrieel, vrije beroeper of een andere soort zelfstandige is.

Onder ‘factuur of door de fiscus aanvaardbaar vervangdocument’ wordt verstaan:

• een factuur;
• een creditnota;
• een Belgische vereenvoudigde factuur;
• een Belgisch bijzonder stuk.

Voor facturen zonder btw die een passende vrijstellingsclausule bevatten omdat de factuur betrekking heeft op:

• van de btw vrijgestelde leveringen;
• leveringen waarvoor de btw wordt verlegd;
• leveringen door leveranciers die van de vrijstelling kleine ondernemingen genieten

Een vereenvoudigde factuur bevat minder verplichte gegevens dan een gewone factuur. Een vereenvoudigde factuur is toegelaten in bepaalde sectoren als het bedrag niet hoger is dan 100 euro exclusief btw of als de vereenvoudigde factuur betrekking heeft op een wijziging van een gewone factuur.

Een bijzonder stuk is het document dat wordt uitgereikt door leden van een btw-eenheid die aan mekaar factureren of aanrekenen.

Je stelt per ontvanger een fiscale fiche 281.50 op.

De FOD Financiën publiceert jaarlijks een model fiche 281.50 en een toelichting over de manier waarop je deze fiches moeten invullen.

Sinds dit jaar moeten er geen samenvattende opgaven 325.50 meer gemaakt worden.

Hieronder vind je een link naar een zip-bestand met de volgende tools:

• het document ‘Lees dit eerst’ met een handleiding;
• een Excelbestand waarin je de gegevens voor de fiches 281.50 kunt invullen;
• tools waarmee je het Excelbestand kunt omzetten naar een xml-bestand en vervolgens naar een BOW-bestand. Je kan dit BOW-bestand indienen bij Belcotax-on-Web.
• een Excelbestand en een Word-sjabloon waarmee je de individuele fiches kunt maken die je moet uitreiken aan de ontvangers van de vergoedingen.

Heb je problemen hebt met het gebruik van de conversieprogramma’s? Contacteer dan Philip Marchal (e-mail: philip.marchal@katholiekonderwijs.vlaanderen, telefoon: 02 507 06 18).

Een beschrijving vind je op de webpagina Hoe toegang krijgen tot Belcotax-on-web? | FOD Financiën (belgium.be) en in de brochure “Beschrijving van de rollen voor Belcotax-on-web”. Voor het verzenden, raadplegen en wijzigen van de fiche 281.50 heeft een medewerker rol 1 nodig