Wanneer een school of schoolbestuur laptops ter beschikking stelt aan personeelsleden, dan is het aangewezen dat de wederzijdse rechten en plichten daarover schriftelijk worden vastgelegd.
De algemene regel is dat de ter beschikking gestelde laptop in hoofdzaak of uitsluitend een werkmiddel is, bedoeld om de opdracht van het personeelslid beter en efficiënter te laten verlopen.
Wanneer de werkgever toelaat dat een personeelslid de laptop ook voor privédoeleinden gebruikt, dan beschouwt de fiscus die toelating als een fiscaal voordeel. Dat fiscaal voordeel wordt belast in de personenbelasting. De belasting wordt geheven op een forfaitair voordeel van alle aard dat wordt vermeld op de fiscale fiche 281.10 dat elk personeelslid jaarlijks ontvangt. Zie hiervoor punt 4.1 van de omzendbrief NO/2021/01 van 12/02/2021 (vlaanderen.be).
Wanneer het bestuursorgaan van het schoolbestuur geen privégebruik toelaat, dan wordt op de fiscale fiche van het personeelslid geen voordeel van alle aard vermeld en dan wordt het personeelslid niet belast op de ter beschikking gestelde laptop.
Scholen/schoolbesturen kunnen één van de volgende beleidskeuzes maken voor de laptops die ze ter beschikking stellen aan personeelsleden:
Het ligt niet voor de hand dat een school/schoolbestuur het privégebruik veralgemeend verplicht maakt voor alle personeelsleden die een laptop krijgen. Personeelsleden die daarnaast over een eigen toestel beschikken voor hun privégebruik worden dan onterecht belast in de personenbelasting.
Van het forfaitair voordeel van alle aard mag het bedrag dat het personeelslid aan de werkgever betaalt als vergoeding voor het privégebruik worden afgetrokken. Voor het personeelslid is dit meestal minder interessant dan het volledig forfaitair voordeel van alle aard via de fiscale fiche 281.10 in de personenbelasting te laten belasten. Het personeelslid betaalt dan uit zijn/haar nettoloon een brutobedrag. In de personenbelasting wordt het forfaitair voordeel van alle aard maar belast aan het marginaal tarief van de personenbelasting en dat tarief blijft altijd ruim onder de 100%. In schoolbesturen veroorzaakt de aanrekening en de opvolging van de betaling van dit soort vergoedingen extra administratieve last. Die administratieve last is groter in jaren waarin de overheid het bedrag van het forfaitair voordeel van alle aard wijzigt. Het is belangrijk dat daar rekening mee wordt gehouden bij de beoordeling van een aanrekeningssysteem.
Het is van belang dat het bestuursorgaan de beleidskeuze(s) van de vzw-werkgever of van de individuele scholen duidelijk schriftelijk vastlegt zodat het die beleidskeuze(s) kan bewijzen bij een fiscale controle. Als de fiscus zou oordelen dat de beleidskeuze(s) niet afdoende kan/kunnen worden bewezen, dan riskeren zowel het schoolbestuur als de personeelsleden die de ter beschikking gestelde laptop uitsluitend voor professionele doeleinden gebruiken een nabelasting + boete + verwijlintresten.
Voor personeelsleden die de laptop privé gebruiken kan het schoolbestuur kiezen om het voordeel van alle aard te laten opnemen op de fiscale fiche die AGODI uitreikt aan het gesubsidieerd personeel of hiervoor zelf een fiche 281.10 uitreiken aan de betrokken personeelsleden. Vermelding op de fiscale fiche die AGODI uitreikt, geniet de voorkeur omdat dit een correcte toepassing van de RSZ-bijdrage en de bedrijfsvoorheffing garandeert.
Een personeelslid dat toelating krijgt om de laptop privé te gebruiken ontleent aan die toelating geen recht op een krachtiger toestel of een toestel met meer geheugen. Wie vindt dat het toestel dat de werkgever ter beschikking stelt niet voldoet voor het gamen of voor de streamingdiensten of … in de privésfeer kan van de werkgever geen ander toestel eisen. Het personeelslid zal in dat geval toch zelf een beter geschikt toestel moeten aanschaffen. Hij kan dan wel in overleg met de werkgever overschakelen naar louter professioneel gebruik zodat er na de aanschaf van een privétoestel geen voordeel van alle aard meer in rekening wordt gebracht voor de laptop van de werkgever.
Personeelsleden die hun laptop ook voor privédoeleinden mogen gebruiken, verwerven daardoor geen administratorrechten. De personeelsleden met en zonder privégebruik worden op dit gebied op dezelfde manier behandeld.
Het al of niet toelaten van privégebruik heeft ook geen invloed op persoonlijke verplichtingen van gegevensbeveiliging. Alle personeelsleden moeten op dat gebied de regels naleven die het schoolbestuur/de school oplegt, ongeacht of ze de laptop ook voor privédoeleinden mogen gebruiken of alleen voor professionele doeleinden.
Het recht op privégebruik heeft niet tot gevolg dat het personeelslid kan vragen om software op de laptop te installeren die niet noodzakelijk is voor het uitvoeren van zijn opdracht, zelfs niet wanneer hij/zij die software zelf aankoopt.
Als een personeelslid extra software wil voor privédoeleinden, dan zal het personeelslid toch zelf een toestel moeten aanschaffen. Hij kan dan wel in overleg met de werkgever overschakelen naar louter professioneel gebruik zodat er na de aanschaf van een privétoestel geen voordeel van alle aard meer in rekening wordt gebracht voor de laptop van de werkgever.
Het recht op privégebruik heeft tot gevolg dat een personeelslid een persoonlijk e-mailadres kan aanmaken en daar in de privésfeer vrij gebruik van kan maken. Hij mag de laptop van de werkgever gebruiken om in zijn privétijd reizen te boeken, zijn bankzaken te beheren, filmpjes te bekijken, muziek te beluisteren, foto’s te bewaren, digitale documenten te maken en te bewaren, …
Wanneer dergelijk privégebruik zou worden vastgesteld op een laptop van een personeelslid die de laptop alleen voor beroepsdoeleinden mag gebruiken, dan is dat een vaststelling van een inbreuk op de afspraken over louter professioneel gebruik die in aanmerking komt voor sanctionering door de werkgever.
Anderzijds is een occasioneel kort privémailtje bijvoorbeeld naar andere gezinsleden waarbij gebruik wordt gemaakt van het e-mailadres dat het personeelslid heeft gekregen van zijn werkgever geen te sanctioneren inbreuk op de afspraken over louter professioneel gebruik.
Wie langdurig afwezig is/zal zijn, moet de laptop van de werkgever aan de werkgever terugbezorgen zodat de laptop gebruikt kan worden door vervangers. Voor toestellen waarop privégebruik toegelaten is, zullen daar wat extra afspraken over moeten worden gemaakt, men name voor de bewaarde privégegevens.
Bovendien zal er moeten worden op toegezien dat er geen voordeel van alle aard in rekening wordt gebracht tijdens de periode dat een personeelslid niet over een laptop met privégebruik kan beschikken.
Voor personeelsleden die de laptop van de werkgever uitsluitend voor professionele doeleinden gebruiken, wordt een amendement aan de arbeidsovereenkomst opgesteld dat door het personeelslid en de werkgever wordt ondertekend waarvan beiden een exemplaar ontvangen. Voor deze personeelsleden wordt er geen voordeel van alle aard op de fiscale fiche 281.10 vermeld.
Voor personeelsleden die de laptop van de werkgever ook voor privédoeleinden mogen gebruiken, wordt er een bruikleenovereenkomst opgesteld dat door het personeelslid en de werkgever wordt ondertekend waarvan beiden een exemplaar ontvangen. Voor deze personeelsleden wordt er een voordeel van alle aard op de fiscale fiche 281.10 vermeld.
Als er binnen de school/het schoolbestuur individuele afspraken worden gemaakt met de personeelsleden, dan moet de mogelijkheid worden voorzien dat geswitcht wordt: periodes van louter professioneel gebruik en periodes van toegelaten privégebruik moeten elkaar kunnen afwisselen.
De school/het schoolbestuur moet de ondertekende documenten gedurende minstens zeven jaar bijhouden met oog op een mogelijke fiscale controle.
Schoolbesturen zijn niet verplicht om de laptops die ze ter beschikking stellen aan personeel te verzekeren. Dit is echter wel aan te raden, zowel de personeelsleden als het schoolbestuur hebben hier belang bij.
In het kader van cao XII zijn middelen voorzien voor ICT-materiaal voor leerkrachten. Daarover heeft de Vlaamse Ministerraad op 26 november 2021 beslist.
In totaal wordt er 85 miljoen euro vrijgemaakt.
De middelen worden toegekend aan:
Er wordt 510 euro toegekend per personeelslid dat een onderwijsopdracht heeft uitgeoefend in de wervingsambten van het bestuurs- en onderwijzend personeel in schooljaar 2020-2021. De toekenning gebeurt aan de school waar de leerkracht zijn hoofddossier had in schooljaar 2020-2021.
Dit is een eenmalige toekenning. Wanneer extra middelen nodig zijn, nu of in de toekomst, dan moet het schoolbestuur daarvoor het werkingsbudget aanwenden.
Heeft een personeelslid in schooljaar 2020-2021 een onderwijsopdracht gehad in verschillende scholen? Dan zijn de volgende toekenningsregels van toepassing:
De middelen mogen worden gebruikt voor ICT-materiaal voor leerkrachten, het verder versterken van de ICT-apparatuur en van de ICT-infrastructuur op school.
Het schoolbestuur mag het ICT-materiaal kopen, huren of leasen. Het is ook mogelijk om een vergoeding te geven voor personeelsleden die hun privétoestel voor professionele doeleinden gebruiken.
Eén en hetzelfde personeelslid kan niet tegelijkertijd een vergoeding krijgen voor professioneel gebruik van een privétoestel en een toestel krijgen van de werkgever. Hieronder vind je hier meer informatie over.
Een schoolbestuur moet niet alle leerkrachten op hetzelfde moment van ICT-materiaal voorzien.
De middelen worden toegekend in december 2021.
Er is geen uiterste bestedingstermijn vooropgesteld. Vermoedelijk kunnen we hieruit afleiden dat de besteding niet moet en niet mag worden geregistreerd in de digitale applicatie van de besteding van de Digisprong-middelen. Daarover wordt nog uitsluitsel gevraagd aan Agodi.
Per personeelslid worden er maar aan één school middelen toegekend.
Alle scholen zijn verplicht om ervoor te zorgen dat elke leerkracht over het ICT-materiaal kan beschikken dat de leerkracht nodig heeft. Of de school daarvoor middelen heeft gekregen, is daarbij niet van belang.
Wanneer een leerkracht in meer dan één school les geeft, dan is het mogelijk dat de leerkracht van meer dan één school ICT-materiaal moet krijgen, bijvoorbeeld een laptop voor de opdracht in de ene school en een tablet of een ander type laptop voor de opdracht in de andere school.
Dit kan tot heel wat administratieve last leiden.
In de gevallen waarin een personeelslid meer dan één toestel krijgt, wordt er best op gelet dat het personeelslid op geen of op maximum één van de toestellen recht heeft op privégebruik. Als daar onvoldoende op wordt gelet, dan riskeert het personeelslid te worden bestraft met extra personenbelasting.
Er moet vooral worden opgepast als het personeelslid meer dan één laptop zou moeten gebruiken: het is niet mogelijk om een forfaitair fiscaal voordeel aan te geven voor twee of meer laptops. Een personeelslid dat recht heeft op privégebruik van meer dan één laptop valt uit de forfaitaire regeling van het voordeel van alle aard. Het is niet duidelijk hoe in dat geval een correcte aangifte kan gebeuren in de personenbelasting.
Het is wel mogelijk om het forfaitair fiscaal voordeel van een laptop te combineren met het forfaitair fiscaal voordeel van een tablet maar vermoedelijk zijn er weinig personeelsleden die bereid zijn om zich op meer dan één toestel te laten belasten voor privégebruik. Lees hierover meer in de omzendbrief NO/2021/01 van 12/02/2021 (vlaanderen.be) en hiervóór op deze webpagina.
Als een personeelslid bij meer dan één school recht heeft op ICT-materiaal, dan kunnen de scholen samen ook afspreken om het aantal toestellen tot het minimum te beperken en de zending naar Agodi of de zelf afgeleverde fiscale fiche 281.10 over het voordeel van alle aard op mekaar afstemmen.
Het is dan ook van belang dat het betrokken personeelslid zijn aanstellingen bij andere werkgevers en alle wijzigingen daaraan aan al zijn werkgevers meedeelt als hij/zij fiscale nadelen wil vermijden.
Personeelsleden met een vergoeding voor professioneel gebruik van een privétoestel
Een personeelslid dat al een vergoeding krijgt van een werkgever voor het professioneel gebruik van een privétoestel en dat door cao XII een toestel krijgt, moet die vergoeding laten stopzetten. Het is immers niet toegelaten om de vergoeding eigen aan de werkgever te combineren met het krijgen van een toestel van een werkgever.
Het maakt daarbij niet uit of het personeelslid recht heeft om het toestel dat hij van een werkgever krijgt wel of niet voor privédoeleinden mag gebruiken.
Wanneer de arbeidsovereenkomst waarvoor het personeelslid een toestel krijgt, eindigt, dan mag het personeelslid terug een vergoeding krijgen.
Ook hier zal het personeelslid alle wijzigingen aan zijn aanstellingen moeten meedelen aan al zijn werkgevers en zullen scholen en werkgevers onderling moeten afstemmen als ze willen vermijden dat personeelsleden met meer dan één aanstelling fiscaal nadeel ondervinden.
Elk personeelslid mag van één en slechts één werkgever een forfaitaire internetvergoeding krijgen. Sinds de cao XII wordt die forfaitaire internetvergoeding doorgaans door Agodi aan het personeelslid betaald. De scholen en schoolbesturen die in het verleden zelf een forfaitaire internetvergoeding toekenden, kunnen die toekenning stopzetten vanaf het moment dat de betaling door Agodi is gebeurd.
Een personeelslid mag de forfaitaire internetvergoeding combineren met ofwel:
Een personeelslid mag de forfaitaire internetvergoeding niet combineren met een terugbetaling van zijn werkelijke internetkosten door de werkgever. Als een personeelslid de factuur voor zijn internetaansluiting geheel of gedeeltelijk terugbetaald krijgt van zijn werkgever, dan mag dat personeelslid geen forfaitaire internetvergoeding krijgen van Agodi.
Vier antwoorden op vragen met extensie “UPDATE 3 december” op de webpagina Digisprong: veelgestelde vragen en antwoorden - directies en administraties (vlaanderen.be).
