Hoe kan een leerlingendossier eruitzien?
Een overzichtelijk dossier bevordert een passende begeleiding van de leerling. Door informatie voor alle leerlingen op een gelijkaardige manier te verzamelen kun je die informatie snel terugvinden.
Wat je in de brede basiszorg voor alle leerlingen doet, noteer je niet in het leerlingendossier. Die informatie is terug te vinden in andere documenten.
Over de schooljaren heen bouw je voor elke leerling progressief een dossier op dat alle relevante informatie van die leerling bevat. Welke informatie relevant is (of zou kunnen worden) is niet altijd eenvoudig in te schatten. Belangrijk is dat de informatie bijdraagt aan het verhogen van de kwaliteit van de begeleiding van de specifieke leerling.
Ook al wordt het dossier progressief opgebouwd, je blijft erover waken dat de opgenomen informatie nog relevant is. Oude informatie (info die ‘over datum’ is) schrap of archiveer je best. Zo blijft het dossier slank. Meer lezen bij ‘Het bijhouden van leerlingengegevens’.
Het leerlingendossier is vlot toegankelijk. Een elektronisch leerlingendossier kan hiertoe bijdragen. Bij het toekennen van de lees- en schrijfrechten kun je voor alle betrokkenen bepalen tot welke informatie hij of zij toegang heeft en hoe hij of zij informatie kan toevoegen. Meer lezen bij ‘Het doorgeven van gegevens uit het leerlingendossier’.
Hieronder geven we een aantal voorbeelden van rubrieken die deel kunnen uitmaken van een mappenstructuur. Deze opsomming is louter ter inspiratie en heeft niet de ambitie om als model te dienen of om volledig te zijn.
In deze rubriek som je de belangrijkste aandachtspunten voor een leerling op. Wat moet je echt van een leerling weten om die kwaliteitsvol te kunnen begeleiden?
Het is een hulpmiddel waarbij je in een oogopslag alle belangrijke info terugvindt. Daarmee vermijd je dat je het hele leerlingendossier moet doornemen voor je aan de slag kunt gaan. Daarom is het logisch dat deze rubriek vooraan in het dossier staat, ook al kun je hem pas invullen nadat je de andere rubrieken invulde.
Wanneer de brede basiszorg tegemoetkomt aan de opvoedings- en onderwijsbehoeften van een leerling, kan deze rubriek heel kort of zelfs leeg zijn.
Onder de administratieve gegevens kun je onder andere opnemen:
Relevante informatie over de familiale achtergrond van de leerling waaronder de samenstelling van het gezin. Zijn de ouders nog samenwonend? Indien niet, welke verblijfsregeling is dan van kracht? Is er sprake van een voogd, pleeg- of stiefouders? Voeren de ouders nog gezamenlijk het ouderlijk gezag uit? Of heeft één ouder het exclusief ouderlijk gezag? Het is ook mogelijk dat een rechter een ouder ontzet uit het ouderlijk gezag. In dat geval verliest de ouder het recht op informatie over zijn kind. Meer informatie hierover vind je in op de PRO.-pagina Ouderlijk gezag en echtscheiding.
Relevante gegevens over de socio-culturele achtergrond van de leerling. Deze komen vaak uit het intakegesprek. Meer informatie hierover vind je in de bouwsteen Onthaal en inschrijvingen van het Vademecum zorgbreed en kansenrijk onderwijs.
Bij een leerling met zorgnoden kan het nuttig zijn om het netwerk rond de leerling in kaart te brengen. Noteer dan beknopt wie er in het traject van deze leerling betrokken is. Denk bijvoorbeeld aan het CLB, een logopedist, kinesist, leerondersteuner, psycholoog ...
Vanuit een brede blik op evaluatie houd je gegevens bij over de totale ontwikkeling en de leerwinst van de leerling om zo de leerlingen systematisch op te volgen. Denk daarbij aan de leervaardigheden, -motivatie en -attitudes, maar ook aan observatiegegevens, resultaten op opdrachten, toetsen, examens en zo meer. Ook de resultaten van gestandaardiseerde en/of genormeerde proeven kunnen opgenomen worden. In de kleuterschool kan het gaan om de resultaten van de KOALA-test. In het lager onderwijs denken we bijvoorbeeld aan de resultaten van de LVS-testen, AVI-testen en andere gestandaardiseerde proeven. In het secundair onderwijs zijn er de resultaten van de taalscreening en andere gestandaardiseerde proeven.
Als school maak je afspraken over welke evaluatiegegevens je al dan niet opneemt in het leerlingendossier.
Onder deze rubriek kun je over volgende items, indien van toepassing, informatie kwijt:
Waar relevant kun je een link leggen met het deel ‘plannen’.
Gegevens over medische aspecten in zoverre ze relevant zijn voor het functioneren van de leerling op school.
Vroegere studies en studiebekrachtigingen en informatie over het studiekeuzeproces van de leerling. Meer lezen in de bouwsteen Onderwijsloopbaan in het Vademecum zorgbreed en kansenrijk onderwijs.
Vanaf de fase van verhoogde zorg is het belangrijk dat schoolteams handelingsplanmatig werken. Concrete ‘plannen’ helpen om deze handelingsplanmatige werking te registreren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het zorgplan (bao), begeleidingsplan (so), individueel plan voor anderstalige nieuwkomer …
