Wat is het wettelijk kader voor het bijhouden van leerlingengegevens?
Het leerlingendossier draagt bij tot het voeren van een beleid op leerlingenbegeleiding. Voor het verwerken van leerlingengegevens in dat dossier baseren we ons op:
Het is van belang dat je, binnen de lijnen van deze regelgeving, een beleid uittekent over de manier waarop je omgaat met leerlingengegevens.
In functie van een transparante werking informeer je de ouders en de leerlingen via het schoolreglement over welke persoonsgegevens je verzamelt en voor welke doeleinden je dat doet. Uiteraard is ook het lerarenteam op de hoogte.
Als school mag je informatie bijhouden wanneer de wet dat toelaat. Het gaat over privacygevoelige informatie. Concreet gaat het dan over administratieve gegevens (zoals een adres om contact te kunnen nemen, een rijksregisternummer om de leerplicht te controleren …) en gegevens die te maken hebben met de begeleiding van de leerling (zoals specifieke onderwijsbehoeften van een leerling, leer- of ontwikkelingsstoornissen …).
Je stelt je daarbij drie opeenvolgende vragen:
Waarom willen we bepaalde gegevens verwerken? Het doel bestaat erin de leerling goed te begeleiden. Een telefoonnummer van de ouders zal bijvoorbeeld nuttig zijn als er iets gebeurt met de leerling, maar de seksuele geaardheid van de leerling is voor de school meestal niet van belang.
Welke minimale persoonsgegevens hebben we daarvoor nodig? Voor sommige leerlingen zal je een beperkt aantal gegevens bijhouden, voor andere leerlingen zul je meer gegevens bijhouden.
Welke rechtmatigheid hebben we hiervoor? Er zijn verschillende mogelijkheden:
toestemming gekregen om gegevens waar geen wettelijke basis voor is bij te houden en te verwerken.
Volgende gegevens dien je te bewaren volgens de regelgeving:
Hier gaat het om het verstrekken van kwaliteitsvol onderwijs/leerlingenbegeleiding. De gegevens die je daarvoor nodig hebt, mag je bewaren.
De toestemming geeft scholen geen vrijbrief om gelijk welke gegevens op te vragen. De opgevraagde gegevens moeten altijd relevant zijn voor het doel dat je nastreeft. De ouders/leerling kunnen hun toestemming altijd terug intrekken.
Vanuit praktisch en pedagogisch oogpunt adviseert Katholiek Onderwijs Vlaanderen om van elke leerling een leerlingendossier bij te houden. Overzichtelijkheid en beknoptheid zijn daarbij belangrijke uitgangspunten.
Voor veel persoonsgegevens is wettelijk bepaald hoe lang je ze moet bijhouden. Meer lezen?
Voor alle andere persoonsgegevens vallen we terug op de privacywetgeving, die stelt dat de info “niet langer dan noodzakelijk” mag worden bewaard. Daarom is het beter de gegevens te verwijderen van zodra het doel waarvoor je ze verwerkte, is bereikt. Dat betekent niet dat je gegevens onmiddellijk moet verwijderen nadat de leerling de school verlaten heeft. Maak als school afspraken over bewaartermijnen.
Het is nuttig om in een bufferperiode te voorzien. We adviseren een periode van maximaal één schooljaar nadat de leerling de school verlaten heeft. Maar soms kan het sneller. Als een leerling een diploma of getuigschrift behaalde zullen ouders geen beroep aantekenen. In dat geval kun je het dossier bijvoorbeeld al na zes maanden wissen. Je hebt dat dossier immers niet meer nodig.
Als je het dossier niet meer nodig hebt, moet je het vernietigen. Een digitaal dossier wis je uit je systeem, een analoog dossier laat je veilig vernietigen.
In het leerlingendossier noteer je de informatie zo objectief mogelijk en met respect voor alle betrokkenen. Denk eraan dat alles wat je noteert kan ingezien worden door de leerling en de ouders.
Je zorgt ervoor dat de gegevens correct zijn en up-to-date blijven. Indien er onjuiste gegevens in het leerlingendossier staan moet een school deze verbeteren zonder een kost aan te rekenen. Het recht op verbetering is er altijd als het gaat om objectieve gegevens. Subjectieve gegevens kunnen de ouders betwisten. In dat geval moet je het gegeven niet verwijderen. Je kunt ‘in de kantlijn’ vermelden dat de leerling en/of de ouders het gegeven betwisten.
Naast het recht op informatie beschikken de leerling en zijn ouders ook over een recht op inzage in het leerlingendossier. Daarom beschouwt een school het leerlingendossier best niet als haar ‘bezit’, hoewel het op school tot stand komt.
Het recht van inzage houdt in dat de leerling en zijn ouders kennis kunnen nemen van de gegevens die je over de leerling bijhoudt. De leerling en zijn ouders hebben daarbij ook recht op toelichting.
Ouders hebben, indien ze daarnaar vragen, recht op een kopie van de leerlingengegevens. Ze dienen deze kopie persoonlijk en vertrouwelijk te behandelen en mogen die niet verspreiden of publiek maken. De kopie mag enkel gebruikt worden in functie van de onderwijsloopbaan van de leerling. De eerste kopie verstrek je zonder een kost aan te rekenen.
De school kan de inzage, de toelichting of de kopie van de gegevens niet weigeren, tenzij de documenten de privacy van andere betrokkenen zou schaden.
