Welke gegevens uit het leerlingendossier kun je doorgeven?
Het Decreet Basisonderwijs, de Codex Secundair Onderwijs, het Decreet leerlingenbegeleiding en het Decreet Leersteun voorzien dat ouders, school, CLB, leersteuncentra en andere partners verbindend samenwerken. Bijgevolg zullen ze dus relevante informatie met elkaar moeten uitwisselen. Daarbij houdt een school altijd rekening met de GDPR-regelgeving.
Binnen de lijnen van het regelgevend kader voert een school een beleid rond de toegang tot leerlingendossiers. Als school maak je keuzes over het toekennen van lees- en schrijfrechten. Zo weet elke betrokkene tot welke (onderdelen van het) leerlingendossier hij toegang heeft en waar hij zelf informatie kan toevoegen.
Hoewel elke collega geïnformeerd moet zijn over hoe correct te handelen met een leerling, hoef je vertrouwelijke informatie (denk aan persoonlijke zaken in een complexe gezinssituatie) niet altijd te delen met het hele lerarenteam. Soms zal enkel de directie, leerlingbegeleider of zorgcoördinator op de hoogte zijn. We raden aan om afspraken te maken over volgende richtvragen en deze afspraken duidelijk te communiceren naar het schoolteam. Je kunt dat bijvoorbeeld doen via het schoolwerkplan:
Personeelsleden van de school - hieronder valt ook het paramedisch personeel van een school voor buitengewoon onderwijs - zijn drager van het ambtsgeheim. Zij hebben discretieplicht. Dit vereist dat zij discreet en zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke gegevens. De leden van het schoolteam houden bijgevolg vertrouwelijke informatie binnen de muren van de school. Zij moeten wel informatie uitwisselen met de directeur. De directeur beslist met wie informatie nog gedeeld wordt om de leerling optimaal op te volgen en te begeleiden.
Wanneer het gaat om verontrustende informatie, heeft het personeelslid meldingsplicht ten aanzien van de directeur. Na een melding kan het CLB eventueel overnemen. Een leraar kan zo geen schuldig verzuim verweten worden.
Voor meer informatie verwijzen we naar onze mededelingen:
De regelgeving voorziet dat CLB en scholen relevante informatie met elkaar uitwisselen. Via de samenwerkingsafspraken concretiseren school en CLB hoe ze dit zullen doen. De school bezorgt relevante informatie aan de CLB-medewerker opdat deze ten volle betrokken kan worden bij de begeleiding van de betreffende leerling. In functie van de begeleiding van de leerling kan de school leesrechten voor een specifiek dossier toekennen aan de CLB-medewerker. Voorafgaandelijk overleg met de bekwame leerling of ouder is aangewezen.
CLB-medewerkers zijn drager van het beroepsgeheim. Zij hebben zwijgplicht over de informatie die de leerling hen toevertrouwt. De CLB-medewerker mag niet zomaar vertrouwelijke informatie uitwisselen met de school. Vrij CLB Netwerk raadt zijn medewerkers aan om niet in te gaan op verzoeken om rechtstreeks informatie in het leerlingendossier op school te noteren.
Het kan uiteraard niet de bedoeling zijn dat het beroepsgeheim het begeleiden van leerlingen hindert. Mits toestemming van de ouders of de bekwame leerling kan het CLB relevante informatie uitwisselen met de school. Zonder instemming kan de informatie in principe niet doorgegeven worden aan de school. Indien deze informatie echter noodzakelijk is voor de leraren om hun taak naar behoren te vervullen, kan de CLB-medewerker in het belang van de leerling toch een handelingsgerichte vertaling van deze informatie doorgeven. Het gaat in dat geval om concrete aanwijzingen waar de leraren rekening mee kunnen houden.
De regelgeving voorziet dat leersteuncentra en scholen gegevens met elkaar uitwisselen over de ondersteuningsbehoeften van de leerling en de leersteun die aan de leerling geboden wordt. Als school kun je daartoe voor een specifiek dossier leesrecht geven aan de leerondersteuner en bij uitbreiding in onderlinge samenspraak schrijfrechten. De school blijft penhouder in het leerlingendossier.
De inzage of toegang tot het leerlingendossier door een stagiair moet duidelijk kaderen binnen een observatie- of concrete stageopdracht. De inzage of toegang dient ook proportioneel te zijn.
Verdere toelichting vind je op onze PRO.-pagina terug.
Informatie uitwisselen met derden, andere dan CLB en leersteuncentra, kan niet zomaar. Als de school en het CLB/leersteuncentrum onvoldoende ondersteuning kunnen bieden aan een leerling, dan zal het CLB vanuit zijn draaischijffunctie de leerling doorverwijzen naar een meer specifieke vorm van (jeugd)hulpverlening. Wanneer deze stap aangewezen lijkt, gebeurt het doorgeven van gegevens aan deze externe partners altijd in samenspraak met de leerling en zijn ouders. Als school leg je aan hen uit waarom bepaalde informatie-uitwisseling de begeleiding kan optimaliseren. Als de leerling en de ouders hier niet mee akkoord gaan, dan moet een school dit respecteren.
Enkel als een leerling in ‘ernstig gevaar’ verkeert, is er een uitzondering op deze regel. Er bestaat immers een strafrechtelijke verplichting om hulp te bieden aan iemand die in ernstig gevaar verkeert. In dat geval mag je wel relevante informatie uitwisselen. Meer informatie hierover lees je in de mededeling "Enkele deontologische en juridische aspecten van leerlingenbegeleiding in het gewoon secundair onderwijs (MLER_066).
Uitzonderlijk kan de school geconfronteerd worden met vragen van de politie over leerlingen. Welke informatie een school al dan niet kan verstrekken, vind je hier.
Bij schoolverandering draagt de oude school de leerlingengegevens over aan de nieuwe school. De overdracht gebeurt enkel in het belang van de betrokken leerling. De gegevens mogen alleen betrekking hebben op de leerlingspecifieke onderwijsloopbaan. Gegevens die gaan over de schending van leefregels door een leerling zijn nooit tussen scholen overdraagbaar. De regelgeving beoogt hiermee een continuering van zorg en tegelijkertijd een nieuwe eerlijke kans voor de leerling. Bij de overgang van het basisonderwijs naar het secundair onderwijs maken scholen vaak gebruik van een baso-fiche. Meer informatie hierover vind je in de mededeling "Continuering van zorg van basis- naar secundair onderwijs" (MLER_037).
Ouders kunnen zich verzetten tegen de overdracht van de gegevens voor zover de regelgeving de overdracht niet verplicht stelt. Je kunt de modaliteiten van dit verzet vormgeven in je schoolreglement. Zo bepaalt Katholiek Onderwijs Vlaanderen in haar model van schoolreglement dat ouders zich schriftelijk tegen de overdracht kunnen verzetten en dit binnen de tien kalenderdagen na de inschrijving in een andere school. Bijgevolg wacht je dan als school minstens tien kalenderdagen met het doorgeven van leerlingengegevens aan de nieuwe school. Uiteraard kan een school de gegevens vroeger doorgeven als ouders daarmee akkoord gaan.
Een school is verplicht om aan de nieuwe school te melden dat een leerling een GC-verslag, een IAC-verslag of een OV4-verslag heeft. De nieuwe school kan deze verslagen raadplegen via IRIS-CLB online. In geval van een IAC-verslag en een OV4-verslag geeft de school ook een kopie aan de nieuwe school.
Andere gegevens die niet uitsluitend betrekking hebben op de leerlingspecifieke onderwijsloopbaan worden enkel overgedragen aan de nieuwe school mits uitdrukkelijke toestemming van de ouders.
Bij een schoolverandering van een niet-Vlaamse school naar een Vlaamse school en vice versa kan de oude school geen gegevens doorgeven aan de nieuwe school. Het doorgeven of opvragen van gegevens kan in deze situatie enkel met toestemming van de ouders.
