Je moet ervoor zorgen dat de vzw's die betrokken zijn juridisch voorbereid zijn op een fusie, welke van de vier fusieprocedures je als bestuur ook kiest. De inbrengende vzw moet immers wettelijk in staat zijn om in te brengen. De verkrijgende vzw – hetzij een nieuw opgerichte vzw of een bestaande vzw – moet dan weer wettelijk in staat zijn om te verkrijgen.
De overdracht vanuit de inbrengende vzw moet steeds in overeenstemming zijn met het doel van de inbrengende vzw. Als dat niet het geval is, moet je zo nodig het doel van de vzw aanpassen. Dat doe je via een statutenwijziging. Dat is, wat de inbrengende vzw betreft, de belangrijkste voorbereiding.
Als de besturen ervoor kiezen om een nieuwe vzw op te richten, dan moet deze effectief bestaan op het moment dat de fusie of overdracht gebeurt. Concreet moet je dus de nieuwe vzw officieel oprichten.
Besturen kunnen er ook voor kiezen om in te kantelen in of over te dragen naar een bestaande vzw. In dat geval kan een statutenwijziging bij de verkrijgende vzw noodzakelijk zijn om de verkrijging wettelijk mogelijk te maken. Het zou bijvoorbeeld kunnen dat het doel van de vzw moet worden aangepast.
Het is ook belangrijk om op voorhand af te spreken of en hoe de verkrijgende vzw de leden van de inbrengende vzw('s) zal overnemen. Dat ligt namelijk niet wettelijk vast. De verkrijgende vzw moet ook in haar statuten nakijken of het bestuursorgaan bevoegd is om de nieuwe leden te aanvaarden, dan wel of dit moet gebeuren door de algemene vergadering.
Tot slot moet de samenstelling van het bestuursorgaan bekeken worden. Ook deze wijzigt meestal in geval van inkanteling. Je kunt ervoor kiezen om in deze fase de nieuwe bestuurders al te benoemen om de inbreng of fusie te aanvaarden. Je kunt er ook voor kiezen om de nieuwe bestuurders pas te benoemen na de inwerkingtreding van de fusie.
Elke wijziging aan je statuten (doel, naamswijziging enzovoort) en elke bestuurderswijziging moet je officieel bekendmaken. Dat doe je door deze wijzigingen neer te leggen bij de griffie van de ondernemingsrechtbank. De griffie neemt dan automatisch contact op met het Belgisch Staatsblad zodat de wijzigingen ook worden gepubliceerd in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad. Het spreekt dan ook voor zich dat al die wijzigingen effectief gepubliceerd moeten zijn alvorens de fusie of overdracht kan gebeuren.
Eenmaal de algemene vergadering een beslissing heeft goedgekeurd, moet een uittreksel van de notulen van de algemene vergadering binnen de dertig dagen neerleggen bij de griffie van de ondernemingsrechtbank.
Voor een statutenwijziging bevat dit uittreksel in ieder geval de integrale tekst van de nieuwe, bijgewerkte statuten of somt het de wijzigingen aan de statuten duidelijk op. Voor bestuurderswijzigingen moet dit uittreksel minstens de passage bevatten met de relevante beslissing(en) over de mandaten van de bestuurders. Dit uittreksel moet ondertekend zijn een bestuurder of iemand anders die de vzw mag verbinden.
Voor een statutenwijziging moet je ook nog een kopie van de nieuwe, bijgewerkte statuten neerleggen bij de griffie van de ondernemingsrechtbank. Dit document moet ondertekend zijn en moet volgende vermeldingen bevatten:
De griffie van de ondernemingsrechtbank houdt alle neergelegde documenten bij in een verenigingsdossier dat iedereen ter plaatse kan consulteren.
Elke statutenwijziging en bestuurderswijziging moet officieel worden bekendgemaakt. Daarom dien je de statutenwijziging te laten publiceren in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad.
Die publicatie gebeurt aan de hand van officiële formulieren die je bezorgt aan de griffie van de ondernemingsrechtbank. De griffie doet vervolgens het nodige zodat de oprichtingsakte binnen de tien dagen na de neerlegging wordt gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad.
Om beslissingen te laten publiceren moet je Formulier I invullen, zowel Luik A als Luik B. Luik C hoef je niet in te vullen. Dit formulier druk je tweemaal af en onderaan Luik C vul je de naam en hoedanigheid in van de persoon die het formulier heeft ingevuld, samen met diens handtekening. Die naam en hoedanigheid vul je ook in onderaan Luik B. Daar mag je echter geen handtekening plaatsen! Die hoort thuis op de achterkant van Luik B, waar je ook nogmaals de naam van de ondertekenaar vermeldt. Vergeet dus niet dat je het formulier niet recto-verso mag laten afdrukken, anders is het onmogelijk om op de achterkant van Luik B te schrijven of ondertekenen.
Voor een bestuurderswijziging moet je ook Formulier II invullen. In Luik A van dat formulier vul je alleen het ondernemingsnummer en de huidige naam van je vzw in. In Luik C vul je dan uiteindelijk de gegevens in van de bestuurders die zijn (her)benoemd of wiens mandaat is beëindigd. Concreet gaat het dan over:
Tot slot moet je de bekendmakingskosten vooraf betalen. Dat gebeurt via overschrijving op rekening van het Belgisch Staatsblad. De exacte bedragen en het rekeningnummer vind je terug op de website van de FOD Justitie.
Via deze checklist kan je eenvoudig nagaan welke documenten je allemaal nodig hebt om een statutenwijziging neer te leggen. Voor wijzigingen aan de samenstelling van het bestuursorgaan hanteer je dan weer deze checklist.
Als besturen ervoor kiezen om vzw's te laten fuseren, dan moeten zij samen beslissen welke vzw zij willen behouden. Verschillende elementen kunnen meespelen in die keuze: de omvang van het vastgoed, de grootte van de vzw, de aanwezigheid van vervuilde gronden... Om de besturen te ondersteunen in hun keuze hebben wij de verschillende mogelijke factoren gebundeld in de nota BOS & keuze van vzw.
