Om een fusie tussen twee (of meer) vzw's tot stand te brengen, moet je ook juridisch het nodige doen. Je hebt de keuze tussen vier juridische procedures. Om welke procedures gaat het dan? Met welke aandachtspunten moet je rekening houden bij de keuze voor de ene of de andere procedure? Op welk moment kunnen besturen fuseren? En welke kosten brengt een fusie met zich mee?
Als je twee (of meer) vzw's wil fuseren, heb je de keuze tussen vier juridische procedures. Het gaat dan om:
Ten eerste kan je kiezen voor een fusie als gevolg van ontbinding zonder vereffening. Deze fusieprocedure laat vzw’s toe om zich te ontbinden en hun gehele vermogen in te brengen in één of meer rechtspersonen die hun belangeloos doel willen verderzetten.
Deze vorm van fusie is wettelijk geregeld en brengt minder risico’s met zich mee dan een fusie ingevolge vrijwillige ontbinding en vereffening.
Er moet geen vereffenaar worden aangesteld, maar de procedure vereist wel de tussenkomst van een commissaris, bedrijfsrevisor of externe accountant. Het legt dus minder druk op de deskundigheid van de bestuurders, die de analyse van het vermogen van de vzw aan een professional kunnen overlaten.
Bij deze formule gaan alle activa en passiva automatisch over naar de ontvangende vzw. Na de publicatie van de overdracht in het Belgisch Staatsblad, is deze juridisch afdwingbaar aan derden. Schuldeisers hoeven dus niet te vrezen voor rechtsonzekerheid. Zij zijn immers zeker dat de nieuwe vzw de schuldvorderingen overneemt.
De ontbonden vereniging houdt van rechtswege op te bestaan. Er is geen vereffening meer nodig.
Het is een vrij snelle procedure, omdat er geen wettelijke termijnen zijn waarmee rekening moet worden gehouden. Dit is bij de inbreng om niet van een algemeenheid of bedrijfstak wel het geval.
De fusie door ontbinding zonder vereffening brengt wel een aantal wettelijk opgelegde formaliteiten met zich mee en vereist altijd een eenmalige tussenkomst van een notaris, zelfs als er geen onroerende goederen worden overgedragen.
De procedure "fusie ingevolge ontbinding zonder vereffening" is specifiek gericht op fusies van verenigingen en is zeer transparant. Zij brengt wel een aantal formaliteiten met zich mee, maar die zijn beperkter dan bij de fusieprocedure door inbreng om niet van een algemeenheid of bedrijfstak. Als je als vzw je activiteiten wil stopzetten en je hele vermogen wil overdragen aan een rechtspersoon die hetzelfde belangeloos doel verderzet, raden wij deze procedure aan.
Fusie door inbreng om niet van een algemeenheid of van een bedrijfstak
Ten tweede kan je kiezen voor een fusie door inbreng om niet van een algemeenheid of van een bedrijfstak. Wanneer een vzw haar ganse vermogen overdraagt, spreken we over een inbreng om niet van een algemeenheid. Wanneer een schoolbestuur een welomlijnd en zelfstandig functionerend gedeelte overdraagt, spreken we over een inbreng om niet van een bedrijfstak.
Een fusie door inbreng om niet van een algemeenheid of van een bedrijfstak brengt minder risico's en onzekerheden met zich mee dan een fusie ingevolge vrijwillige ontbinding en vereffening.
Bij een fusie door inbreng om niet gaan alle (in geval van een algemeenheid) of een deel van de (in geval van een bedrijfstak) activa en passiva automatisch over naar de ontvangende vzw. Na de publicatie van de overdracht in het Belgisch Staatsblad is deze overdracht tegenstelbaar aan derden.
Schuldeisers hoeven niet te vrezen voor rechtsonzekerheid. Zij zijn immers zeker dat de nieuwe vzw de schuldvorderingen overneemt.
Er is geen ontbinding van rechtswege van de overdragende vzw’s. Deze zullen nog moeten beslissen om te ontbinden en de besturen van de overdragende vzw’s moeten wel nog steeds een beroep doen op een vereffenaar om de vzw te vereffenen, zodat ze kan ophouden te bestaan.
Een fusie door inbreng om niet brengt wel een aantal wettelijk opgelegde formaliteiten met zich mee. Zo vereist deze procedure de tussenkomst van een notaris en moet er een strikt wettelijk opgelegde timing gevolgd worden.
Als slecht een gedeelte van een vzw over te dragen en men kiest voor een inbreng van een bedrijfstak heeft deze procedure als voordeel dat de bedrijfstak duidelijk afgelijnd wordt. De notariële akte vermeldt duidelijk wat er tot de bedrijfstak behoort. Alles wat niet wordt opgenomen, blijft achter in de vzw. Zo kan bijvoorbeeld het eigendomsrecht op de schoolgebouwen achterblijven in de inbrengende vzw.
Wij raden aan om deze procedures te gebruiken wanneer je (a) als vzw toch wil blijven voortbestaan na overdracht van al je activa en passiva, maar dan hoogstwaarschijnlijk met een ander doel of (b) als je een bedrijfstak zou willen overdragen. Als je niet wil blijven bestaan en je wil je gehele vermogen overdragen naar één of meerdere andere rechtspersonen, dan raden wij aan om gebruik te maken van de procedure "fusie ingevolge ontbinding zonder vereffening".
De fusie ut singuli bestaat erin dat een bestuur activa en/of passiva overdraagt naar een andere vzw via een overeenkomst of contract. De overdragende vzw wordt niet ontbonden en je hoeft ook geen specifieke procedure te volgen.
De fusie ut singuli is de meest eenvoudige. Je moet geen specifieke vzw-rechtelijke procedureregels volgen. Je volgt enkel de gewone privaatrechtelijke regels rond de overdracht van contracten en andere vermogensbestanddelen.
Als het bestuur geen onroerende goederen of zakelijke rechten overdraagt, is het bij deze procedure niet nodig om een notaris in te schakelen. Besturen kunnen nadien dan ook niet terugvallen op een notariële akte, wat een eventueel risico zou kunnen inhouden. Notariële aktes worden steevast overgeschreven op het Kantoor Rechtszekerheid en/of gepubliceerd gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad en hebben daarom een sterke bewijskracht.
Als je als vzw alleen de onderwijsbevoegdheid (inclusief het werkgeverschap) van één van je scholen wenst over te dragen naar een andere vzw-schoolbestuur, dan is de procedure "fusie ut singuli" zeker een mogelijke piste. Uiteraard blijft het belangrijk om alles contractueel goed vast te leggen.
Wanneer een vzw na haar ontbinding, haar vermogen nalaat aan een andere vzw, dan is een (soort van) fusie tot stand gekomen. Deze vorm van fusie is gebaseerd op de regels van ontbinding en vereffening.
Deze vorm van fusie vraagt een zekere deskundigheid. Het bestuursorgaan en de vereffenaar(s) moeten in staat zijn om het vermogen van de vzw grondig te analyseren.
De taak van vereffenaar is niet zonder risico. De vereffenaars zijn namelijk zowel tegenover derden als tegenover de leden van de vzw, verantwoordelijk voor de vervulling van hun taak én aansprakelijk voor de tekortkomingen in het bestuur. De rechtsvorderingen die tegen hen ingesteld kunnen worden, verjaren pas na vijf jaar.
Bovendien leidt deze vorm van fusie tot rechtsonzekerheid voor schuldeisers. Hun rechten worden niet echt gewaarborgd. Strikt genomen moeten zij bij de ontbinding en overdracht akkoord gaan met de overdracht van hun schuldvordering. De activa en passiva gaan namelijk niet automatisch over.
Er is ook geen algemene tegenwerpelijkheid voorzien. Dat wil zeggen dat er geen bedenkingen of bezwaren geformuleerd kunnen worden. Dit heeft als gevolg dat de transparantie over deze fusieprocedure naar de buitenwereld toe zeer beperkt is.
Deze procedure vereist geen tussenkomst van de notaris, tenzij onroerende goederen of zakelijke rechten daarop wordten overgedragen. Dan gebeurt de overdracht van het netto actief wel bij notariële akte. Voor de overige stappen zoals beslissing tot ontbinding, aanstelling van de vereffenaar, beslissing over toekomstige bestemming van het netto actief en afsluiting van de vereffening is geen notariële akte vereist.
De ontbinding gevolgd door een vereffening is een procedure voor verenigingen die hun activiteiten volledig willen stopzetten. Daarom wordt het ook vaak benoemd als een procedure in discontinuïteit. De algemene vergadering neemt de beslissing om zich te ontbinden. Daarna gaat een vereffenaar aan de slag om eventuele schulden te voldoen en het netto actief over te dragen aan een andere vereniging.
Wegens die geest van de discontinuïteit, de strikte regels rond vereffening en de rechtsonzekerheid die deze procedure met zich meebrengt raden wij af om deze procedure nog als fusieprocedure te gebruiken. Wij zouden deze procedure alleen adviseren als je je activiteiten volledig wil stop zetten of voor heel kleinschalige vzw’s zonder onroerende goederen of zakelijke rechten die niet willen betalen om een notariële akte te laten opstellen.
Als je je activiteiten niet wil stop zetten en je activa en passiva wil overdragen, kun je beter met de procedure "fusie ingevolge ontbinding zonder vereffening" werken.
Vzw's die hun activiteiten samen met hun volledige vermogen, activa én passiva, willen overdragen, zijn waarschijnlijk het meest gebaat met de procedure "fusie ingevolge ontbinding zonder vereffening". Zowel voor kleine als voor grote vzw's met veel schuldeisers en/of patrimonium is deze procedure geschikt. De overdracht van het volledige vermogen gebeurt dan automatisch. De vzw is nadien van rechtswege stopgezet zonder dat je nog een vereffenaar moet inschakelen. Schuldeisers hoeven niet te vrezen voor rechtsonzekerheid. De betrokken vzw's moeten wel een aantal wettelijke formaliteiten vervullen en een beroep doen op een commissaris, bedrijfsrevisor of accountant, maar er zijn geen wachttermijnen en het geheel is transparant en beheersbaar.
Vzw’s die na overdracht van hun gans vermogen wel nog willen voortbestaan of enkel een afgelijnd gedeelte van hun activiteiten willen overdragen, kunnen gebruik maken van de procedures "fusie inbreng om niet van een algemeenheid of van een bedrijfstak’. De overdracht van alle activa en passiva gaat ook hier automatisch en schuldeisers moeten niet vrezen voor rechtsonzekerheid. De procedures zijn wel vrij formeel met strikt te respecteren termijnen. Als men nadien toch zijn activiteiten wil stopzetten, zal men nog eens aparte moeten ontbinden en vereffenen.
Vzw’s die bijvoorbeeld alleen de onderwijsbevoegdheid van één of meerdere scholen wensen over te dragen, zijn waarschijnlijk meer gebaat bij een overdracht ut singuli, de meest eenvoudige procedure. De besturen kunnen deze grotendeels ook zelf in de hand houden. Zij moeten geen notaris inschakelen, tenzij er uiteraard een zakelijk recht wordt overgedragen. Van zodra een zakelijk recht wordt overgedragen, raden we aan om met een andere procedure te werken.
In principe kunnen besturen fuseren op om het even welke datum. Veel besturen kiezen voor een fusie op 1 januari of op 1 september.
Sommige besturen denken onterecht dat een fusie alleen mogelijk is op 1 september. Zij baseren zich hiervoor op wat er in een aantal wetteksten staat: 'de overheveling van een school naar een ander schoolbestuur heeft ten aanzien van het Vlaams Ministerie van Onderwijs en Vorming pas uitwerking op 1 september' (zie bijvoorbeeld art. 107, lid 2 Decreet Basisonderwijs of art. 11 Codex Secundair Onderwijs).
Heel concreet betekent dit dat het ministerie de schoolbesturen vrij laat om het moment van fusie te bepalen, maar dat het ministerie de fusie zelf pas verwerkt op 1 september. Juridisch gezien treedt de verkrijgende vzw vanaf de ingangsdatum van de fusie in de plaats van de inbrengende vzw. Vanaf dat moment neemt de nieuwe vzw alle rechten en plichten over van de inbrengende vzw, ook al verwerkt het Ministerie van Onderwijs en Vorming de fusie pas op 1 september. Zo is de nieuwe vzw vanaf die datum ook de werkgever van de personeelsleden van de inbrengende vzw.
Wanneer besturen 1 september kiezen als fusiedatum, dan is dat vaak omdat deze datum samenvalt met het begin van een nieuw schooljaar. Op het vlak van personeel ligt deze datum iets moeilijker. Het nieuwe bestuur zal immers onmiddellijk rekening moeten houden met zijn nieuwe samenstelling. We denken dan vooral aan de verdeling van de betrekkingen en meer concreet aan de voorafgaande maatregelen in het kader van reaffectatie. Een bestuur dat op 1 januari fuseert, wordt daar niet onmiddellijk mee geconfronteerd.
Wanneer besturen voor 1 januari kiezen als fusiedatum, dan valt deze samen met de ingangsdatum voor de vaste benoeming. Dit is geen probleem. In geval van fusie op 1 januari zullen de personeelsleden immers voor vaste benoeming kandideren bij hun 'oude werkgever'. Het nieuwe bestuur of de nieuwe werkgever zal deze kandidatuur dan overnemen. In de praktijk heeft de fusiedatum van 1 januari dus geen nadelige gevolgen voor het personeelslid.
De boekhoudkundige implicaties van de fusie verschillen naargelang de gekozen fusiemethode.
Bij de inbreng om niet van een algemeenheid of een bedrijfstak is het niet de fusiedatum die de boekhoudkundige gevolgen bepaalt voor de betrokken vzw(‘s), maar de datum van retroactiviteit. De datum van retroactiviteit is een verplicht onderdeel van het voorstel van inbreng.
De datum van retroactiviteit is de datum vanaf wanneer de verrichtingen van de inbrengende vzw(‘s) in de boekhouding van de verkrijgende vzw(‘s) worden verwerkt. De datum van retroactiviteit moet vallen na de datum van de afsluiting van het boekjaar van alle betrokken vzw(‘s) (dit is 31 december voor vzw’s waarvan het boekjaar samenvalt met het kalenderjaar) en vóór of uiterlijk op de fusiedatum. Dat maakt het mogelijk om de boekhoudkundige verwerking van de fusie los te koppelen van de juridische fusiedatum en al een volledig boekjaar te verwerken in de jaarrekening van de verkrijgende vzw(‘s) vanaf het begin van het jaar waarin de juridische fusiedatum plaatsvindt.
De gevolgen voor de boekhouding moeten dus niet mee in overweging worden genomen bij de keuze van de fusiedatum. Anderzijds is de boekhouding wel een bepalende factor bij de keuze van de datum van retroactiviteit.
Het boekjaar van alle vzw's die bij de fusie betrokken zijn, valt samen met het kalenderjaar. De fusiedatum is 1 september 2020.
Voor de andere fusieprocedures legt de wet geen datum van retroactiviteit op. We onderzoeken nog of het mogelijk is om ook bij die procedures een datum van retroactiviteit vast te stellen.
Bij de fusieprocedures 'inbreng om niet van een algemeenheid of een bedrijfstak' is de datum van de fusie niet van belang voor de boekhouding, maar wel de datum van retroactiviteit We onderzoeken nog of de fusiedatum van belang is voor de boekhouding wanneer een andere fusiemethode wordt gebruikt.
Er zijn altijd kosten verbonden aan een tussenkomst van een notaris.
Zoals we hierboven per procedure aanhaalden, vereisen niet alle fusieprocedures een tussenkomst van een notaris. Bij de nieuwe fusieprocedure 'ontbinding zonder vereffening' en bij de inbreng om niet van een algemeenheid of van een bedrijfstak, is een notariële akte sowieso verplicht. Een notariële akte is ook verplicht wanneer het bestuur een eigendom of een ander zakelijk recht overdraagt. Bij een andere fusieprocedure waarbij alleen roerende goederen worden overgedragen, volstaat een onderhandse akte. In dat geval is een tussenkomst van de notaris niet verplicht.
In principe moeten notarissen wettelijke barema's respecteren. Zo kan de notaris bijvoorbeeld voor de oprichting of de statutenwijziging van een vzw, wettelijk gezien een ereloon vragen van minimaal 8,55 euro en maximaal 114 euro.
Voor fusieprocedures bestaan er echter geen wettelijke barema's. Dit betekent dat de notaris zelf mag bepalen wat de erelonen zijn. Het aantal akten waarin de fusieprocedure wordt afgerond, is daarbij essentieel. Erelonen worden immers steeds bepaald per akte en aangezien deze niet getarifeerd zijn bij fusieprocedures, kunnen deze hoog oplopen. Vooral bij de procedures "fusie door inbreng om niet van een algemeenheid of van een bedrijfstak" en de "fusie ingevolge ontbinding zonder vereffening" is het zeer belangrijk om te waken over het aantal aktes.
De akte- en dossierkosten verschillen per notaris en per dossier. Elke notaris werkt normaal gezien met forfaitaire bedragen die bepaalde kosten dekken en vooral administratieve taken omvatten. Gemiddeld liggen deze kosten tussen 750 en 1100 euro. Daarnaast brengt de notaris ook de werkelijke kosten in rekening van de stukken die hij nodig heeft voor de opmaak van een akte. We denken hierbij aan bodemattesten, stedenbouwkundige inlichtingen, hypothecaire getuigschriften enzovoort. Van de kostprijs van deze stukken kun je steeds een detail opvragen.
Alle notariële akten moeten geregistreerd worden en daarvoor moeten steeds registratierechten worden voldaan. Ze verschillen per soort van akte. De notaris int ze en stort ze door aan de fiscus. De overdracht van een zakelijk recht na ontbinding, een inbreng om niet van een algemeenheid of een bedrijfstak en een overdracht ut singuli van een zakelijk recht, worden als schenkingen tussen vzw's en/of stichtingen beschouwd. In het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en in Vlaanderen wordt een forfaitaire schenkbelasting van 100 euro geïnd. De notariële akte met het voorstel tot inbreng is onderworpen aan het algemeen vast recht van 50 euro.
Indien je bijlagen mee registreert, moet je hiervoor ook een vast recht van 100 euro betalen, ongeacht het aantal bijlagen.
Op notariële akten wordt ook een recht op geschriften geheven. Voor alle akten met betrekking tot vzw's bedraagt dat 50 euro.
Als de akte ook de overdracht van een onroerend goed of zakelijk recht met zich meebrengt, moet de akte worden overgeschreven op de Administratie Rechtszekerheid van Algemene Administratie van de Patrimoniumdocumentatie van de FOD Financiën. De kosten van de hypothecaire overschrijving zijn sinds 1 januari 2018 forfaitair vastgesteld op 230 euro. De notaris int ze en stort ze door. Sinds 1 januari worden ze driejaarlijks geïndexeerd.
Er is 21% btw van toepassing op de erelonen en administratieve kosten.
De notaris legt de nieuwe of aangepaste statuten, het voorstel tot inbreng en de akte tot vaststelling van de overdracht neer bij de griffie van de ondernemingsrechtbank. De documenten verschijnen vervolgens in het Belgisch Staatsblad. De kosten worden vereffend via de notaris. De tarieven worden jaarlijks geïndexeerd. Hier kun je de geïndexeerde tarieven raadplegen.
Als je al deze kosten samentelt, kan de rekening bij de notaris hoog oplopen. Normaal gezien worden de kosten voldaan voorafgaand aan de akte via overschrijving. De notaris dient bijgevolg voorafgaandelijk aan de akte de afrekening te bezorgen. Indien je deze niet spontaan krijgt, zal de notaris deze telkens bezorgen op eerste verzoek.
Tip: bespreek vooraf altijd met de notaris hoe de procedure zal verlopen en wat er notarieel moet vastgelegd worden, zodat alles correct verloopt en op elkaar wordt afgestemd. Vraag hem ook een inschatting van de te verwachten kosten. En ga tot slot ook na of de notaris wel rekening houdt met de gunstmaatregelen van toepassing op vzw's en onderwijsinstellingen.
