Vzw’s kunnen beslissen om te fuseren door hun vermogen geheel of gedeeltelijk in te brengen in één of meer rechtspersonen. Wanneer een vzw haar ganse vermogen overdraagt, spreken we over een inbreng om niet van een algemeenheid. Wanneer een vzw een welomlijnd en zelfstandig functionerend deel van haar activiteiten overdraagt, spreken we over een inbreng om niet van een bedrijfstak. Voor deze vorm van fusieprocedure legt de wetgeving strikt te volgen richtlijnen op.
Samen stellen de bestuursorganen van zowel de inbrengende vzw’s als van de verkrijgende vzw een gezamenlijk voorstel tot inbreng op. Als er meerdere verkrijgende vzw's zijn, dan worden er evenveel afzonderlijke voorstellen opgesteld als er verkrijgende vzw’s zijn. Wanneer de inbreng wordt gedaan bij de oprichting van de verkrijgende vzw, wordt het voorstel alleen opgesteld door het bestuursorgaan van de rechtspersoon die de inbreng doet.
Let op! Het opstellen van een voorstel tot inbreng creëert op zich nog geen verplichting om de inbreng effectief te laten doorgaan.
Het voorstel tot inbreng mag je laten opstellen door een notaris maar dat is niet verplicht. Je kan dit ook gewoon zelf, zogenaamd "onderhands" opstellen. Hiervoor maakten we een model van een voorstel tot inbreng.
Als je ervoor kiest om een notaris in te schakelen, let er dan wel op dat voorstel tot inbreng in één gezamenlijke akte voor zowel de overdragende als de verkrijgende vzw’s wordt opgemaakt. Omdat er telkens kosten worden aangerekend per akte, is het belangrijk om hier oog voor te hebben. Waak er zeker over dat er in deze fase geen onnodig verschillende akten met voorstellen tot inbreng worden opgesteld, bijvoorbeeld een aparte akte voor de inbrengende en de ontvangende vzw’s.
Het voorstel moet minimaal de volgende gegevens bevatten:
Naast deze gegevens kunnen de betrokken vzw’s ook andere zaken laten opnemen, zoals het tijdschema voor de fusie, de vooropgestelde statutenwijzigingen, afspraken rond de samenstelling van het bestuursorgaan van de nieuwe vzw of de overgang van de leden van de inbrengende vzw('s) naar de verkrijgende vzw.
Zowel de inbrengende vzw('s) als de verkrijgende vzw moeten het voorstel tot inbreng apart neerleggen bij de griffie van de ondernemingsrechtbank van het rechtsgebied waar hun maatschappelijke zetels zich bevinden. De formulieren die je hiervoor moet gebruiken, vind je op de website van FOD Justitie.
Aandachtspunt! De timing van de neerlegging is erg belangrijk. Deze moet gebeuren:
Als het voorstel bij notariële akte gebeurt, zal de notaris instaan voor deze neerlegging. Als de akte onderhands wordt opgesteld, moeten alle betrokken verenigingen zelf zorgen voor de neerlegging ter griffie van de ondernemingsrechtbank.
Naast het voorstel tot inbreng om niet moet het bestuursorgaan van elke inbrengende vzw nog een omstandig schriftelijk verslag opstellen. Dat is wettelijk vereist. Het bestuursorgaan van de verkrijgende vzw stelt geen bijzonder verslag op.
Een omstandig verslag stel je gewoon zelf, zogenaamd "onderhands" op. We werkten voorbeelden uit waarop je je kan baseren om zo'n omstandig verslag op te stellen:
Het verslag bevat de volgende elementen:
Een voorbeeld van verantwoording is dat het schoolbestuur wil opgaan in een groter bestuur om zo meer bestuurskracht te bereiken. Wat de doelstellingen betreft, spreekt het voor zich dat zowel de inbrengende als de verkrijgende vzw’s een gelijkaardig belangeloos doel moeten nastreven.
Het bestuursorgaan van de inbrengende vzw moet het voorstel tot inbreng én het omstandig verslag meedelen aan de leden van zijn algemene vergadering en dit in de ruime zin. Dit omvat alle personen die de door de statuten vereiste formaliteiten hebben vervuld om tot de algemene vergadering te worden toegelaten. Dus ook de toegetreden leden op voorwaarde dat zij volgens de statuten het recht hebben om deel te nemen aan de algemene vergadering. Dit moet ten minste één maand voor de bijeenkomst van de algemene vergadering worden bezorgd.
Bij de inbreng van een algemeenheid gebeurt de mededeling van deze stukken omdat de algemene vergadering hierover een beslissing moet nemen. Bij de inbreng van een bedrijfstak is de mededeling echter louter informatief.
Bij een inbreng van een algemeenheid moet de algemene vergadering van de verkrijgende vzw zijn goedkeuring geven. Daarom is het logisch dat ook de leden van de algemene vergadering van de verkrijgende vzw het voorstel tot inbreng én het omstandig verslag ontvangen. Enkel op die manier kunnen zij namelijk een geïnformeerde beslissing nemen.
In geval van een inbreng van een bedrijfstak blijft het bestuursorgaan bevoegd voor de beslissing tot inbreng, tenzij de statuten van de vzw iets anders bepalen. Het spreekt dan voor zich dat het bestuursorgaan van de verkrijgende vzw het omstandig verslag ontvangt. Van het voorstel is het bestuursorgaan sowieso op de hoogte: dat document wordt namelijk opgemaakt door de bestuursorganen van zowel de inbrengende als de verkrijgende vzw. Met het oog op een open en transparante communicatie adviseren wij om toch ook de leden van de algemene vergadering van de verkrijgende vzw bij de inbreng van een bedrijfstak zoveel mogelijk te informeren en te betrekken.
De leden van de inbrengende vzw moeten beide documenten ontvangen wettelijk gezien minimaal een maand voor de bijeenkomst van de algemene vergadering waarop zij over de inbreng beslissen. Wij raden aan om bij de inbreng van een algemeenheid ook aan de algemene vergadering van de verkrijgende vzw deze documenten minimaal een maand voor de vergadering te bezorgen. Bij de inbreng van een algemeenheid moet namelijk de algemene vergadering van de verkrijgende vzw ook de aanvaarding van de inbreng goedkeuren. Zij moeten dus ook de tijd krijgen deze documenten te bekijken.
Praktisch gezien worden de documenten vaak samen verstuurd met de oproepingsbrief voor de bijeenkomst van een algemene vergadering. Deze laatste moet wettelijk gezien ten minste vijftien kalenderdagen voor de bijeenkomst toekomen bij de leden. Wanneer het bestuursorgaan ervoor kiest om de oproepingsbrief samen met het voorstel tot inbreng en het verslag naar de leden te sturen, moet alles niet vijftien dagen, maar ten minste een maand voor de vergadering verstuurd worden.
Om bewijsredenen verstuur je de documenten best per aangetekende brief.
Goedkeuring van de inbreng door de algemene vergadering en/of het bestuursorgaan
In geval van een inbreng om niet van een algemeenheid moet de algemene vergadering de inbreng goedkeuren. In geval van een inbreng om niet van een bedrijfstak is het bestuursorgaan wettelijk bevoegd om de inbreng goed te keuren.
Net zoals bij de inbrengende vzw moet de algemene vergadering de inbreng om niet van een algemeenheid goedkeuren. In geval van een inbreng om niet van een bedrijfstak kan het bestuursorgaan de inbreng goedkeuren. De beslissing van de algemene vergadering is in het laatste geval niet wettelijk verplicht. Voor alle zekerheid kijk je best wel even na of de statuten van de vzw geen andersluidende bepalingen bevatten.
Wij adviseren dat de vzw’s de besluiten nemen onder de opschortende voorwaarde dat ook de andere vzw de inbreng goedkeurt.
Voor de goedkeuring van de inbreng van een algemeenheid door de algemene vergadering van de inbrengende vzw gelden de quorum- en meerderheidsvereisten van een statutenwijziging.
Concreet:
Indien op een eerste vergadering minder dan twee derde van de leden vertegenwoordigd zijn, kan een tweede vergadering bijeengeroepen worden. En dit na verloop van een termijn van minimaal vijftien dagen volgend op de eerste vergadering. Die tweede vergadering kan geldig beraadslagen en besluiten met een meerderheid van twee derde ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden.
Zowel bij een inbreng om niet van een algemeenheid als bij een inbreng om niet van een bedrijfstak is het wettelijk vereist dat de inbreng het voorwerp uitmaakt van een notariële "akte tot vaststelling van overdracht". Hier is dus altijd de tussenkomst van een notaris vereist.
In de praktijk zien we dat notarissen diverse wijzen van aanpak hanteren. Door de invoering van het WVV moeten de notulen van het bevoegde orgaan van de verkrijgende vzw over de goedkeuring worden overgeschreven op het hypotheekkantoor. Enkel notariële akten kunnen worden overgeschreven op het hypotheekkantoor. Dit betekent dat enkel nog de werkwijzen mogelijk zijn waarbij de notulen van de vergaderingen waar de inbreng wordt goedgekeurd, notarieel worden vastgelegd. Hieronder halen we twee verschillende werkwijzen uit de praktijk aan die een verschil kunnen impliceren naar kostprijs toe.
De notulen van de vergadering waar de inbreng wordt goedgekeurd, worden notarieel vastgelegd
Idealiter wordt de notaris uitgenodigd op de vergadering waar de inbreng wordt goedgekeurd. Zo kan de akte onmiddellijk opgesteld worden. De goedkeuring van de inbreng door de algemene vergadering (in geval van een algemeenheid) of door het bestuursorgaan (in geval van een bedrijfstak) wordt onmiddellijk in authentieke vorm genotuleerd. De bijeenkomst van de algemene vergadering of van het bestuursorgaan wordt dan zo georganiseerd dat de notaris aanwezig is om het proces-verbaal onmiddellijk in een notariële akte op te maken. Indien er meerdere inbrengende vzw’s zijn, kunnen de bijeenkomsten zo worden georganiseerd dat de verschillende algemene vergaderingen of bestuursorganen op éénzelfde plaats doorgaan en worden genotuleerd in één notariële akte.
Aan de kant van de verkrijgende vzw is in het geval van een algemeenheid de algemene vergadering bevoegd en in het geval van een bedrijfstak het bestuursorgaan tenzij statutair anders bepaald ... Ook deze beslissing kan volgend op de notulen van de algemene vergaderingen/bestuursorganen van de inbrengende vzw’s opgenomen worden in dezelfde akte. Alle betrokken partijen (algemene vergadering of bestuursorgaan van inbrengende vzw’s en algemene vergadering of bestuursorgaan bestuur van verkrijgende vzw) organiseren hun bijeenkomst op éénzelfde moment.
Door deze beslissingen allemaal in één en dezelfde akte te notuleren, dient men ook slechts voor één akte kosten te betalen.
Notulen van de algemene vergadering of bestuursorgaan worden notarieel vastgelegd, gevolgd door een notariële akte tot vaststelling van de inbreng
Tot slot hebben we ook al vernomen dat eerst de notulen van de algemene vergadering of het bestuursorgaan tot goedkeuring van de inbreng in een notariële akte worden opgesteld en nadien nog eens een afzonderlijke akte tot vaststelling van de inbreng. De notaris stelt dus twee akten op waar dit perfect in één akte kan. Dit is uiteraard niet nodig. Die werkwijze is ook aanzienlijk kostenverhogend aangezien op die manier voor twee akten in plaats van voor één akte kosten worden gemaakt.
Tip: overleg voorafgaandelijk met de notaris hoe de procedure in zijn werk zal gaan en vraag een inschatting van de kosten.
De akte van overdracht is een authentieke akte opgesteld door een notaris. Zij omvat de volgende elementen:
Voor het opstellen van de akte tot vaststelling van de overdracht kunnen besturen zich baseren op het voorbeeld dat wij voor hen uitgewerkt hebben.
Besturen kunnen gebruik maken van de voorbeelden van retroplanning die wij voor een inbreng van een algemeenheid en een inbreng van bedrijfstak hebben uitgewerkt.
Binnen de vijftien kalenderdagen na de goedkeuring van de inbreng moet de notaris de notariële akte ter registratie aanbieden in het registratiekantoor.
De notulen van het bevoegde orgaan van de verkrijgende vereniging houdende goedkeuring moeten worden overgeschreven. Concreet heeft dit tot gevolg dat binnen de vijftien kalenderdagen na de goedkeuring van de inbreng de notariële akte moet overgeschreven zijn op het kantoor Rechtszekerheid. Dit uiteraard alleen wanneer zakelijke rechten (eigendom, erfpacht of opstalrecht) overgedragen worden. Ook hiervoor doet de notaris zelf het nodige.
Binnen de vijftien kalenderdagen na de goedkeuring van de inbreng moet de inbrengende vzw de akte tot vaststelling bij uittreksel neerleggen in het dossier dat voor haar wordt bijgehouden op de griffie van ondernemingsrechtbank. Voor de verkrijgende vzw is dit niet verplicht, maar wel aan te raden. De formulieren die je hiervoor moet gebruiken, vind je op de website van FOD Justitie. Ook dit gebeurt door de notaris.
Rond de overgang van de leden en/of bestuurders van de inbrengende vzw naar de verkrijgende vzw is er geen wettelijke regeling.
Sommigen verwijzen naar de grondwettelijke ‘vrijheid van vereniging’. Zij leiden daar uit af dat de verkrijgende vzw niet gedwongen kan worden om leden of bestuurders van de inbrengende vzw over te nemen.
Anderen baseren zich op het vennootschapsrecht waar de verkrijgende vennootschap wettelijk verplicht is de aandeelhouders van de inbrengende vennootschap over te nemen. Hun aandelen zijn immers expliciet gelinkt aan (een deel van) het vermogen van de inbrengende vennootschap. Aangezien de inbreng om niet oorspronkelijk een figuur uit het vennootschapsrecht is, leiden zij daar uit af dat de overname van de leden en bestuurders ook verplicht is voor vzw’s.
Omwille van het gebrek aan wettelijke regeling adviseren wij ten stelligste om tijdig afspraken te maken rond de overgang van de leden en de samenstelling van de verkrijgende vzw en deze op voorhand op papier te zetten. Afhankelijk van de statutaire bepalingen over de toetreding van nieuwe leden, zal vervolgens ofwel het bestuursorgaan ofwel de algemene vergadering van de verkrijgende vzw de nodige beslissingen moeten nemen.
De inbrengende vzw’s houden niet automatisch op te bestaan na een inbreng om niet van een algemeenheid of van een bedrijfstak. Zij kunnen ervoor kiezen om verder te blijven bestaan of om zichzelf te ontbinden.
Als de vzw verder blijft bestaan, is dat vaak met aangepaste of volledig nieuwe activiteiten. Zo kan de vzw een patrimonium-vzw worden of een ‘vrienden van …’-vzw. Je moet wel nagaan of die activiteiten nog passen binnen haar statutaire doel. Als dat niet het geval is, moet je het belangeloos doel van de vzw laten aanpassen via een statutenwijziging. Doe je dat niet, dan loop je het risico dat de vzw haar statuten schendt. In dat geval kan iedereen de ontbinding van de vzw vorderen bij de rechtbank.
Als de vzw verder blijft bestaan, wijzigen waarschijnlijk ook andere zaken zoals de samenstelling van het bestuursorgaan of de naam van de vzw. Denk eraan om voor alle statuten- of doelwijzigingen de procedures van 9:21 van het WVV te volgen:
Als de vzw ervoor kiest om zichzelf te ontbinden, moet zij de geijkte procedure volgen en beslist de algemene vergadering over de ontbinding.
In principe kan de vzw het besluit tot ontbinding onmiddellijk na het besluit tot goedkeuring van de inbreng nemen. Als beide elementen expliciet als agendapunt opgenomen zijn in de oproepingsbrief, kan er zelfs in één vergadering over gestemd worden. Wij adviseren wel om de inbreng goed te keuren onder de opschortende voorwaarde van de aanvaarding van de inbreng door de verkrijgende vzw. Als dit toch later wordt beslist, kan dit steeds onderhands en is hiervoor dus geen afzonderlijke notariële akte vereist.
Als de inbrengende vzw gekozen heeft voor een inbreng om niet van een algemeenheid en er bijgevolg niets overblijft in de inbrengende vzw (noch activa, noch passiva), kan ook in diezelfde vergadering de vereffening worden afgesloten. De vzw moet dan immers geen vereffenaar aanstellen. De WVV verbindt hier strikte voorwaarden aan (art. 2:135 WVV). Meer informatie hierover vind je op ‘Fusie ingevolge vrijwillige ontbinding en vereffening na de WVV van 4 april 2019’.
Als de inbrengende vzw gekozen heeft voor een inbreng om niet van een bedrijfstak, moet de vzw wel een vereffenaar aanstellen. Deze neemt alle taken en bevoegdheden over van alle organen, zorgt er voor dat alle schulden van de vzw worden voldaan en draagt het netto-actief over.
Zowel bij een inbreng om niet van een algemeenheid als van een bedrijfstak moet de algemene vergadering of de vereffenaar de bestemming van het vermogen bepalen voor zover die niet statutair is vastgelegd. Let wel op dat de bestemming strookt met het maatschappelijk doel van de inbrengende vzw.
Een meer uitgebreide uitleg over de ontbinding en vereffening vind je op de pagina’s ‘Fusie ingevolge vrijwillige ontbinding en vereffening voor de nieuwe WVV’ en ‘Fusie ingevolge vrijwillige ontbinding en vereffening’ na de nieuwe WVV.’.
Binnen de dertig dagen moeten de volgende documenten bij de griffie van de ondernemingsrechtbank neergelegd worden:
De formulieren die je daarvoor moet gebruiken, vind je op de website van FOD Justitie.
Vergeet niet duidelijk te vermelden in het vereffeningsbesluit waar de boeken en bescheiden van de ontbonden vzw worden bijgehouden. De fiscus moet deze ten allen tijde kunnen traceren. Ook de ingangsdatum van de afsluiting moet je vermelden.
Wijzigingen van schoolbestuur meld je bij voorkeur twee maanden voor de inwerkingtreding aan Katholiek Onderwijs Vlaanderen en aan de DPCC, en zo snel mogelijk aan AgODi. Meer informatie over de procedure en een link naar de juiste documenten vind je terug in de nota BOS & Melding van wijzigingen aan Katholiek Onderwijs Vlaanderen DPCC, AGODI en AHOVOKS
De verschillende aandachtspunten en te zetten stappen vind je in het BOS-draaiboek.
