Na verloop van tijd zal het ledenbestand van je vzw onvermijdelijk veranderen. Leden geven aan dat ze uit de vzw willen stappen of er dienen zich nieuwe kandidaat-leden aan die willen zetelen in de algemene vergadering.
Wie bevoegd is om te oordelen over een lidmaatschapsaanvraag, hangt af van je statuten. Meestal bepalen statuten dat het bestuursorgaan nieuwe leden mag aanvaarden maar sommige statuten behouden dit voor aan de algemene vergadering. Kijk dit dus voor alle zekerheid na in je statuten!
Bestaande leden uitsluiten kan daarentegen alleen gebeuren door de algemene vergadering. Om leden uit te sluiten moet je een welbepaalde procedure volgen die grotendeels wettelijk vastligt.
Ten eerste moeten alle leden van de vzw geldig worden opgeroepen. Die oproeping gebeurt door het bestuursorgaan op de manier zoals bepaald in de statuten, ten minste vijftien dagen vóór de bijeenkomst van de algemene vergadering. De oproeping moet altijd een agenda bevatten. Daarin zeg je duidelijk dat er zal worden gestemd over het aanvaarden van een nieuw lid en/of over het uitsluiten van een bestaand lid.
Om een lid uit te sluiten moet je op de agenda duidelijk de naam vermelden van het lid dat je wil uitsluiten. Vergeet trouwens ook niet om het lid in kwestie uit te nodigen. Zolang iemand lid is, zetelt die in de algemene vergadering en moet je die ook officieel uitnodigen op alle bijeenkomsten van de algemene vergadering. Bovendien moet het lid de kans hebben om te worden gehoord.
Om nieuwe leden te aanvaarden geldt er geen aanwezigheidsquorum. De algemene vergadering of het bestuursorgaan kan hierover geldig beslissingen nemen, ongeacht het aantal aanwezige leden of bestuurders. Uitzonderlijk kunnen je statuten toch een quorum opleggen. In dat geval hebben je statuten voorrang. Kijk dit voor alle zekerheid dus even na in je statuten.
Zoals gezegd kan alleen de algemene vergadering beslissen om leden uit te sluiten. Om hierover geldig te beraadslagen en beslissen moet ten minste twee derde van de leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn op de bijeenkomst van de algemene vergadering. Dit aanwezigheidsquorum ligt wettelijk vast. Uitzonderlijk kunnen je statuten wel een strenger quorum opleggen om leden uit te kunnen sluiten.
De beslissing om een nieuw lid te aanvaarden wordt aangenomen met een gewone meerderheid van de uitgebrachte stemmen (van aanwezige en vertegenwoordigde leden of bestuurders). Onthoudingen worden noch in de teller noch in de noemer meegerekend. Uitzonderlijk kunnen je statuten een hogere meerderheid vereisen. Kijk dit zeker na in geval van twijfel.
Zoals gezegd kan alleen de algemene vergadering beslissen om leden uit te sluiten. De algemene vergadering kan die beslissing alleen nemen met een tweederdemeerderheid van de uitgebrachte stemmen (van aanwezige en vertegenwoordigde leden). Onthoudingen worden noch in de teller noch in de noemer meegerekend. Uitzonderlijk kunnen je statuten een nog hogere meerderheid opleggen om een lid uit te sluiten. Kijk dit even na in geval van twijfel.
In tegenstelling tot bestuurderswissels hoef je wijzigingen aan je ledenbestand niet neer te leggen bij de griffie van de ondernemingsrechtbank of dit te publiceren in het Staatsblad. Wel moet je veranderingen aan het ledenbestand bijhouden in je ledenregister. In dat register vermeld je:
Het ledenregister houd je bij op de maatschappelijke zetel van je vzw. Dat kan zowel fysiek als in digitale vorm. Alle leden mogen het ledenregister ter plaatse raadplegen, maar moeten daarvoor wel eerst een schriftelijk verzoek indienen bij je bestuursorgaan. Ook overheden en gerechtelijke instanties mogen altijd vragen om je ledenregister in te kijken.
