Via een statutenwijziging worden de afspraken en regels aangepast die je leden en bestuurders van je vzw moeten naleven. Om de statuten te wijzigen moet je een bijzondere procedure volgen. Nadien moet je de gewijzigde statuten ook officieel bekendmaken door ze neer te leggen bij de griffie van de ondernemingsrechtbank.
Alleen de algemene vergadering kan de statuten van een vzw wijzigen. Om de statuten te wijzigen moet de algemene vergadering een welbepaalde wettelijke procedure volgen.
Ten eerste moeten alle leden van de vzw geldig worden opgeroepen. Die oproeping gebeurt door het bestuursorgaan op de manier zoals bepaald in de (oude) statuten, ten minste vijftien dagen vóór de bijeenkomst van de algemene vergadering. De oproeping moet altijd een agenda bevatten, waarop natuurlijk de voorgestelde statutenwijziging wordt vermeld. De oproeping moet bovendien een overzicht bevatten van de voorgestelde wijzigingen aan de statuten. Als de statuten integraal worden vervangen, volstaat het om een kopie van de nieuwe statuten mee te sturen.
Om geldig te kunnen beraadslagen en beslissen over de voorgestelde statutenwijziging moet ten minste twee derde van de leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn. Uitzonderlijk kunnen je (oude) statuten een strenger quorum opleggen om de statuten te wijzigen.
Als er onvoldoende leden opdagen, is een tweede bijeenroeping nodig. De algemene vergadering zal dan opnieuw samenkomen en mag dan beslissen over de statutenwijziging ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden. Die tweede bijeenkomst zonder aanwezigheidsquorum mag echter niet worden gehouden binnen vijftien dagen na de eerste bijeenkomst.
Wanneer er voldoende leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn (of er geen aanwezigheidsquorum meer geldt), beslist de algemene vergadering over de voorgestelde statutenwijziging. Een statutenwijziging is aangenomen wanneer die twee derde van de uitgebrachte stemmen (van aanwezige en vertegenwoordigde leden) heeft verkregen. Onthoudingen worden noch in de teller noch in de noemer meegerekend. Uitzonderlijk kunnen je (oude) statuten een hogere meerderheid vereisen om de statuten te wijzigen.
Als een statutenwijziging echter betrekking heeft op het voorwerp of het belangeloos doel van de vzw, geldt een nog hogere meerderheid. Zulke statutenwijzigingen zijn pas aangenomen wanneer zij vier vijfde van de uitgebrachte stemmen (van aanwezige en vertegenwoordigde leden) hebben verkregen. Opnieuw worden onthoudingen noch in de teller noch in de noemer meegerekend. Ook hier is het mogelijk dat je (oude) statuten een nog hogere meerderheid vereisen om het voorwerp of het belangeloos doel van de vzw te wijzigen.
Om je op weg te helpen maakten we modelstatuten op basis waarvan je de statuten van je vzw kunt wijzigen. We stelden ook een leidraad op waarin je bijkomende informatie vindt over de verschillende bepalingen en clausules in de statuten.
Nadat de algemene vergadering nieuwe statuten heeft aanvaard, moet je die nog officieel bekendmaken. Dat doe je door de beslissing tot statutenwijziging en een kopie van de nieuwe statuten neer te leggen bij de griffie van de ondernemingsrechtbank. De griffie neemt dan automatisch contact op met het Belgisch Staatsblad zodat de statutenwijziging ook wordt gepubliceerd in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad.
Eenmaal officieel goedgekeurd moet je binnen de dertig dagen een uittreksel van het verslag met de beslissing tot aanvaarding van de statutenwijziging neerleggen bij de griffie van de ondernemingsrechtbank. Dit uittreksel bevat in ieder geval de integrale tekst van de nieuwe, bijgewerkte statuten of somt de wijzigingen aan de statuten duidelijk op. Het uittreksel moet ondertekend zijn door een bestuurder of iemand anders die de vzw mag verbinden.
Bij de griffie van de ondernemingsrechtbank van Gent (afdeling Oost-Vlaanderen en West-Vlaanderen) gelden strengere regels. Deze griffie vereist dat het uittreksel wordt ondertekend en geparafeerd door alle aanwezige leden die de beslissing mee hebben genomen. Vergeet ook niet om de voor- en achternaam van iedere ondertekenaar te vermelden.
Daarnaast moet je ook een kopie van de nieuwe, bijgewerkte statuten neerleggen bij de griffie van de ondernemingsrechtbank. Dit document moet ondertekend zijn en moet volgende vermeldingen bevatten:
De griffie van de ondernemingsrechtbank houdt alle neergelegde documenten bij in een verenigingsdossier dat iedereen ter plaatse kan consulteren.
Iedere statutenwijziging van een vzw moet officieel worden bekendgemaakt. Daarom dien je de statutenwijziging te laten publiceren in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad.
Die publicatie gebeurt aan de hand van officiële formulieren die je - samen met een kopie van de nieuwe, bijgewerkte statuten - bezorgt aan de griffie van de ondernemingsrechtbank. De griffie doet vervolgens het nodige zodat de statutenwijziging binnen de tien dagen na de neerlegging wordt gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad.
Om een statutenwijziging te laten publiceren moet je Formulier I invullen, zowel Luik A als Luik B. Luik C hoef je niet in te vullen voor een statutenwijziging. Dit formulier druk je tweemaal af en onderaan Luik C vul je de naam en hoedanigheid in van de persoon die het formulier heeft ingevuld, samen met diens handtekening. Die naam en hoedanigheid vul je ook in onderaan Luik B. Daar mag je echter geen handtekening plaatsen! Die hoort thuis op de achterkant van Luik B, waar je ook nogmaals de naam van de ondertekenaar vermeldt. Vergeet dus niet dat je het formulier niet recto-verso mag laten afdrukken, anders is het onmogelijk om op de achterkant van Luik B te schrijven of ondertekenen.
Wanneer je meerdere documenten tezamen neerlegt bij de griffie van de ondernemingsrechtbank van Antwerpen, gelden iets andere regels. Voor die griffie moet je alle neergelegde documenten uitdrukkelijk opsommen in Luik B van Formulier I, als een soort van inhoudsopgave. Die inhoudsopgave neem je op na afsluiting van de tekst in Luik B, dus na de naam en hoedanigheid van de ondertekenaar. Als de ondertekenaar van de formulieren geen bestuurder is, moet je bovendien een originele volmacht meenemen waarin die persoon bij naam wordt aangeduid om de neerlegging in orde te brengen.
Als je statutenwijziging gepaard gaat met een naamwijziging of een adreswijziging van de maatschappelijke zetel, dan zal je ook Formulier II moeten invullen. In Luik A van dat formulier vul je dan desgevallend de nieuwe naam en/of het nieuwe adres in.
Tot slot moet je de bekendmakingskosten vooraf betalen. Dat gebeurt via overschrijving op rekening van het Belgisch Staatsblad. De exacte bedragen en het rekeningnummer vind je terug op de website van de FOD Justitie.
Samengevat trek je naar de griffie van de ondernemingsrechtbank met:
Je kunt de gevraagde documenten fysiek afgeven aan de griffie maar je kunt die ook per post opsturen. Als de neerlegging niet gebeurt door een bestuurder, moet de neerlegger ook nog zijn volmacht toevoegen, samen met een kopie van zijn identiteitskaart.
