Bij de opmaak van een communicatieplan moet je aandacht besteden aan wie je wil bereiken (doelgroepen), welke boodschap (inhoud) je wil brengen, via welke kanalen (hoe) je dit wil doen en wanneer je hen informeert.
Ingrediënten voor het stappenplan
Wie wil je bereiken:
overtuigen van anderen …?
Hoe meer je van een bepaalde doelgroep verwacht, hoe intensiever en interactiever de communicatie moet zijn.
Doelgroepen
Wat verwacht je van hen?
Hun belangrijkste zorg
De basis van een goede communicatie begint steeds met een duidelijk antwoord op de vraag: “Wat willen we met de communicatie van dit project bereiken?” Leg deze doelstelling ook per doelgroep vast. Zonder een duidelijke doelstelling bestaat de kans dat de communicatie vaag blijft en dreigt ze zinloos te worden.
De doelstellingen die je opstelt volgen best het SMART-principe:
Er wordt soms nog een zesde principe aan toegevoegd:
Je kan ook indicatoren toevoegen aan je doelstelling, zodat je achteraf kan bepalen of je het gewenste resultaat behaald hebt.
Wat wil je de doelgroep vertellen? Je boodschap moet afgestemd zijn per doelgroep. De verschillende doelgroepen hebben andere voorkennis, houdingen, belangen … Hier moet je de boodschap die je wilt uitdragen aan aanpassen, zodat je communicatie meer impact zal hebben.
Welke communicatiekanalen/media ga je inzetten om de boodschap aan de doelgroep te kunnen communiceren? Doe dit eventueel per doelgroep als ze veel verschillen.
Je kan gebruik maken van een eerder volledige lijst als inspiratie. Vul gerust aan met eigen andere kanalen.
Houd hierbij rekening met het feit dat er andere manieren zijn om te communiceren dan het schrijven van teksten. Je hebt andere wensen van betrokkenen:
Goede planning is essentieel voor een communicatieplan. Onder planning wordt verstaan de volgorde waarin je de verschillende doelgroepen op de hoogte stelt, welke boodschap je communiceert en met welk communicatiekanaal. Dit kan je in een overzichtelijke tabel weergeven.
Daarnaast maak je best ook een visueel communicatieplan. Dit is een overzicht in de vorm van een tijdlijn waarop alle gegevens over alle communicatieacties kort vermeld zijn (een lijn per doelgroep).
Wie doet wat binnen de organisatie? Vooraf moet duidelijk worden vastgelegd in het communicatieplan, wie welke taken heeft.
Wanneer?
Welke boodschap?
Welke doelgroep?
Welk communicatiekanaal?
Wie?
De uitvoering van een communicatieplan kost geld. Om je doelgroepen goed te informeren kan het zijn dat je flyers maakt, informatiefilmpjes samenstelt, brieven opstuurt … Het is belangrijk om de kosten ook al even op een rij te proberen te zetten en ze in te calculeren in het proces. Je moet ze uiteraard ook begroten.
Door tussentijdse meetpunten in te stellen, kan je kijken of de communicatie haar doel bereikt en zo niet kan je zaken bijstellen. Je dient na te kijken of de boodschappen ook aankomen zoals je ze bedoeld hebt.
Door goed te monitoren kan je tijdig ingrijpen als het niet goed gaat.
