Onderwijs is een activiteit vrijgesteld van btw. Daarnaast kan je schoolbestuur ook andere activiteiten verrichten die wel aan de btw onderworpen zijn. Naar gelang het geval zal een verschillend btw-statuut van toepassing zijn.
Een schoolbestuur is vrijgesteld van btw als het alleen vrijgestelde activiteiten verricht. Zie wat hiervoor vermeld is onder Onderwijsvrijstelling.
Dit impliceert dat de vzw ook alleen vrijgestelde verhuringen doet, bijvoorbeeld kortlopende verhuring (minder dan 6 maand) aan een particulier of een vzw van een (deel van een) gebouw dat het schoolbestuur in eigendom of in erfpacht heeft.
Ook de doorrekening van kosten aan een andere vzw kan een struikelblok zijn. Als bijvoorbeeld kosten van elektriciteit of schoonmaak worden doorgerekend, dan is die doorrekening een btw-plichtige omzet. Uiteraard komt de vrijstelling niet in gevaar als de vzw kosten doorrekent voor een vrijgestelde activiteit, bijvoorbeeld voor een gegeven voordracht.
Een vrijgestelde vzw moet geen facturen uitreiken. In dit geval volstaat een debetnota, een schoolrekening,… Het gaat hier dan over de aanrekening van leerlingenbijdragen of het aanrekenen van kosten aan leerkrachten.
Als schoolbesturen een beperkt bedrag aan btw-plichtige omzet realiseert, kan de btw-vrijstelling kleine ondernemingen een oplossing zijn.
Je moet in dit geval geen btw aanrekenen aan klanten. Je moet geen periodieke btw-aangiften indienen en je moet geen btw doorstorten aan de btw-administratie.
Het omzetcijfer mag de drempel van 25 000 euro exclusief btw op jaarbasis niet overschrijden. Het in aanmerking te nemen omzetcijfer is de som van:
Of de omzet die is vrijgesteld door artikel 44, § 3, 1° en 2° van het Wetboek Btw al of niet bijkomstig is onzeker. Er zal gelet worden op de frequentie van de geleverde diensten, het belang van de inkomsten ten opzichte van de rest van de omzet, enz. Sommige fiscale experten zijn van mening dat de omzet die is vrijgesteld door artikel 44, § 3, 1° en 2° van het Wetboek Btw sowieso bijkomstig is omdat de kernactiviteit van een schoolbestuur het verstrekken van onderwijs is en/of omdat deze omzet geen doel op zich is maar een voorwaarde om AGION-subsidies te kunnen verwerven voor grotere investeringsprojecten. Andere fiscale experten focussen op de frequentie en zijn vaker geneigd om de omzet niet als bijkomstig te beschouwen.
Start je de btw-vrijstelling kleine ondernemingen in de loop van een kalenderjaar? Dan wordt de vrijstellingsdrempel beperkt in functie van het aantal resterende dagen van dat kalenderjaar. Start je bijvoorbeeld op 1 april, dan zijn er al 90 dagen van het startjaar voorbij en dan kan er in dat startjaar slechts een kleinere btw-plichtige omzet van de btw worden vrijgesteld. De omzetdrempel bereken je dan met de formule: 25 000 euro - 25 000 x 90/365= 18 836 euro.
Als je nog niet geïdentificeerd bent voor de btw of als je alleen geïdentificeerd bent voor bijzondere btw-aangiftes, vraag je de “vrijstelling kleine ondernemingen” aan via de tool e604A. Je bent niet gehouden aan bepaalde instapdata. Dit kan op elk moment.
Als je schoolbestuur al gemengd btw-plichtig is, kan je de vrijstelling kleine ondernemingen aanvragen via de tool e604B. Er zijn dan slechts vier instapdata:
Het is niet mogelijk om de vrijstelling kleine ondernemingen te verkrijgen in het kalenderjaar dat volgt op een kalenderjaar waarin je de omzetdrempel van 25 000 euro overschreden hebt.
Klik hier voor meer uitleg over de toepassing e604A en e604B.
Voor de btw-plichtige omzet die je vrijstelt op basis van de btw-vrijstelling kleine ondernemingen moet je btw-conforme facturen opstellen. Op die btw-conforme facturen moet je het btw-nummer vermelden van de vzw en de reden van vrijstelling vermelden: “Bijzondere vrijstellingsregeling van belasting”.
Het indienen van een jaarlijkse klantenlisting is verplicht. Je kan deze lijst op elektronische wijze indienen via Intervat. Een kleine ondernemer mag deze lijst ook nog steeds op papier indienen.
Wanneer je klantenlisting geen informatie over klanten moet bevatten (een nihil-listing), moet je de klantenlisting toch indienen met de omzet van de vzw tijdens het voorbije kalenderjaar.
In sommige gevallen zul je een bijzondere btw-aangifte moeten indienen.
Op het moment dat de omzetdrempel met meer dan 10% overschreden zal worden, ben je verplicht om dat onmiddellijk te melden aan de Btw-administratie door middel van de elektronische tool e604B. Je moet de levering waarmee je de drempel overschrijdt en alle latere btw-plichtige leveringen van het kalenderjaar aan de btw onderwerpen en starten met periodieke btw-aangiften. Vanaf dat moment is de vzw gemengd btw-plichtig geworden.
Als de overschrijding van de omzetdrempel kleiner is dan 10%, moet je de overschrijding vóór 15 december van datzelfde kalenderjaar melden aan de Btw-administratie door middel van de elektronische tool e604B. Je vzw wordt op 1 januari van het daaropvolgende kalenderjaar gemengd btw-plichtig en moet vanaf dan btw heffen op btw-plichtige leveringen en periodieke btw-aangiften indienen.
Een aannemer die werken in onroerende staat verricht voor een kleine ondernemer moet een factuur opstellen met btw. Het systeem van verlegging van heffing is niet van toepassing aangezien de kleine ondernemer geen periodieke aangiften doet. Om facturen met btw te ontvangen, moet je aan aannemers vragen om het btw-nummer van de vzw niet op de facturen te vermelden.
Een vzw kan kiezen om over te schakelen naar de normale btw-regeling, zelfs als de omzet van de vzw kleiner is dan de omzetdrempel van 25 000 euro.
De wijziging van belastingregeling start vanaf het verstrijken van de maand na die waarin de kleine onderneming via de tool e604B, haar aanvraag tot wijziging heeft ingediend. Daarna kan de vzw pas terugkeren naar de btw-vrijstelling voor kleine ondernemingen vanaf 1 januari van het tweede jaar na het kalenderjaar waarin de vzw voor de normale regeling gekozen heeft. Je moet de optie om terug te keren naar de btw-vrijstelling kleine ondernemingen vóór 15 december via e604B meedelen aan de Btw-administratie.
Als schoolbesturen btw-plichtige omzet realiseert en daarbij het bedrag van 25 000 euro exclusief btw op jaarbasis overschrijden, is het schoolbestuur altijd gemengd btw-plichtig.
Als schoolbesturen de drempel van 25 000 euro niet overschrijden, de btw-vrijstelling kleine ondernemingen niet hebben aangevraagd en een minimale omzet realiseren die btw-plichtig is, dan worden ze door de Btw-administratie automatisch beschouwd als gemengd btw-plichtig.
Gemengd btw-belastingplichtigen moeten btw heffen en doorstorten, maar mogen ook een klein deel van de betaalde btw aftrekken.
Dit betekent dat het schoolbestuur btw-conforme facturen moet opstellen voor de omzet die niet van de btw is vrijgesteld. Voor de omzet die van de btw is vrijgesteld, zoals leerlingenbijdragen, kan de vzw kiezen voor btw-conforme facturen met daarop een vrijstellingsclausule, bijvoorbeeld “Vrij van btw krachtens art. 44, §2, 4° W.Btw” of voor andere vorderingsdocumenten. Als je andere vorderingsdocumenten gebruikt, bijvoorbeeld schoolrekeningen, bestaat de mogelijkheid om de beide ouders een schoolrekening met het volledig gevorderde bedrag te sturen.
