Onderwijs is een activiteit vrijgesteld van btw. Daarnaast kun je als schoolbestuur ook activiteiten verrichten die wel aan de btw onderworpen zijn. Naar gelang het geval zal een verschillend btw-statuut van toepassing zijn.
Een schoolbestuur is vrijgesteld van btw als het alleen vrijgestelde activiteiten verricht. Zie wat hiervoor vermeld is onder Onderwijsvrijstelling.
Dit impliceert dat de vzw ook alleen vrijgestelde verhuringen doet, bijvoorbeeld kortlopende verhuring (minder dan 6 maand) aan een particulier of een vzw van een (deel van een) gebouw dat het schoolbestuur in eigendom of in erfpacht heeft.
Ook de doorrekening van kosten aan een andere vzw kan een struikelblok zijn. Als bijvoorbeeld kosten van water of elektriciteit worden doorgerekend, moet er btw aangerekend worden en is de doorrekenende vzw niet langer vrijgesteld. Uiteraard komt de vrijstelling niet in gevaar als de vzw kosten doorrekent voor een vrijgestelde activiteit, bijvoorbeeld voor een gegeven voordracht.
Een vrijgestelde vzw moet geen facturen uitreiken. In dit geval volstaat een debetnota, een schoolrekening,… Het gaat hier dan over de aanrekening van leerlingenbijdragen of het aanrekenen van kosten aan leerkrachten.
Als schoolbesturen een beperkt aantal btw-plichtige handelingen stellen, kan de btw-vrijstelling kleine ondernemingen een oplossing zijn.
Je moet in dit geval geen btw aanrekenen aan klanten. Je moet geen periodieke btw-aangiften opstellen en je moet geen btw doorstorten aan de btw-administratie.
Het omzetcijfer mag de drempel van 25 000 euro exclusief btw op jaarbasis niet overschrijden. Het in aanmerking te nemen omzetcijfer is de som van:
Of deze handelingen al of niet bijkomstig zijn is een feitelijke kwestie. Er zal gelet worden op de regelmatigheid van de geleverde diensten, het belang van de inkomsten ten opzichte van de rest van de activiteit, enz. Voorbeeld: als een sportzaal tijdens de schooluren gebruikt wordt voor onderwijs en ’s avonds verhuurd wordt aan een sportclub is dit een bijkomstige activiteit en moet die niet worden in aanmerking genomen voor de berekening van de drempel van 25 000 euro.
Start je in de loop van een kalenderjaar? Dan wordt de vrijstellingsdrempel beperkt in functie van het aantal resterende dagen van dat jaar. Start je bijvoorbeeld op 15 april, dan zijn er nog 260 werkdagen in dat jaar. De omzetdrempel bereken je dan met de formule: 25 000 euro x 260/365= 17 808 euro.
Als je nog niet geïdentificeerd bent voor de btw of als je alleen geïdentificeerd bent voor bijzondere btw-aangiftes, vraag je de “vrijstelling kleine ondernemingen” aan via het formulier 604A. Je bent niet gehouden aan bepaalde instapdata. Dit kan op elk moment. Klik hier voor meer uitleg over de toepassing e604.
Als je als schoolbestuur reeds gemengd btw-plichtig bent en als je in het voorbije kalenderjaar voldeed aan de omzetdrempel van 25 000 euro exclusief btw, kun je de vrijstelling kleine ondernemingen aanvragen via het formulier 604B. Er zijn slechts twee instapdata:
Stel dat de in aanmerking te nemen omzet in 2022 minder bedroeg dan 25 000 euro exclusief btw. Dan kan de vrijstelling kleine ondernemingen ingaan op 1 juli 2023. De aanvraag daartoe moet gebeuren uiterlijk op 1 juni 2023.
Klik hier voor meer uitleg over de toepassing e604.
Op de facturen die je opstelt moet je jouw btw-nummer vermelden en de reden van vrijstelling, “Bijzondere vrijstellingsregeling kleine ondernemingen”.
Het indienen van een jaarlijkse klantenlisting is verplicht. Je kan deze lijst op elektronische wijze indienen via Intervat. Een kleine ondernemer mag deze lijst ook nog steeds op papier indienen.
Als kleine ondernemer hoef je echter geen klantenlisting in te dienen in geval van een nihil-listing.
In sommige gevallen zul je een bijzondere btw-aangifte moeten indienen.
Vanaf de eerste factuur die de vrijstellingsgrens overschrijdt, moet je jouw btw-controlekantoor hiervan op de hoogte brengen per aangetekende brief. Bovendien zal je vanaf die eerste factuur btw moeten innen en dit voor het volledige bedrag van de factuur (dus ook het gedeelte onder de vrijstellingsgrens).
Echter, als de overschrijding van het omzetplafond uitzonderlijk is en niet meer bedraagt dan 10% (2.500 euro excl. btw) kun je echter een tijdelijke verhoging van de grens genieten.
Een aannemer die werken in onroerende staat verricht voor een kleine ondernemer moet een factuur opstellen met btw. Het systeem van verlegging van heffing is niet van toepassing aangezien de kleine ondernemer geen periodieke aangiften doet.
Kun je er als kleine ondernemer voor kiezen over te schakelen naar de normale regeling voor de btw?
Je kunt er als kleine ondernemer voor kiezen over te schakelen naar de normale btw-regeling, zelfs als jouw omzetcijfer lager is dan de omzetdrempel van 25.000 euro.
De wijziging van belastingregeling heeft uitwerking te rekenen vanaf het verstrijken van de maand na die waarin de kleine onderneming per aangetekende brief, haar aanvraag om wijziging heeft verzonden aan het bevoegde team beheer KMO. In dit geval kun je als kleine onderneming niet opnieuw overgaan naar de vrijstellingsregeling van belasting vóór 1 januari van het derde jaar na dat waarin de keuze voor de normale regeling uitwerking heeft gehad. Je moet de optie om opnieuw over te gaan naar de vrijstellingsregeling vóór 1 december per aangetekende brief betekenen aan het hoofd van het bevoegde team beheer KMO.
Als schoolbesturen btw-plichtige handelingen stellen en daarbij het bedrag van 25 000 euro exclusief btw op jaarbasis overstijgen, is de school gemengd btw-plichtig.
Gemengd btw-belastingplichtigen moeten btw heffen en doorstorten, maar mogen ook een deel van de betaalde btw aftrekken.
Dit betekent dat de school altijd btw-conforme facturen moet opstellen. Bij de facturatie van vrijgestelde activiteiten, moet de correcte vrijstellingsclausule vermeld worden, bijvoorbeeld “Vrij van btw krachtens art. 44, §2, 4° Wbtw”.
