Uiterlijk in te dienen op 31 maart.
Alle schoolbesturen die de vrijstelling kleine ondernemingen gebruiken, zijn verplicht om een klantenlisting in te dienen.
Het is mogelijk dat je ook een klantenlisting moet indienen als je schoolbestuur behoort tot één van de volgende categorieën:
Behoort het schoolbestuur niet tot één van deze drie categorieën, dan moet je geen klantenlisting indienen.
Een klantenlisting wordt ook soms 'jaarlijkse lijst van belastingplichtige afnemers' genoemd.
Alleen de klanten die tegelijkertijd aan de volgende drie voorwaarden voldoen, vermeld je in de klantenlisting.
De volgende inkomsten vermeld je niet:
Wat er met die laatste categorie bedoeld wordt is niet helemaal duidelijk. De FOD Financiën geeft daar zelf twee verschillende definities van in twee verschillende bronnen: in de klantenlisting:
Als je niet weet of klanten met een geldig Belgisch btw-nummer btw-plichtige inkomsten verwerven, raden we aan om de inkomsten te vermelden die je van die klanten verkregen hebt.
Als het totaal van de inkomsten van een klant in 2025 kleiner of gelijk was aan 250 euro, dan vermeld je die klanten niet op de klantenlisting.
Het grensbedrag van 250 euro is het bedrag exclusief btw.
Het gaat om een nettobedrag: in 2025 uitgereikte facturen verminderd met uitgereikte creditnota’s.
Inkomsten die van de btw zijn vrijgesteld door artikel 44 van het Wetboek Btw mogen buiten beschouwing worden gelaten. Dat betekent dat je op de listing geen informatie moet opnemen over schoolrekeningen omdat die van de btw zijn vrijgesteld door de onderwijsvrijstelling.
Ook over de huur die van de btw is vrijgesteld, moet je niets op de klantenlisting vermelden. Er kunnen nog andere inkomsten van de btw zijn vrijgesteld door artikel 44 van het Btw-Wetboek.
Anderzijds is er ook btw-plichtige huur die je wel op de klantenlisting moet vermelden als ook aan de andere twee voorwaarden (Belgisch btw-nummer en meer dan 250 euro) is voldaan.
De verkoop van stroom aan laadpalen of geproduceerd door zonnepanelen zijn btw-plichtige verkopen.
Volg de richtlijnen voor het opmaken van de jaarlijkse klantenlisting van de FOD Financiën.
Gemengd btw-plichtige besturen en besturen die behoren tot een btw-eenheid zijn doorgaans verplicht om hun klantenlisting elektronisch in te dienen via Intervat. De andere schoolbesturen kunnen kiezen tussen Intervat en op papier met formulier 725. Formulieren 725 op papier moeten worden opgestuurd naar het scanningscentrum. Je vindt het adres van het scannigscentrum in de richtlijnen.
Als je een klantenlisting op papier indient en over meer dan 32 klanten informatie moet verstrekken, dan moet je twee of meer klantenlistings indienen. Vermeld in het vak ‘Commentaar’ of die klantenlistings moeten worden samengevoegd. Staat er in dat vak niets over het samenvoegen van de klantenlistings, dan zal je daarover gecontacteerd worden.
Besturen die gebruik maken van de btw-vrijstelling kleine ondernemingen moeten vanaf dit jaar altijd een klantenlisting indienen. Ook wanneer de klantenlisting een nihilaangifte is, ben je verplicht om die in te dienen, zelfs wanneer je helemaal geen btw-plichtige jaaromzet hebt verricht in het voorbije kalenderjaar.
Op deze klantenlisting moet je altijd het totaal bedrag van de btw-plichtige omzet vermelden die je hebt gerealiseerd in het voorbije kalenderjaar en die je van de btw hebt vrijgesteld omwille van je btw-statuut.
Het totaal bedrag van de btw-plichtige omzet is een bedrag exclusief btw en exclusief de inkomsten die van de btw zijn vrijgesteld door artikel 44, §§ 1, 2 en 2bis van het Btw-wetboek. Overheidssubsidies, de leerlingenbijdragen, inkomsten uit langlopende passieve verhuring en bijkomstige van de btw vrijgestelde kortlopende huurinkomsten moeten niet worden meegeteld.
Hier tel je de btw-plichtige inkomsten kleiner dan 250 euro per btw-plichtige klant met een Belgisch btw-nummer ook mee.
Het bedrag moet kleiner zijn dan 27 500 euro.
Als het bedrag hoger is dan 27 500 euro, dan is het recht op de btw-vrijstelling kleine ondernemingen in kalenderjaar 2025 vervallen op het moment dat je bestuur de grens van 27 500 euro overschreden heeft. Vanaf dat moment beschouwt de Btw-administratie de vzw onmiddellijk en automatisch als een gemengd btw-plichtige vzw die verplicht is om periodieke btw-aangiften in te dienen.
Als het bedrag hoger is dan 25 000 euro, vervalt de btw-vrijstelling kleine ondernemingen en wordt het schoolbestuur automatisch gemengd btw-plichtig vanaf 1 januari 2026.
De tolerantie voor de overschrijding van de omzetdrempel van 25 000 euro is geschrapt.
Wanneer je helemaal geen btw-plichtige omzet hebt gerealiseerd in het voorbije kalenderjaar, vul je het cijfer '0,00' in als 'totaal bedrag van de omzet'.
Het is mogelijk dat je op de klantenlisting geen informatie moet verstrekken over klanten.
Een papieren aangifte is alleen toegelaten bij technische problemen. Je moet dus vrijwel altijd elektronisch indienen via Intervat.
Wanneer de klantenlisting een nihilaangifte is, moet je de klantenlisting niet indienen als je het daarvoor voorziene vak in kader VIII van de laatste periodieke aangifte van 2025, in de eerste kwartaalaangifte van 2026 of in één van de eerste drie maandaangiften van 2026 aankruist. Kies je ervoor om dat vak niet aan te kruisen, dan moet je de nihilklantenlisting indienen.
Leden van een btw-eenheid kunnen niet worden vrijgesteld van het indienen van een nihilklantenlisting: zij zijn altijd verplicht om een klantenlisting in te dienen, ook wanneer dat een nihilklantenlisting is.
Voor de klanten die je in de listing in het vak 'Kader III : Lijst van de afnemers' moet opnemen, vermeld je:
Je moet op verschillende plaatsen de omzet van de opgelijste klanten vermelden. Het bedrag verschilt naargelang de plaats waar je het bedrag moet invullen:
Je kan een klantenlisting corrigeren door een nieuwe, vervangende klantenlisting in te dienen. Vermeld in het Commentaarvak dat de nieuwe klantenlisting de vorige klantenlisting vervangt. Correcties van de klantenlisting zijn mogelijk tot 2 jaar na het kalenderjaar waarop de klantenlisting betrekking heeft. Voor klantenlistings van 2025 is dat tot einde 2027.
De FOD Financiën biedt de volgende bijkomende informatie:
