Het is mogelijk dat je een klantenlisting moet indienen als je schoolbestuur behoort tot één van de volgende categorieën:
Behoort het schoolbestuur niet tot één van deze drie categorieën, dan moet je geen klantenlisting indienen.
Alleen de klanten die tegelijkertijd aan de volgende drie voorwaarden voldoen, vermeld je in de klantenlisting.
De volgende inkomsten vermeld je niet:
Wat er met die laatste categorie bedoeld wordt is niet helemaal duidelijk. De FOD Financiën geeft daar zelf twee verschillende definities van in twee verschillende bronnen: in de klantenlisting:
Die laatste definitie is niet bruikbaar want je kan niet weten welke klanten aan dit criterium voldoen. Daarom raden we je aan om de inkomsten te vermelden die je verkrijgt van klanten die over een Belgisch btw-nummer beschikken wanneer die klanten ook aan de andere twee voorwaarden voldoen.
Als het totaal van de inkomsten van een klant in 2024 kleiner of gelijk was aan 250 euro, dan vermeld je die klanten niet op de klantenlisting.
Het grensbedrag van 250 euro is het bedrag exclusief btw.
Het gaat om een nettobedrag: in 2024 uitgereikte facturen verminderd met uitgereikte creditnota’s.
Inkomsten die van de btw zijn vrijgesteld door artikel 44 van het Wetboek Btw mogen buiten beschouwing worden gelaten. Dat betekent dat je op de listing geen informatie moet opnemen over schoolrekeningen omdat die van de btw zijn vrijgesteld door de onderwijsvrijstelling.
Ook over de huur die van de btw is vrijgesteld, moet je niets op de klantenlisting vermelden. En zo zijn er nog een aantal andere inkomsten die je niet moet meedelen.
Anderzijds is er ook btw-plichtige huur die je wel op de klantenlisting moet vermelden als ook aan de andere twee voorwaarden (Belgisch btw-nummer en meer dan 250 euro) is voldaan.
De verkoop van stroom aan laadpalen of geproduceerd door zonnepanelen zijn btw-plichtige verkopen.
Je kan meerdere klantenlistings indienen voor eenzelfde periode. Vermeld in het vak ‘Commentaar’ of die klantenlistings moeten worden samengevoegd. Staat er in dat vak niets over het samenvoegen van de klantenlistings, dan zal je daarover gecontacteerd worden.
Als je schoolbestuur de btw-vrijstelling kleine ondernemingen heeft verkregen, dien je geen periodieke btw-aangiften in.
Het is mogelijk dat je wel bijzondere btw-aangiften hebt ingediend voor aankopen in het buitenland. Er bestaat geen verband tussen de klantenlisting en de bijzondere btw-aangifte. De klantenlisting heeft betrekking op verkopen in België. De bijzondere btw-aangifte heeft betrekking op aankopen in het buitenland.
Nihilaangiften moeten niet worden ingediend.
Je mag kiezen om je klantenlisting in te dienen:
Een papieren aangifte is alleen toegelaten bij technische problemen. Je moet dus vrijwel altijd elektronisch indienen via Intervat.
Wanneer de klantenlisting een nihilaangifte is, moet je de klantenlisting niet indienen als je het daarvoor voorziene vak in kader VIII van de laatste periodieke aangifte van 2024, in de eerste kwartaalaangifte van 2025 of in één van de eerste drie maandaangiften van 2025 aankruist. Kies je ervoor om dat vak niet aan te kruisen, dan moet je de nihilklantenlisting indienen.
Leden van een btw-eenheid kunnen niet worden vrijgesteld van het indienen van een nihilklantenlisting: zij zijn altijd verplicht om een klantenlisting in te dienen, ook wanneer dat een nihilklantenlisting is.
Voor de klanten die je in de listing in het vak 'Kader III : Lijst van de afnemers' moet opnemen, vermeld je:
Je moet op verschillende plaatsen de omzet vermelden. Het bedrag verschilt naargelang de plaats waar je het bedrag moet invullen:
Je kan een klantenlisting van 2024 die je met Intervat hebt ingediend, nog corrigeren in de loop van 2025 en 2026.
De FOD Financiën biedt de volgende bijkomende informatie:
