Als je als schoolbestuur enkel vrijgestelde activiteiten verricht of onder het stelsel valt 'vrijstelling kleine ondernemingen', maak je geen periodieke btw-aangiftes op. Als je aankopen doet in een andere lidstaat van de Europese Unie, is het evenwel mogelijk dat je een bijzondere btw-aangifte moet opstellen. Tussen de verschillende lidstaten zijn er afspraken gemaakt die vastleggen welk land btw mag innen. Deze regels verschillen bij de verwerving van goederen en de aankoop van diensten.
De te volgen werkwijze hangt af van het totale bedrag van de aankopen van goederen dat je doet in andere lidstaten van de Europese Unie gedurende een kalenderjaar. De drempel is vastgelegd op 11 200 euro (exclusief btw). Om te bepalen of de drempel overschreden is, tel je de waarde van de gekochte goederen (exclusief btw) samen.
In principe betaal je dan btw in het land van oorsprong. Dit is het land van de buitenlandse leverancier. De buitenlandse leverancier zal buitenlandse btw aanrekenen over de goederen. Na betaling van de factuur, heb je geen enkele verplichting meer op het vlak van btw.
Maar het staat je vrij hier van af te wijken. Dan kies je er vrijwillig voor toch Belgische btw te betalen over de verrichte aankopen. Je kiest met andere woorden voor een verlegging van heffing en zal een bijzondere btw-aangifte moeten indienen. Deze keuze geldt voor het lopende kalenderjaar en de twee daarop volgende jaren.
Voorbeeld: Op 5 januari 2022 doe je een aankoop van goederen in Nederland voor een bedrag van 500 euro. Dit is minder dan het drempelbedrag. In principe betaal je buitenlandse btw. Maar als je er voor kiest Belgische btw te betalen, geef je jouw Belgisch btw-nummer door aan de buitenlandse leverancier. Dan zal hij geen buitenlandse btw aanrekenen. Zelf zul je een bijzondere aangifte moeten indienen en de Belgische btw voldoen. Indien je voor deze optie kiest, heeft dit als gevolg dat al jouw volgende aankopen in andere lidstaten belastbaar zijn in België tot en met 31 december 2024.
Je wordt geacht de keuze voor de verlegging van heffing gemaakt te hebben als je jouw Belgisch btw-nummer doorgeeft aan de buitenlandse leverancier. Geef je btw-nummer dus niet door als aan volgende voorwaarden voldaan is:
Je betaalt btw in het land van bestemming, België dus. Er is verlegging van heffing: je moet aan de buitenlandse leverancier jouw Belgisch btw-nummer meedelen en een bijzondere btw-aangifte indienen. Dit geldt voor de aankoop die geleid heeft tot de drempeloverschrijding en voor alle aankopen die daarop volgen. Je bent verplicht jouw btw-nummer mee te delen aan al jouw leveranciers van goederen die gevestigd zijn in een andere lidstaat, en dit tot 31 december van het volgend kalenderjaar. Pas daarna kun je er voor kiezen jouw btw-nummer niet meer mee te delen aan een buitenlandse leverancier.
Voorbeeld: je koopt goederen aan in Nederland op 5 januari 2022 voor een bedrag van 10 000 euro. De drempel van 11 200 euro is niet overschreden. Je moet je Belgisch btw-nummer niet meedelen aan de buitenlandse leverancier. Op 1 maart 2022 koop je goederen in Duitsland ten belope van 3 000 euro. Nu is de drempel van 11 200 euro overschreden en ben je verplicht je Belgisch btw-nummer door te geven aan de Duitse leverancier. Vanaf dit moment ben je verplicht dit door te geven aan al jouw leveranciers gevestigd in een ander land van de EU. Dit blijft zo tot 31 december 2023. Als je in de loop van 2023 de drempel opnieuw overschrijdt, dan geldt de verplichting nog een jaar langer, namelijk tot 31 december 2024.
Bovenstaande geldt niet voor de aankoop van vervoermiddelen en accijnsproducten. Daarvoor gelden andere regels.
Je telt de waarde op (exclusief btw) van goederen die je hebt aangekocht binnen een andere lidstaat van de Europese Unie. Diensten staan hier los van.
Het is mogelijk dat een buitenlandse leverancier zich heeft geïdentificeerd voor de Belgische btw of een EU-btw nummer heeft (One Stop Shop regeling) en Belgische btw aanrekent op zijn factuur. In dat geval moet je met deze aankoop geen rekening houden bij de berekening van de drempel van 11 200 euro.
Je bent altijd verplicht om aan de buitenlandse dienstverrichter jouw Belgisch btw-nummer mee te delen. Bij de aankoop van diensten binnen de Europese Unie geldt de 11 200 euro-drempel immers niet. Vanaf de eerste euro betaal je Belgische btw door middel van een bijzondere aangifte.
Laat je na jouw Belgisch btw-nummer mee te delen aan de buitenlandse dienstverrichter, dan rekent hij buitenlandse btw aan in de veronderstelling dat zijn klant een particulier is. Bij controle door de fiscus zal je ook de Belgische btw moeten betalen en riskeer je een boete. Je betaalt dus twee keer btw en een boete.
Voor sommige diensten geldt deze algemene regel niet en is het de plaats van de dienstverlening die bepaalt waar de btw moet betaald worden. Dit is onder meer het geval voor kosten voor personenvervoer, hotelkosten, restaurantkosten.
In het geval van busvervoer is het de plaats waar de dienst verricht wordt die bepaalt in welk land de btw verschuldigd is.
Voorbeeld: Een busmaatschappij vervoert leerlingen vanuit België naar Nederland. De totale reisafstand bedraagt 250 kilometer. De afstand die in België tot de Nederlandse grens wordt afgelegd is 100 kilometer, en vervolgens wordt er in Nederland nog 150 kilometer gereden. Het schoolbestuur betaalt 500 euro voor de reis. Omdat 2/5 deel van de kilometers in België wordt afgelegd, en 3/5 van de kilometers in Nederland wordt afgelegd, is 200 euro belast in België met Belgische btw en 300 euro in Nederland belast met Nederlandse btw.
Als een Belgische busmaatschappij het vervoer doet in opdracht van het schoolbestuur, moet deze maatschappij zich ook in Nederland laten identificeren voor de btw. Op de factuur moet zowel de Belgische als de Nederlandse btw worden aangerekend. De busmaatschappij zorgt voor het overmaken van de btw aan de respectieve btw-administraties.
Als een Nederlandse busmaatschappij het vervoer doet, moet deze maatschappij zich ook in België laten identificeren voor de btw. Zowel de Belgische als de Nederlandse btw moeten aangerekend worden op de factuur. De maatschappij zorgt voor de doorstorting van de btw aan de respectieve administraties.
Vraag op voorhand na bij de busmaatschappij of deze btw zal aanrekenen over het hele traject, zowel binnen als buiten België.
In het geval van werken in onroerende staat is de plaats van de handeling het land waar het onroerend goed gelegen is (België ins ons geval).
De buitenlandse aannemer moet een Belgisch btw-nummer aanvragen, btw aanrekenen en doorstorten.
Als de buitenlandse aannemer niet regelmatig verrichtingen verricht in België waarover Belgische btw verschuldigd is, is het mogelijk dat de Belgische btw-administratie de Belgische btw invordert via een naheffingsopgave. In dit geval moet je een kopie van de factuur overmaken aan de administratie, waarna deze een naheffingsopgave opmaakt. Dit document moet je vervolgens ondertekenen voor akkoord. Je betaalt de btw aan de Belgische staat in plaats van aan de buitenlandse leverancier. Bespreek deze mogelijkheid wel vooraf met je plaatselijk btw-kantoor.
Toegangsrecht tot culturele, wetenschappelijke, artistieke, sportieve of educatieve evenementen
De btw-regels van de lidstaat waar het evenement plaats vindt zijn van toepassing. Daar moet btw betaald worden.
Als je met leerlingen bijvoorbeeld een tentoonstelling bezoekt in Nederland, moet je over de toegangstickets Nederlandse btw betalen. Hetzelfde geldt als een leerkracht een seminarie volgt in Nederland.
Deze aangifte gebruik je als je Belgische btw verschuldigd bent op aankopen van leveranciers die gevestigd zijn in een andere lidstaat van de Europese Unie.
Indien je nog niet geïdentificeerd bent voor de btw, gebruik je formulier 604A 'Aanvraag tot identificatie voor btw-doeleinden bij aanvang van een activiteit' om je te laten registreren voor aankopen in een andere lidstaat van de Europese Unie. Je kunt dit zelf online of je kunt gebruik maken van de diensten van een ondernemingsloket.
Als je reeds een btw-nummer hebt bijvoorbeeld in het kader van de vrijstelling kleine ondernemingen, gebruik je formulier 604B om je ook te laten registreren voor aankopen in een andere lidstaat van de Europese Unie.
De bijzondere btw-aangifte is een kwartaalaangifte die je in principe driemaandelijks indient. Als je tijdens een bepaald kwartaal geen enkele handeling verricht waarop btw verschuldigd is moet je geen (nihil-)aangifte indienen.
Uiterlijk de 20ste dag van de maand die volgt op het kalenderkwartaal waarin de btw opeisbaar is geworden, moet de bijzondere aangifte ingediend zijn. Binnen dezelfde periode moet je ook het verschuldigd bedrag btw betalen.
Dit kan op papier. Formulieren zijn beschikbaar bij het plaatselijk btw-kantoor. Of het kan online (via Intervat).
