Een vervanger kun je enkel laten subsidiëren door de overheid wanneer die is aangesteld in een gesubsidieerde betrekking. Hieronder verstaan we een betrekking die is opgericht op basis van omkaderingsmiddelen (punten, uren, …): zowel in de betrekkingen waarin een benoeming mogelijk is, als in die waarin geen benoeming mogelijk is (bv. betrekkingen opgericht met stimuluspunten van de scholengemeenschap). Ook een personeelslid dat is aangesteld in het lerarenplatform kan worden vervangen.

Je kunt een interimaris daarentegen niet laten subsidiëren in de volgende betrekkingen:

• niet-organieke betrekkingen (code 165) die de Vlaamse reaffectatiecommissie heeft toegewezen aan terbeschikkinggestelde personeelsleden voor wie geen reaffectatie of wedertewerkstelling in een organieke betrekking mogelijk is, of die de Vlaamse reaffectatiecommissie heeft toegewezen aan personeelsleden die uiterlijk op 1 augustus 2012 ter beschikking waren gesteld wegens ontstentenis van betrekking na uitspraak van de Pensioencommissie van Medex of in het kader van re-integratie;
• de betrekkingen die niet zijn opgericht met omkaderingsmiddelen (lestijden, uren, punten, betrekking van directeur), maar met het eigen werkingsbudget, de zgn. personeelsleden ten laste van het werkingsbudget (PWB, code 16). Bij afwezigheid van zo’n personeelslid kan een vervanger enkel worden bezoldigd via hetzelfde principe, dus ook ten laste van het werkingsbudget.
• de functie van adjunct-directeur die onder bepaalde voorwaarden kan worden toegekend aan een directeur die ter beschikking is gesteld wegens ontstentenis van betrekking na vrijwillige fusie.

Indien een gesubsidieerd personeelslid een dienstonderbreking geniet, wordt ook de vervanger gesubsidieerd op voorwaarde dat de afwezigheid van het te vervangen personeelslid een ononderbroken periode van ten minste 10 werkdagen omvat.

Onder "werkdag" verstaan we:

• alle weekdagen (maandag t.e.m. vrijdag) van het schooljaar, behalve de dagen die voor heel het basisonderwijs als schoolvakantie gelden zoals de wettelijke feestdagen, herfst-, kerst-, krokus- en paasvakantie enz. Deze schoolvakanties vind je terug op onderwijs.vlaanderen.be/schoolvakanties,
• de dagen waarop de lessen geschorst worden zoals de pedagogische studiedag en de sportdag,
• de schooldagen waarop het te vervangen personeelslid geen opdracht heeft,
• de twee facultatieve vakantiedagen (of vier halve dagen) die de school elk schooljaar zelf mag vastleggen.

De reden van de afwezigheid hoeft niet gedurende de hele periode dezelfde te zijn, voor zover het maar gaat om een periode van aaneensluitende afwezigheden die niet wordt onderbroken door tussenliggende kalenderdagen, zelfs niet door weekend- of vakantiedagen.

Indien de afwezigheid van je personeelslid aanvankelijk minder dan 10 werkdagen duurt, maar nadien aansluitend wordt verlengd (met dezelfde of met een andere soort dienstonderbreking) en dus de vereiste duur van 10 werkdagen bereikt, is ook aan deze vervangingsvoorwaarde voldaan.

Opgelet: De periode van 10 werkdagen wordt per schooljaar bekeken. Indien bv. een bevallingsverlof loopt van juni tot in september, dan kan je in september enkel een vervanger laten subsidiëren indien je personeelslid vanaf 1 september nog minstens 10 werkdagen afwezig is. De afwezigheidsdagen vóór 1 september worden immers niet meegerekend.

Een uitzondering hierop vormt echter het bevallingsverlof dat vóór 1 september was ingegaan, maar enkel op voorwaarde dat de titularis vastbenoemd is of dat ze vanaf 1 september aangesteld blijft in exact dezelfde betrekking (instellingsnummer, ambt, onderwijsniveau) waarin ze voor doorlopende duur was aangesteld op 31 augustus.

Indien de afwezigheid wegens ziekte van je personeelslid door de arts geattesteerd is voor een niet-onderbroken periode van minimaal 10 werkdagen, maar uiteindelijk minder dan 10 werkdagen duurt doordat de betrokkene vervroegd terug in dienst treedt (op eigen initiatief of op beslissing van de controlearts), dan blijft de vervanger gesubsidieerd tot op de laatste dag van het ingekorte ziekteverlof, zelfs indien het te vervangen personeelslid uiteindelijk minder dan 10 dagen afwezig is geweest. De subsidieerbaarheid van de vervanger komt m.a.w. niet in het gedrang door de vervroegde stopzetting van een ziekteverlof.

Bij de vervroegde stopzetting van elke andere dienstonderbreking daarentegen brengt de inkorting van de afwezigheid tot minder dan 10 opeenvolgende werkdagen met zich mee dat de vervanger vanaf de eerste dag niet meer gesubsidieerd wordt.

In enkele gevallen moet de voorwaarde van een ononderbroken periode van 10 kalenderdagen echter niet vervuld zijn:

• indien het te vervangen personeelslid een omstandigheidsverlof geniet naar aanleiding van de bevalling van de echtgenote of samenwonende partner.

• indien het te vervangen personeelslid een "verlofweek postnatale rust" opneemt.

• indien in een school of een vestigingsplaats van een school minder dan drie voltijdse betrekkingen gesubsidieerd worden:
  • in het gewoon basisonderwijs is dat een vestigingsplaats waarin in het kleuter-of het lager onderwijs minder dan 72 lestijden ingericht worden in het ambt van kleuteronderwijzer of onderwijzer;
  • in het buitengewoon basisonderwijs is dat een vestigingsplaats waar in het kleuter- of lager onderwijs minder dan 66 lestijden ingericht worden in het ambt van kleuteronderwijzer ASV of onderwijzer ASV;
• indien het gaat om de vervanging van een personeelslid dat is aangesteld in het ambt van directeur. In dit ambt kan een vervanger worden aangesteld bij elke dag dienstonderbreking, ook als die slechts 1 dag duurt. Opgelet: een directeur die (na vrijwillige fusie) ter beschikking is gesteld en de functie van adjunct-directeur toegekend kreeg, kan in geen geval vervangen worden, ook niet bij een ononderbroken afwezigheid van 10 werkdagen.

• indien een ziekteverlof vroegtijdig beëindigd wordt.

Een reglementaire vervanging tijdens de zomervakantie is daarentegen niet mogelijk, behalve in twee gevallen:

• Een personeelslid dat is aangesteld in het ambt van directeur kan bij elke dag dienstonderbreking worden vervangen, ook als de dienstonderbreking slechts 1 dag duurt.
• De administratief medewerker kan tijdens de zomervakantie vervangen worden op voorwaarde dat zijn afwezigheid minstens 10 werkdagen beslaat en is ingegaan vóór 1 juli.

Een interimaris stel je steeds aan in een betrekking van hetzelfde ambt als dat van de titularis.

In het buitengewoon basisonderwijs is het daarentegen wel toegelaten om een lid van het paramedisch, medisch, orthopedagogisch, psychologisch en sociaal personeel te vervangen door een interimaris in een ander ambt van de genoemde personeelscategorieën. Dit maakt het mogelijk om tegemoet te kunnen komen aan de wisselende noden van de leerlingen van het buitengewoon onderwijs. Alvorens een interimaris aan te stellen in een ander ambt, moet het schoolbestuur wel de rechten respecteren die personeelsleden kunnen laten gelden in het ambt van de afwezige titularis: het recht op reaffectatie van de TBS/OB’ers en het voorrangsrecht van de TADD’ers.

Als schoolbestuur beslis je vrij over de vervanging van een bepaalde discipline door een andere, uiteraard in toepassing van de reglementering inzake medezeggenschap, overleg en onderhandeling.

Bij vervanging in een ander ambt wordt de interimaris aangesteld voor hetzelfde aantal uren als de titularis (de teller van de opdrachtbreuk is m.a.w. dezelfde), maar de noemer is de administratieve noemer van het ambt waarin de interimaris wordt aangesteld (30, 32 of 40). De noemer kan voor de interimaris dus anders zijn dan voor de titularis. Meer informatie hierover vind je in punt 5 van de Ministeriele omzendbrief PERS/2002/09: Maatregelen en wijzigingen in het buitengewoon basisonderwijs.

Bij de vervanging in een betrekking die is opgericht op basis van punten wordt de tijdelijke interimaris bezoldigd overeenkomstig zijn hoogste diplomaniveau. Toch blijft de puntenwaarde van de betrekking steeds bepaald door de titularis: er komen m.a.w. geen punten vrij als de interimaris een lager diplomaniveau heeft, en evenmin moet de puntenwaarde worden opgetrokken als de interimaris een hoger diplomaniveau heeft.

Een ter beschikking gesteld personeelslid dat bij wijze van reaffectatie is aangesteld als vervanger in het beleids- en ondersteunend personeel, zal echter steeds worden bezoldigd aan het barema waaraan hij/zij vastbenoemd is. Ook voor hem/haar hoeft de puntenwaarde niet te worden aangepast.

Betrekkingen met een duur van minder dan 10 werkdagen moeten niet worden aangeboden aan terbeschikkinggestelde personeelsleden, zelfs niet indien ze achteraf worden verlengd.

Lestijden en uren die worden ingericht binnen het ondersteuningsnetwerk (buitengewoon onderwijs) moeten niet worden aangeboden aan personeelsleden die ter beschikking zijn gesteld wegens ontstentenis van betrekking of die recht hebben op tijdelijke aanstelling voor doorlopende duur. Reaffectatie of wedertewerkstelling, resp. TADD zijn daarin wel mogelijk, maar niet verplicht.

Een interimbetrekking in het ambt van directeur van 10 werkdagen of méér moet enkel worden aangeboden:

• in elk geval aan een personeelslid dat ter beschikking is gesteld in het ambt van directeur in een instelling die behoort tot het eigen schoolbestuur (maar wel binnen dezelfde scholengemeenschap);
• en aan een personeelslid dat ter beschikking is gesteld in het ambt van directeur in een instelling die behoort tot een ander schoolbestuur en deel uitmaakt(e) van dezelfde scholengemeenschap. Aan deze TBS/OB’er moet de interim van directeur echter enkel worden aangeboden indien het schoolbestuur waar de interim zich voordoet, geen eigen personeelslid als vervanger aanstelt.

Als een lid van het lerarenplatform op zijn beurt moet worden vervangen, moet die betrekking wel worden aangeboden aan de TADD’ers van de scholengemeenschap, maar mag ze niet worden ingenomen bij wijze van reaffectatie of wedertewerkstelling.

Bepaalde softwarepakketten stellen standaard een einddatum voor in de arbeidsovereenkomst van tijdelijke personeelsleden. Het is ten stelligste aan te raden deze einddatum te verwijderen uit het contract. Bij een interimopdracht is het immers nooit uit te sluiten dat de titularis opnieuw in dienst treedt op een latere of zelfs op een vroegere datum dan voorzien. En indien men een aanstelling in vacante uren zou laten eindigen op 30 juni, kan geen vakantieprestatie worden geëist, aangezien de betrokkene op dat moment geen personeelslid meer is. De beëindiging van de aanstelling volgt steeds uit de bepalingen van het decreet Rechtspositie, dat één geheel uitmaakt met de arbeidsovereenkomst volgens de modellen die Katholiek Onderwijs Vlaanderen daarvoor aanreikt.

Bij de elektronische opdrachtmelding RL-1 moet de einddatum wel worden vermeld, maar dat gebeurt enkel in functie van de bezoldiging van het personeelslid. Het stopzetten van de salarisuitbetaling valt echter niet steeds samen met het einde van de juridische band tussen schoolbestuur en personeelslid. Met andere woorden: wie aangesteld is tot het einde van het schooljaar is aangesteld tot en met 31 augustus, vermits het nieuwe schooljaar pas start op 1 september.

Vergeet niet om de vervanger met een RL-4 uit dienst te melden als de einddatum van de vervanging nog niet eerder was meegedeeld aan het werkstation. Indien het einde van de aanstelling van de vervanger niet wordt meegedeeld, zou de administratie kunnen concluderen dat er een aantal uren of lestijden te veel zijn ingericht en zal ze de salaristoelagen daarvoor terugvorderen.