Je bent als werkgever verplicht om een beleid te voeren dat tot doel heeft het welzijn van je werknemers te bevorderen. Ook je psychosociaal welzijnsbeleid steunt op de principes van de risicoanalyse. De risicoanalyse zorgt ervoor dat je als werkgever passende preventiemaatregelen kunt uitwerken waardoor risico’s of schade kunnen worden voorkomen of beperkt.
Je bent als werkgever verplicht om een algemene, voorafgaandelijke psychosociale risicoanalyse uit te voeren. Dat betekent dat je nagaat wat de psychosociale risico’s zijn bij jou op de werkvloer en die analyseert. Je moet dit doen los van elke vorm van incident, interventie of klacht.
Hierbij houd je onder meer rekening met situaties die aanleiding kunnen geven tot:
Bij evaluatie van de psychosociale risico’s op het werk hou je rekening met de gevaren die verbonden zijn aan de elementen van de arbeidsorganisatie, de arbeidsinhoud, de arbeidsvoorwaarden, de arbeidsomstandigheden en de arbeidsverhoudingen (de 5 A’s).
Er bestaan verschillende instrumenten waarmee je een risicoanalyses psychosociale risico’s kunt uitvoeren. Algemeen zijn er twee methodes om een risicoanalyse a priori uit te voeren: de kwantitatieve en de kwalitatieve methode.
In de kwantitatieve methode wordt via vragenlijstonderzoek nagegaan hoe werknemers scoren op verschillende bevraagde thema’s, en wordt nagegaan hoe verschillende psychosociale risico’s kunnen aanleiding geven tot een verlaagd psychosociaal welzijn bij werknemers.
Katholiek Onderwijs Vlaanderen wil scholen sensibiliseren en ondersteunen om werk te maken van een geïntegreerd welzijnsbeleid en ontwikkelde daarvoor het instrument 'WellBe.vlaanderen'. Wellbe is online beschikbaar. Het is een kwantitatieve bevraging. Dat betekent dat je alle werknemers kunt bevragen aan de hand van een vaste stellingenlijst.
Met al je vragen kun je terecht bij wellbe@katholiekonderwijs.vlaanderen.
Om op een efficiënte manier aan de slag te gaan, is het nuttig om in vier fases te werk te gaan:
In de voorbereidende fase zet je verschillende stappen voorafgaand aan het uitvoeren van de bevraging.
Als je de Wellbe bevraging wil afnemen, adviseren we je om met je preventieadviseur voorafgaand de opleiding te volgen of de ingesproken presentatie over Wellbe te beluisteren op een voor jullie gepast moment. In het eerste deel van de opleiding of ingesproken presentatie kaderen we de tool in de wetgeving en leggen we uit welke soort risicoanalyse Wellbe is. In het tweede deel gaan we in op de technische aspecten van de tool, zodat de preventieadviseur vlot aan de slag kan. Lees hieronder ook meer over de uitvoering van de effectieve bevraging.
Als je beslist om Wellbe bevraging af te nemen, adviseren we dat de werkgroep de rol opneemt om dit te communiceren aan het personeel. Voorafgaand aan de afname, is het zinvol om het personeel goed te duiden wat de bedoeling is van de bevraging. Het is ook belangrijk te verduidelijken dat de anonimiteit gegarandeerd is en hoe je met de resultaten aan de slag zal gaan. Hoe beter je het personeel op voorhand informeert, hoe groter de kans op een hoge responsiviteit.
Je kunt voor deze communicatie de introductiepresentatie gebruiken. De preventieadviseur vindt die presentatie terug onder het vraagteken op de startpagina van Wellbe.
De gebruikte terminologie in stellingen van Wellbe is gebaseerd op een eenvoudige schoolstructuur. Er wordt bijvoorbeeld gebruik gemaakt van termen zoals ‘de directeur’ of ‘leerlingen’. Het kan voorvallen dat jullie op school een andere structuur hanteren met bijvoorbeeld een middenkader. In dat geval is de directe leidinggevende mogelijks niet de directeur. Ook internaten en centra voor volwassenenonderwijs gebruiken andere terminologie. In die gevallen kan het zinvol zijn het personeel hier op voorhand op te wijzen en afspraken te maken rond interpretatie van bepaalde termen. Je kunt bij het versturen van de uitnodiging hier ook nog eens extra op wijzen.
Als er tijdens het invullen toch nog iets verwarrend of onduidelijk zou zijn, adviseer je de personeelsleden best om ‘niet van toepassing’ aan te klikken. Zo beïnvloedt hun mogelijks afwijkende interpretatie de resultaten niet.
De preventieadviseur voert de praktische afname van de Wellbe bevraging uit. Enkel personen die bij ons geregistreerd staan als preventieadviseur kunnen inloggen in het online platform. De preventieadviseur voert de bevraging uit zoals de werkgroep heeft bepaald en doet daarna een terugkoppeling naar de werkgroep van de uitgevoerde stappen.
In de de opleiding of de ingesproken presentatie gaan we in op de technische aspecten van de tool, zodat de preventieadviseur vlot aan de slag kan. We raden daarom aan de opleiding vooraf te volgen of de ingesproken presentatie vooraf te beluisteren. Je kunt ook in de handleiding van Wellbe heel wat zaken terugvinden. De preventieadviseur vindt die terug onder het vraagteken op de startpagina van Wellbe.
Nadat de termijn is verstreken om de Wellbe bevraging in te vullen, vind je in de tool twee dashboards terug. Het dashboard beleid deelt de stellingen in op basis van de 5A’s (arbeidsinhoud, arbeidsomstandigheden, arbeidsorganisatie, arbeidsrelaties en arbeidsvoorwaarden). Het ordent binnen elke categorie de resultaten van minder goed naar goed.
Het dashboard team ordent alle stellingen van goed naar minder goed zonder indeling in de 5 A’s.
Je kunt bij elk dashboard zowel een rapport opvragen met 'huidige situatie' als een rapport met ‘wens tot actie’. Het rapport 'huidige situatie' geeft een beeld van hoe de personeelsleden de situatie ervaren op het moment van invullen. Daarnaast toont het rapport ‘wens tot actie’ op welke punten de personeelsleden hebben aangegeven dat ze ook verandering willen. Dat kan nuttige informatie zijn, bijvoorbeeld als je prioritaire acties wil bepalen.
De preventieadviseur heeft toegang tot het online platform en kan van daaruit de rapporten downloaden in PDF en verspreiden.
De rapporten zelf vormen een goede basis, maar het is belangrijk dat ze ook verwerkt worden in een analyse om te kunnen terugkoppelen aan alle betrokkenen. Een analyse van de resultaten zal een duidelijker beeld geven dan de loutere voorstelling van de ruwe data. Dergelijke analyse maak je niet alleen, maar is een 'samen'-verhaal.
Je hebt in een eerdere fase een interne werkgroep samengesteld. De interne werkgroep maakt een eerste analyse van de resultaten en heeft hier dus een belangrijke rol. Resultaten kunnen soms confronterend zijn. Daarom is het soms een drempel voor directies en beleid om werknemers actief te betrekken bij het analyseren van de resultaten en het opstellen van het actieplan. Maar door dit met een werkgroep aan te pakken, creëer je een veilig platform om ook delicate punten tussen leidinggevende en werknemers aan te kaarten en een gepaste werkvorm te vinden om verdere dialoog constructief te laten doorlopen.
We stellen voor de analyse een sjabloon ter beschikking in PPT-vorm als voorbeeld. Hiermee kun je dan op een transparante manier de resultaten terugkoppelen aan bestuur, directies en personeelsleden. Bij deze eerste analyse kun je ook een inbreng van de preventieadviseur psychosociale aspecten vragen.
De Wellbe bevraging is een kwantitatieve risicoanalyse. Dat betekent dat werknemers identieke vragen en antwoordmogelijkheden krijgen. Op die manier krijg je resultaten uitgedrukt in percentages en heb je een interne vergelijkingsmogelijkheid met vorige resultaten.
De andere kant van het verhaal is dat in je resultaten soms de nodige nuance of detail nog ontbreekt. Dat is eigen aan die keuze van risicoanalyse-methode. Je kunt er gemakkelijk signalen mee opvangen, maar je hebt daarom niet altijd zicht op de precieze, onderliggende bezorgdheden.
Als je uit de resultaten bepaalde bezorgdheden signaleert, is het belangrijk om over die onderwerpen die bijvragen wél nog te stellen. Door de opgevangen signalen kan dit veel doelgerichter. Dat kan op verschillende manieren en is afhankelijk van op welke domein en/of in welke doelgroep de signalen zich voordoen. Denk aan een aantal verduidelijkende (anonieme) vragen via een digitaal weg of op een personeelsvergadering of in een beperktere bijeenkomst, waar nodig.
De werkgever heeft in zijn rol de wettelijke verplichting om een (psychosociaal) welzijnsbeleid te voeren. Het bestuur is de werkgever, dus het is essentieel dat zij ook een beeld krijgen van de resultaten.
Ook de directieleden moeten uiteraard een goed zicht hebben op de resultaten. Als zij afzonderlijk zijn bevraagd, is het ook belangrijk dat zij voor hun team van leidinggevenden aan de slag gaan met hun eigen resultaten.
Het is wettelijk verplicht om de resultaten van de risicoanalyse mee te delen aan het comité voor preventie en bescherming op het werk (CPBW). Het CPBW moet namelijk ook advies uitbrengen over de acties die worden genomen. Als er geen CPBW is, komt die taak toe aan de vakbondsafvaardiging, en als die er ook niet is aan het personeel.
Het is niet altijd gemakkelijk om je als school, leidinggevende of team hierin kwetsbaar op te stellen. Tegelijkertijd is het een gedeelde verantwoordelijkheid van alle actoren, dus ook de personeelsleden om bij te dragen aan de uitwerking van het preventiebeleid van psychosociale risico’s in de onderwijsinstelling. Daarom is het belangrijk dat de (analyse van de) resultaten ook transparant gedeeld worden met het personeel. Je kunt hiervoor het sjabloon gebruiken.
Eens je de resultaten kent en geanalyseerd hebt, is het essentieel om actiepunten te koppelen aan de resultaten. Alle voorgaande fases zijn een voorbereiding om een zo’n concreet mogelijk actieplan te kunnen opstellen.
- Quick wins
- Acties op middellange termijn
- Acties op lange termijn
Het opmaken van een actieplan doe je niet alleen. Betrek werknemers actief bij het opstellen hiervan. De interne werkgroep kan hier een belangrijke rol spelen om samen actiepunten te bepalen. Daarom is het ook voor deze fase belangrijk dat de groep een doordachte, complementaire samenstelling heeft. Indien gewenst, kan je hier een inbreng vragen van de preventieadviseur psychosociale aspecten.
Het actieplan neem je mee op in het jaaractieplan en het globaal preventieplan.
Het comité voor preventie en bescherming op het werk moet advies uitbrengen over de voorgestelde acties. Het is dus noodzakelijk om het voorbereide actieplan ook ter bespreking voor te leggen op het CPBW.
Als je een actieplan hebt uitgewerkt, leg je dit ook nog eens voor aan de preventieadviseur psychosociale aspecten, net zoals je dit in de voorgaande fases van keuze van risicoanalyse en analyse ook kan. De preventieadviseur psychosociale aspecten kan waar nodig nog bepaalde adviezen geven.
Licht het actieplan toe aan het personeel. Zo kan het personeel inzicht krijgen met welke acties zal tegemoet gekomen worden aan de aandachtspunten die in de resultaten naar voor kwamen.
Communiceer ook tussentijds over de uitvoering en opvolging van het actieplan. Zo weet het personeel dat er blijvend aandacht is voor het welzijn en hun input effectief wordt meengenomen.
