De schoolraad, het schoolbestuur en het personeel bekijken samen wanneer de pedagogische raad best wordt opgericht. Het schoolbestuur staat samen met de schoolraad in voor de samenstelling van de pedagogische raad via verkiezingen.

Hiervoor werken ze een kiesreglement uit. Het model van Katholiek Onderwijs Vlaanderen voor de pedagogische raad vind je via volgende link.

Het aantal mandaten is decretaal niet vastgelegd. Omdat het schoolbestuur verantwoordelijk is voor de verkiezingen, beslist deze bij de oprichting van de pedagogische raad hoeveel mandaten er zijn. Uiteraard doen zij dit in overleg met de schoolraad en met de bestaande, schooleigen inspraakorganen. Het aantal mandaten wordt vooraf vastgelegd in het kiesreglement.

Ieder personeelslid kan zich verkiesbaar stellen en is stemgerechtigd. Indien er minder kandidaten zijn dan het aantal toe te wijzen mandaten of indien het aantal kandidaten gelijk is aan het aantal toe te wijzen mandaten, dan zijn de kandidaten die op de kandidatenlijst worden vermeld, van rechtswege verkozen en wordt de verkiezingsprocedure als beëindigd beschouwd.

De zetelende pedagogische raad bepaalt de wijze waarop die raad voor de volgende mandaatsperiode zal worden samengesteld. De raad staat in voor de organisatie en de samenstelling. Alle personeelsleden worden op de hoogte gebracht en betrokken bij die samenstelling. Iedereen kan zich kandidaat stellen.

Als de zetelende pedagogische raad nalaat dit te bepalen of als er geen zetelende pedagogische raad is, staat het schoolbestuur samen met de schoolraad in voor de samenstelling van de pedagogische raad via verkiezingen.

Schoolbesturen kunnen zich, in tegenstelling tot de schoolraad, niet beperken tot één pedagogische raad voor verschillende scholen van wie de vestigingen gelegen zijn in dezelfde gemeente of binnen een straal van twee kilometer. Het decreet bepaalt namelijk dat er één pedagogische raad per school wordt opgericht. Als het schoolbestuur dit wil, kan het zelfs per vestigingsplaats.

Toch zijn heel wat scholen hiervoor vragende partij, bv. omdat zij zich profileren als één geheel en op dezelfde campus gelegen zijn. Het schoolbestuur kan er in dat geval voor kiezen om afzonderlijk samengestelde pedagogische raden, bv. één voor de middenschool en twee voor de bovenbouwscholen, gezamenlijk te laten vergaderen. Dat strookt met het participatiedecreet en komt in de feiten neer op één grote pedagogische raad. Afspraken hiervoor worden best opgenomen in de huishoudelijke reglementen.