Na de oprichting van de pedagogische raad moet een huishoudelijk reglement worden opgesteld. Het huishoudelijk reglement regelt de werking van de pedagogische raad.

Het huishoudelijk reglement bepaalt ten minste:

• de manier van samenstelling (De raad heeft in dit verband de opdracht om een representatieve weergave van de schoolpopulatie te bevorderen.);
• het aantal mandaten;
• de manier waarop nieuwe leden tijdens de mandaatperiode kunnen toetreden tot de raad en de redenen en wijze om mandaten vervroegd te beëindigen;
• de manier waarop zij hun afvaardiging bepalen voor de schoolraad;
• de manier om ervaringsdeskundigen en experten te betrekken bij de werkzaamheden van de raad (In de praktijk betekent dit om de mogelijkheid te voorzien om externen uit te nodigen op de raad.);
• de manier van bijeenroeping en de vergaderfrequentie;
• de manier van besluitvorming;
• de manier om de communicatie- en informatieplicht te realiseren;
• de vakantieperiodes die de termijn schorsen waarbinnen het advies op vraag van de schoolraad of uit eigen beweging beantwoord moeten worden.

Het model van Katholiek Onderwijs Vlaanderen van het huishoudelijk reglement voor de pedagogische raad vind je hieronder.

De pedagogische raad wordt om de vier jaar opnieuw samengesteld. De termijn van vier jaar moet je in de eerste plaats begrijpen als een moment om de samenstelling van alle raden te herbekijken.

Dit betekent niet dat de samenstelling vier jaar lang dezelfde is. Het huishoudelijk reglement regelt de wijze waarop nieuwe leden tijdens de mandaatsperiode kunnen toetreden tot de raad.

Het personeel in de pedagogische raad beëindigt van rechtswege zijn mandaat als het niet langer effectief tewerkgesteld is in de school.

De pedagogische raad kan in het huishoudelijk reglement of in individuele gevallen van deze bepaling afwijken.

Het personeel dat deel uitmaakt van de pedagogische raad kan geen tuchtsanctie oplopen voor meningen geuit in de uitoefening van hun mandaat.

De pedagogische raad beschikt voor de uitoefening van hun decretale bevoegdheden over een zekere onafhankelijkheid tegenover het schoolbestuur. Toch vallen zij in principe onder de verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid van het schoolbestuur. Het is daarom belangrijk dat steeds duidelijk wordt afgesproken dat de initiatieven van de pedagogische raad in overleg met het schoolbestuur worden genomen. Als dat niet het geval is, vallen de activiteiten buiten het schoolleven en op eigen verantwoordelijkheid en de aansprakelijkheid van de persoon.

De middelen waarover de pedagogische raad beschikt, behoren tot de middelen van het schoolbestuur en worden bijgevolg ook opgenomen in de boekhouding van het schoolbestuur. Middelen buiten de boekhouding houden, komt neer op een overtreding van de vzw-wetgeving. Omdat raden soms zelf middelen zullen genereren waarvan ze zelf de bestemming willen bepalen, is het noodzakelijk dat het schoolbestuur en de pedagogische raad afspraken maken over de aanwending van deze middelen. Deze afspraken worden bij voorkeur schriftelijk vastgelegd.

Het lijkt logisch dat pedagogische raad een eigen begroting opmaakt waarin zij de kosten voor de werking (kopieën, vergoedingen sprekers, drankjes …) en verwachte opbrengsten opnemen. Zij zullen daarnaast ook communiceren over de manier waarop zij de middelen willen besteden die ze genereren via het organiseren van eigen initiatieven.