Er is geen algemene verplichting om een ouderraad op te richten. De oprichting is wel verplicht wanneer ten minste tien procent van de ouders erom vraagt, met een minimum van drie ouders. Om het minimumaantal ouders te bepalen, mag elk gezin of elke leefeenheid maar één vraag tot oprichting stellen:

• voor één leerling kan maar één vraag tot oprichting worden gesteld, ongeacht de manier waarop het ouderlijk gezag is georganiseerd;
• voor twee of meer leerlingen die behoren tot hetzelfde gezin of dezelfde leefeenheid, kan ook maar één vraag tot oprichting kan worden gesteld.

De schoolraad, het schoolbestuur en de ouders bekijken samen wanneer de ouderraad best wordt opgericht. Het schoolbestuur staat samen met de schoolraad in voor de samenstelling van de ouderraad. Bij de oprichting moet dit gebeuren via verkiezingen waarbij alle ouders zich verkiesbaar kunnen stellen en stemgerechtigd zijn.

Het is aangewezen om eerst een kiesreglement uit te werken voor je verkiezingen organiseert. Het schoolbestuur stelt dit op samen met de schoolraad of de niet-decretale schooleigen participatievorm zoals een oudervereniging.

Het aantal mandaten is decretaal niet vastgelegd. Omdat het schoolbestuur verantwoordelijk is voor de verkiezingen, beslist deze bij de oprichting van de ouderraad hoeveel mandaten er zijn. Uiteraard doet het dit in overleg met de schoolraad en met de bestaande, schooleigen inspraakorganen. Het aantal mandaten leg je vooraf vast in het kiesreglement.

Als het aantal toe te wijzen mandaten groter of gelijk is aan het aantal kandidaten wordt de verkiezingsprocedure beëindigd. In dat geval zijn alle op de kandidatenlijst vermelde kandidaten van rechtswege verkozen. Als het aantal mandaten voldoende hoog is, zullen er met andere woorden geen verkiezingen nodig zijn.

Hou er rekening mee dat de vertegenwoordiging van de ouders in de schoolraad niet kan wijzigen – tenzij vrijwillig - tot het einde van het mandaat van de schoolraad. Leden van de schoolraad hebben het recht om het mandaat uit te doen.

Na de oprichting van de ouderraad moet een huishoudelijk reglement worden opgesteld

Onder “ouders” wordt begrepen: alle personen die het ouderlijk gezag uitoefenen over een leerling of een leerling in rechte of in feite onder zijn bewaring hebben. Dit betekent dus:

• de titularissen van het ouderlijk gezag:
  • Als de minderjarige twee ouders heeft, is elk van beide ouders titularis van de prerogatieven van het ouderlijk gezag, wat ook de onderlinge verhouding tussen hen mag zijn.
  • Op grond van artikel 374 van het Burgerlijk Wetboek kan een ouder, die niet meer samenleeft met de andere ouder, ontheven worden van het recht om bepaalde prerogatieven van het ouderlijk gezag uit te oefenen, zonder echter het titularisschap in zijn geheel te verliezen. Concreet betekent dit bv. dat de rechtbank het schoolkeuzerecht uitsluitend aan één ouder kan toewijzen, zonder dat de andere ouder het recht van toezicht op de opvoeding verliest (artikel 374, vierde lid, van het Burgerlijk Wetboek). Op basis van dit recht kan ook deze ouder informatie inwinnen over het pedagogisch project en het schoolreglement van de school.
  • Ouders die op grond van artikel 32 tot en met 35 van de Wet van 8 april 1965 betreffende de jeugdbescherming ontzet worden uit het titularisschap van het ouderlijk gezag, vallen buiten de reikwijdte van het begrip "ouders".
  • Plusouders (= stiefouders) beschikken ook niet over het ouderlijk gezag en komen dan ook niet in aanmerking om deel te nemen aan de verkiezingen van de participatieorganen of om er deel van uit te maken. ^{(Beslissing van de Commissie Zorgvuldig bestuur van 18 maart 2013 (CZB/V/P/KSO/2013/322).}
• de personen die in rechte een minderjarige onder hun bewaring hebben. Het betreft:
  • enerzijds de voogd, i.e. de persoon die bepaalde ouderlijke prerogatieven overneemt als de minderjarige geen ouders meer heeft en
  • anderzijds de pleegvoogd, i.e. de persoon die op basis van artikel 475bis e.v. van het Burgerlijk Wetboek op contractuele basis de belangrijkste ouderlijke verplichtingen overneemt van de ouders, en meteen ook sommige prerogatieven van het ouderlijk gezag.
• de personen die in feite een leerling onder hun bewaring hebben:
  • het betreft niet de personen die een minderjarige occasioneel onder hun hoede hebben, als wel de pleegouders, i.e. de personen die het kind werkelijk bij zich opvoeden, zonder dat een wettelijk omschreven gezagsinstelling voor handen is.

Meerderjarige of ontvoogde leerlingen horen tot de geleding “leerling”.

De ouderraad wordt om de vier jaar opnieuw samengesteld. De termijn van vier jaar moet je in de eerste plaats begrijpen als een moment om de samenstelling van alle raden te herbekijken. Dit betekent niet dat de samenstelling vier jaar lang dezelfde is. Ouderraden kunnen bv. beslissen om ouders jaarlijks te laten aansluiten of te stoppen. Het huishoudelijk reglement regelt de wijze waarop nieuwe leden tijdens de mandaatperiode kunnen toetreden tot of ontslag nemen uit de ouderraad.

Een ouder in de ouderraad beëindigt van rechtswege zijn mandaat wanneer hun kinderen de school verlaten hebben.

De ouderraad kan in het huishoudelijk reglement of in individuele gevallen van deze bepaling afwijken.

Schoolbesturen kunnen zich – in tegenstelling tot de schoolraad – niet beperken tot één ouderraad voor verschillende scholen waarvan de vestigingen gelegen zijn in dezelfde gemeente of binnen een straal van twee kilometer. Het decreet bepaalt namelijk dat er een ouderraad opgericht wordt per school, eventueel als het schoolbestuur dat wil zelfs per vestigingsplaats.

Toch zijn vele scholen hiervoor vragende partij, bv. omdat zij zich profileren als één geheel en op dezelfde campus gelegen zijn. Het schoolbestuur kan er in dat geval voor kiezen om afzonderlijk samengestelde ouderraden – bv. één voor de middenschool en twee voor de bovenbouwscholen – gezamenlijk te laten vergaderen. Dat strookt met het participatiedecreet en komt in de feiten neer op één grote ouderraad. Afspraken hierover neem je best op in de respectievelijke huishoudelijk reglementen.

Elke vier jaar moet de ouderraad opnieuw samengesteld worden. De ouderraad bepaalt zelf op welke wijze deze hersamenstelling gebeurt via het huishoudelijk reglement. Behalve bij de oprichting zijn verkiezingen niet verplicht. De ouderraad zal alle ouders op de hoogte brengen en hen de kans geven om zich kandidaat te stellen. De ouderraad staat zelf in voor de organisatie van de hersamenstelling. Schoolbestuur en directie zullen op vraag ondersteuning bieden. Als de bestaande ouderraad geen beslissing neemt over de nieuwe samenstelling, staat het schoolbestuur samen met de schoolraad in voor de samenstelling van de ouderraad via verkiezingen.

Verkiezingen worden georganiseerd via het kiesreglement waarvoor je het model van Katholiek Onderwijs Vlaanderen van het kiesreglement voor de ouderraad kan gebruiken.