Een onthaalgesprek is een kans om de leerling en zijn ouders te laten ervaren dat ze welkom zijn. In een goed onthaalgesprek krijg en geef je de informatie die noodzakelijk is voor een goede begeleiding van de leerling.

Een draaiboek kan je helpen om het gesprek te voeren (bijvoorbeeld het inschrijvingsteam kent de procedure om een leerling in te schrijven met een verslag). Zo ben je er zeker van dat het gesprek breed genoeg gaat en dat je alle belangrijke aspecten meeneemt. Creëer vooral een sfeer van vertrouwen en benoem het gemeenschappelijk belang. De ouders moeten kunnen ervaren dat het gesprek meer is dan een administratieve formaliteit. Het gesprek verhoogt de kans dat de leerling zich sneller thuis voelt en dat de ouders zich aangesproken voelen. Betrek de ouders als ervaringsdeskundige. Vraag hun expliciet hoe zij de begeleiding zien van hun kind, welke ervaring zij hebben en/of welke ondersteuning ze zelf nodig hebben.

Het oudercontact is voor jou en voor de ouders de gelegenheid bij uitstek om elkaar te spreken. Oudercontacten vinden gedurende het schooljaar plaats en dienen om de ontwikkeling van de leerling te bespreken. Voor sommige gesprekken voorzie je meer tijd en kan frequenter overleg nodig zijn.

Je nodigt ouders uit op een manier die het best bij hen past (cf. 7 dimensies). Er kan dus maatwerk bij te pas komen. De ene wijze hoeft de andere niet uit te sluiten. Zo kun je ouders uitnodigen via brief, e-mail, de digitale leeromgeving of mondeling. In elk geval is het belangrijk dat de ouders weten wat het doel, de duur en het onderwerp van het gesprek zal zijn. Je kunt ouders ook vragen om op voorhand over bepaalde dingen na te denken. Een uitnodiging schrijf je best in klare en duidelijke taal.

Het oudercontact hoeft ook niet noodzakelijk te verlopen in een klassieke gespreksopstelling (Marwijk, 2019). Denk na over het doel van het gesprek. Wil je de samenwerking met de ouders benadrukken, durf dan bijvoorbeeld naast de ouders plaats te nemen om het rapport te bespreken. Een gesprek met een groep van ouders kan op die manier in de vorm van een cirkelgesprek plaatsvinden.

Je kunt ervoor kiezen om de leerling actief te betrekken bij het oudercontact. Voorafgaand een leerlingencontact houden, is daarop een goede voorbereiding. Zo krijgt de leerling meer verantwoordelijkheid over zijn leerproces en kan hij een actieve rol opnemen in het gesprek met zijn ouders.

Zoek samen naar oplossingen. Samen met ouders of andere opvoeders ben je immers om die leerling bezorgd. Soms ligt de sleutel bij jou en doe je zelf een voorstel.

Eindig met een conclusie en concrete afspraken: op het eind zet je alles nog eens op een rijtje en formuleer je een conclusie. Die kan erin bestaan om concrete afspraken te maken over wat er verder gaat gebeuren en op welke manier het gesprek wordt opgevolgd.

Neem notities tijdens het gesprek. Je kunt er achteraf steeds naar teruggrijpen, bijvoorbeeld om correcte informatie aan het dossier van de leerling toe te voegen of om de informatie te delen met de leerlingenbegeleider, directie of CLB-medewerker.

Informele contacten tussen jou en de ouders hebben een drempelverlagend effect. In tegenstelling tot het basisonderwijs - waar vele ouders mee tot aan de schoolpoort of zelfs de klasdeur komen - zijn die contacten in het secundair onderwijs eerder schaars. De school kan aan formele contactmomenten een informeel luik koppelen. Ook op andere gelegenheden kunnen directie en leraren informeel kennismaken met de ouders:

Ouders worden betrokken bij een projectweek, bijvoorbeeld door hen uit te nodigen voor een gezond ontbijt als afsluiter van het project rond gezonde leefgewoonten. Op de opendeurdag spreken directie en leraren ouders aan die op andere momenten moeilijk te bereiken zijn.

Scholen kunnen gebruik maken van wat de omgeving te bieden heeft door samen te werken met het lokale netwerk waar ook hun leerlingen en ouders deel van uitmaken. Door letterlijk en figuurlijk de deuren open te stellen voor lokale verenigingen en initiatieven, maken ze de school toegankelijker en zorgen ze voor informele contacten met ouders en leerlingen.

Schriftelijke communicatie moet duidelijk en ondubbelzinnig zijn en rekening houden met de doelgroep. Korte, heldere zinnen, zo weinig mogelijk vakjargon en een eenvoudig taalgebruik verdienen de voorkeur. Dat is zowel van toepassing op algemene informatie gericht op alle ouders als gerichte communicatie. Het geldt ook voor elektronische communicatie, bijvoorbeeld via e-mail of het eigen schoolplatform. Communicatie gebeurt steeds op een professionele en pedagogisch verantwoorde manier. Zeker als die communicatie langs elektronische weg (bijvoorbeeld via sociale media) gebeurt.

Meestal zal de school in eerste instantie schriftelijk (per brief of e-mail) communiceren om de ouders op de hoogte te brengen. Als ouders daar niet op reageren, kan het nodig zijn hen te bellen. Wanneer een snelle aanpak nodig is, bel je beter meteen (bijvoorbeeld bij mogelijk ongewettigde afwezigheden).

Tip: laat een ouder de brief die je opstelde eens lezen en vraag feedback.

Een telefoongesprek is zelden het aangewezen middel om een complexe situatie te bespreken met de ouders. Het is en blijft een handig middel om ouders snel te contacteren, maar telefoongesprekken houd je best informatief en dienen om tot een afspraak voor een gesprek op school te komen. Hetzelfde geldt voor sms, Whatsapp, Facebook Messenger of andere sociale media. Bekijk of je die kanalen kunt inzetten om ouders te bereiken die via andere wegen moeilijk bereikbaar zijn. Er gelden wel afspraken over de communicatie tussen het schoolteam, de ouders en de leerlingen. Die zijn afgestemd op het afsprakenkader deconnectie. Je vindt hierover info in elk schoolreglement en je arbeidsreglement.

Wanneer je ouders moeilijk kunt bereiken, kan een huisbezoek, eventueel samen met een brugfiguur, een optie zijn voor een gesprek. Huisbezoeken vragen een substantiële tijdsinvestering en zullen dan ook zeer gericht worden gebruikt. Een huisbezoek werkt drempelverlagend voor ouders. Wees je ervan bewust dat je je binnen de privésfeer van de leerling en zijn ouders ‘binnendringt’. Bereid het bezoek goed voor en sta ook stil bij de omgangsvormen die je hanteert.