Het Aanspreekpunt Informatieveiligheid (AIV) adviseert en ondersteunt de onderwijsinstelling -lokaal- bij de naleving van de GDPR/AVG-verordening.
Het Aanspreekpunt Informatieveiligheid (AIV) adviseert en ondersteunt de instelling en het school- of centrumbestuur bij de naleving van de GDPR-verordening. Elke onderwijsinstelling moet, intern en extern, een duidelijk aanspreekpunt hebben inzake privacy en informatieveiligheid. Het AIV heeft affiniteit met ICT en met de verwerking van persoonsgegevens binnen de instelling, maar heeft niet noodzakelijk een opleiding ICT gehad.
Het aanspreekpunt treedt op als contactpersoon voor de data protection officer (DPO) van de koepelorganisatie, helpt mee aan het bewustmakingsproces over informatieveiligheid en werkt samen met directie en bestuur om het informatieveiligheids- en privacybeleid in de instelling te implementeren.
Overheidsinstanties of verwerkingsverantwoordelijken (en verwerkers) die hoofdzakelijk met grootschalige verwerking van bijzondere persoonsgegevens belast zijn, moeten een functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aanstellen. (Lid 1, art. 37, art. 9 GDPR)
Niet elk school- of centrumbestuur moet een eigen DPO aanstellen op voorwaarde dat elke instelling een gemakkelijk bereikbaar aanspreekpunt heeft, het AIV. Dat is overeengekomen door de netwerkorganisatie van de vrije, gesubsidieerde onderwijsinstellingen in Vlaanderen en de toezichthouders: de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) en de Vlaamse Toezichtcommissie (VTC). (Lid 7, art. 37 GDPR)
Als bestuur kun je een beroep doen op de DPO van Katholiek Onderwijs Vlaanderen, bijvoorbeeld bij ernstige incidenten inzake informatieveiligheid of bij formele, ernstig te nemen klachten van betrokkenen. Daarvoor moet je AIV geregistreerd worden bij Katholiek Onderwijs Vlaanderen en een opleiding volgen of gevolgd hebben.
Het schoolbestuur is verantwoordelijk om ervoor te zorgen dat elk van hun instellingen over een AIV beschikt:
Het AIV kan uit meerdere personen bestaan, en personen mogen van meerdere AIV’s deel uitmaken. Als het AIV uit meerdere personen bestaat dan maak je best een gedocumenteerde onderlinge taakverdeling. Het AIV:
We raden AIV’s ook aan om belangrijke bemerkingen en adviezen via e-mail of geschreven notulen te communiceren. Gebruik ook een duidelijk e-mailadres voor het AIV waarlangs alle communicatie verloopt, bv. privacy @ jouw-instelling.be.
Om de AIV te ondersteunen kun je daarnaast ook een Cel voor informatieveiligheid (CIV) oprichten. Deze cel bestaat uit personen die verantwoordelijk zijn voor onder andere ICT, personeelsdienst, leerlingenadministratie, preventieadviseur, financiën, directie … De CIV:
