Een ICT-beleidsplan is een plan waarin staat hoe ICT in de schoolwerking geïntegreerd wordt, zodat het de onderwijskwaliteit ten goede komt. Een ICT-beleidsplan is niet verplicht, een ICT-beleid voeren wel. Het plan biedt mogelijkheden om een duidelijke visie op het ICT-gebruik in de school uit te bouwen en maakt best deel uit van het schoolbeleidsplan of het schoolwerkplan. Op regelmatige basis stuur je dit ook bij.

• je schoolcontext
• de schoolvisie op ICT, passend in de visie op onderwijs
• de uitwerking van de visie op ICT: een omschrijving van de huidige en de gewenste situatie rond infrastructuur, deskundigheid, visie en digitale leermiddelen
• de implementatie: prioriteiten vertaald in strategsiche en operationele doelen
• de acties met een concrete timing en een verantwoordelijke
• indicatoren die je ondersteunen bij de effectenmeting

Een coördinerende groep, een kerngroep, een ICT-beleidscel, neemt dit proces in handen. Samen denken ze na over de stappen die de school zet met het team. Ze bewaken ook de voortgang ervan.

Deze groep krijgt een duidelijk mandaat (informatie-, advies- of beslissingsbevoegdheid) voor alles wat te maken heeft met ICT, ICT-beleid, ICT-integratie, ICT-aankopen, sociale media, digitale communicatie …

Een ICT-beleidscel bestaat bij voorkeur uit:

• een lid van de directie (eindverantwoordelijke)
• een ICT-coördinator
• enkele geëngageerde leraren
• een “dwarsligger die het spoor recht houdt”
• eventueel aangevuld met een beleidsmedewerker en iemand van het ondersteunend personeel

Een ICT-beleidsplan is geen doel op zich. Het is een middel om verandering te brengen. Dat kan leiden tot enthousiasme en energie maar ook tot weerstand, frustratie en angst. Hoe ga je daarmee om? Hoe kun je zorgen voor een succesvolle implementatie?

• Urgentie – meerwaarde: Het is belangrijk dat teamleden begrijpen waarom er aan dit plan en aan digitalisering gewerkt wordt. Besteed hier dus voldoende aandacht aan. Waarom zijn we hier nu mee bezig? Wat kan dit voor mij betekenen? Wat is de meerwaarde? 
• Samen met het team: Om succesvol te zijn, moet je zorgen voor gedragenheid. Je ontwikkelt daarom een ICT-beleidsplan met een team. Waar willen we samen naartoe? Wat loopt er goed? Wat kan er beter? Wat kunnen de verschillende teamleden opnemen? 
• Een duidelijke visie en strategie : Wanneer ben je tevreden? Wat wil je dan zien? Hoe ga je daar geraken? Kortom: bepaal duidelijke doelen en denk na over de stappen die je dan moet zetten. Werk met kleine, haalbare stappen in de richting van dit grotere doel. Vier de kleine successen, stuur bij waar nodig en borg de verandering. 
• Transparante communicatie : Betrek je team voortdurend bij de ontwikkeling en implementatie van je plan. Waar sta je nu? Wat is ons doel? Waarom doen we het ook alweer? Welke stappen zijn reeds gezet? Wat is de volgende stap?
• Middelen en competenties : Om te veranderen moet je ook voldoende materialen, middelen en competenties hebben. Daarom is het belangrijk na te denken over de infrastructuur, digitale leermiddelen en professionalisering. 

Inspiratie rond verandermanagement kun je vinden in de modellen van Kotter en Knoster.

In deze eerste fase beschrijven we de huidige situatie. Ze helpt je te bepalen hoe je als school van de huidige situatie naar de gewenste situatie kunt evolueren. Het betreft de huidige situatie van het hele schoolplaatje, van alle digitale middelen die ter beschikking staan van schoolleiding, administratie, ondersteunend personeel, lerarenteam, leerlingen en ouders. De huidige situatie omvat dus een oplijsting van:

• een beginsituatiemeting van de digitale vaardigheden van leraren en ondersteunend personeel bv. via Digisnap;
• de huidige stand van zaken over de digitale infrastructuur (hardware, software, connectiviteit) en de jaarlijkse kosten voor deze digitale infrastructuur (eenmalige en terugkomende kosten, aankoop, huur, ondersteuning, onderhoud, verzekering …);
• de huidige taken van de ICT-coördinator;
• op welke manier deze digitale infrastructuur wordt ingezet door het lerarenteam bij de effectieve didactiek in de onderwijspraktijk.

In de beginsituatieanalyse beschrijf je de sterktes, zwaktes (intern), opportuniteiten en bedreigingen (extern, buiten de school) van de huidige stand van zaken van ICT op je school/scholen. Eens je deze SWOT-analyse hebt, verbind je de gedefinieerde visie aan deze analyse zodat je volgende vragen kunt beantwoorden:

• Gebruik je (alle) opportuniteiten?
• Houd je voldoende rekening met je zwaktes? Wat kan je meer doen?
• Werk je binnen je sterktes?
• Wat zijn de bedreigingen, wat kan je tegenhouden? Kun je daar op voorhand iets aan doen?

Maak een actieplan met strategische doelen die SMART geformuleerd zijn en met concrete acties. De SMART-methode zorgt ervoor dat je doelen échte doelen worden. Neem dus een duidelijke planning in dit actieplan op.

Gebruik de PDCA-cirkel voor de verschillende strategische doelstellingen. Je kunt de stappen van de PDCA-cyclus als hulpmiddel inzetten om processen te verbeteren en de kwaliteit ervan te verhogen. De toevoeging van het woord ‘cyclus’ duidt aan dat het werk nooit af is. Na het doorlopen van de Act-fase, maak je nieuwe plannen om het proces nog verder te perfectioneren.

Het uitwerken doe je in volgende stappen:

1. Wie is betrokken bij de digitalisering van je school/scholengroep? Normaal gezien zijn dat het schoolbestuur, het schoolteam, leerlingen en ouders. Eens de doelgroepen bepaald zijn en je weet wat hun impact is, heb je een startpunt om tijdens de implementatie te bepalen welke acties en communicatie nodig zijn om deze doelgroepen ten volle te engageren.
2. Wat moeten zij weten, kunnen en doen opdat de digitalisering van de school/scholengroep zou slagen? Wat voor impact heeft de digitalisering op hen?
3. Wanneer communiceer je met de verschillende betrokkenen? Denk als ICT-beleidscel goed na over de volgorde waarin je iedereen informeert, zodat je van alle partijen maximale support krijgt.
4. In welke vorm communiceer je? Bv. door materiaal aan te maken zoals en presentatie voor het bestuur, de schoolraad, het oudercomité ..., een nieuwe webpagina, een intranet voor het lerarenteam …
5. Hoe ga je voortgang meten? Je bepaalt vooraf hoe en hoe vaak je zult meten of je school voortgang maakt en de gewenste successen boekt. Dat geeft je team de mogelijkheid bij te sturen en successen te vieren.

Enkele tips

• Kom geregeld samen met het ICT-beleidsteam. Werk actief met de mensen die het idee steunen. Zet leden samen in groepen om de school nog sneller vooruit te laten gaan. Ondersteun en faciliteer leraren zodat ze succeservaringen hebben.
• Betrek iedereen bij de implementatie: schoolteam, leerlingen, ouders …
• Zet in op bewustwording: door middel van communicatie en interactieve sessies maak je alle belanghebbenden duidelijk dat er iets moet gebeuren, dat er een verandering bezig is en dat de school hierin mee moet en kan.
• Manage weerstand: beantwoord de vragen, leg een FAQ, blijf dezelfde boodschap herhalen op meerdere manieren.
• Los gemelde problemen zoveel mogelijk snel op. Voorzie stappenplannen
• Voer de acties die bij de operationele doelen uit het actieplan horen ook effectief en consequent uit en dit volgens het vooropgestelde tijdpad.
• Bevestig: evalueer waar het lukt, speel actief in op wat niet lukt en werk hindernissen weg als schoolteam.

Om het effect van je ICT-beleid te meten voer je een effectenmeting uit. De huidige situatie kun je als nulmeting beschouwen. Plan op voorhand een effectenmeting in zodat je – indien nodig – tijdig het actieplan kunt aanpassen. Gebruik dezelfde tool voor je effectenmeting als voor de beginsituatieanalyse. Zorg voor een kwalitatieve en kwantitatieve meting (rapporten, verslagen, afspraken, cijfers ...).

We baseren ons voor de uitwerking van een ICT-beleid op het door Kenniscentrum Digisprong herwerkte Vier-in-balans-model van Kennisnet.nl .