Het doel is om die informatie te verzamelen die de besturen nadien in staat zal stellen om de nodige keuzes deskundig te maken. De verschillende besturen die samen aan tafel gaan zitten met de bedoeling te fuseren leggen elk de organisatie van hun eigen IDPBW op tafel: 

• Het aantal technische bedrijfseenheden en CPBW’s per bestuur. 

• Vestigingen waarvoor de comités bevoegd zijn.

• Het aantal preventieadviseurs met hun opleidingsniveau en hun minimale prestatieduur als preventieadviseur. 

• De structuur van de IDPBW per bestuur: welke preventieadviseurs zijn aangesteld in welke afdeling en welke preventieadviseurs zijn belast met de leiding van deze afdeling? Welke preventieadviseur heeft de leiding van de IDPBW? 

• Met welke externe dienst PBW werken de verschillende besturen samen? Leg de samenwerkingsovereenkomst en het identificatiedocument voor. (Bij het veranderen van externe dienst PBW moet je er rekening mee houden dat je kan opzeggen vòòr 1 juli om je dan per 1 januari van het daaropvolgende jaar bij een andere externe dienst PBW aan te sluiten. Indien je pas na 30 juni de overeenkomst opzegt, blijft je nog verbonden voor het volledige daaropvolgende kalenderjaar.) 

• Indien van toepassing, het aantal preventie-eenheden, voor het huidige kalenderjaar, te besteden bij de EDPBW 

• Indien van toepassing het aantal opgebruikte preventie-eenheden + details besteding (medische onderzoeken, psycho-sociale aspecten, bijwonen comités,…) 

• Voor elk comité PBW een lijst met de namen van de verkozen leden (zowel de effectieve leden als de plaatsvervangers) en een lijst met de namen van de werknemers die zich bij de laatste sociale verkiezingen als verkiesbaar hebben opgegeven. 

Eens de besturen beslist hebben hoe zij hun nieuwe interne dienst vorm willen geven en bemannen, is het belangrijk een concreet stappenplan op te stellen. Het stappenplan is des te belangrijker omdat voor verschillende beslissingen het voorafgaandelijk akkoord van het CPBW noodzakelijk is. Een zorgvuldige en juist getimede agendering is dan ook noodzakelijk. 

De volgende zaken kunnen in het stappenplan aan bod komen: 

• Indien de beschikbare preventieadviseurs niet over het juiste opleidingsniveau beschikken, hoe kan je dit hiaat oplossen? De geïnteresseerde preventieadviseurs laten bijscholen, een nieuwe preventieadviseur aantrekken? Aandachtspunt: voor de aanstelling van een preventieadviseur is het voorafgaandelijk akkoord van het CPBW noodzakelijk. Voor de aanstelling van de preventieadviseur die de dienst leidt, is het voorafgaandelijk akkoord van alle comités nodig. 

• Indien de duur van de prestatieregeling voor de preventieadviseur(s) zou gewijzigd worden, dan kan dit ook maar na voorafgaandelijk akkoord van het comité. Ook hier is agendering dus belangrijk. 

• …. 

Nog enkele aandachtspunten bij de aanstelling van een nieuwe preventieadviseur: 

• Een preventieadviseur die wordt aangeduid moet voldoende vertrouwd worden met de instelling. 

• De preventieadviseur moet personeelslid zijn van de instelling of van één van de instellingen van de technische bedrijfseenheid. 

• Het hoofd van de IDPBW of van een afdeling van de IDPBW waarvan er meer dan 1000 werknemers zijn moet minstens 2 jaar ervaring hebben in een IDPBW alvorens hij kan aangesteld worden. 

Nog enkele aandachtspunten in relatie tot de bevoegdheden van het comité: 
Voor bepaalde zaken moet de werkgever het voorafgaandelijk akkoord van het comité hebben. Voor een aantal andere zaken is hij verplicht gevolg te geven aan het advies van het comité.  Dit is o.a. het geval bij het bepalen van: 

• de vaardigheden (specialisaties) die in de IDPBW aanwezig moeten zijn; 

• de vaardigheden waarvoor men beroep zal doen op de EPDBW;

• de samenstelling van de IDPBW;

• de middelen waarover de IDPBW zal beschikken.