Binnen vzw's komt men traditioneel fysiek samen om te vergaderen en te overleggen. Door de coronapandemie werd dat plotsklaps verboden. Dat verbod had ook zijn impact op de werking van vzw's: geplande bijeenkomsten van bestuursorganen en algemene vergaderingen konden niet plaatsvinden. Daarom werd overgeschakeld naar digitale bijeenkomsten en online vergaderingen. Waar nodig werd de regelgeving aangepast om dit mogelijk te maken.
Bij het uitbreken van de coronapandemie werd eerst een tijdelijke regeling uitgewerkt om het mogelijk te maken dat algemene vergaderingen van vzw's ook digitaal konden plaatsvinden. Die regeling werd eind december 2020 vervangen door een permanente regeling. Sindsdien is altijd mogelijk om de algemene vergadering digitaal te laten samenkomen, zelfs al is dat niet voorzien in de statuten van de vzw.
Het bestuursorgaan beslist autonoom of de bijeenkomst van de algemene vergadering fysiek wordt georganiseerd, dan wel digitaal. Als het bestuursorgaan kiest voor een digitale bijeenkomst, zoekt het ook een geschikt digitaal platform uit. Een platform is geschikt als het toelaat dat:
Welke platformen voldoen aan die vereisten? We denken dan aan videogespreksdiensten zoals Zoom, Microsoft Teams, Google Meet enzovoort. Maar in theorie kan ook een gesprek via WhatsApp of Signal voldoen aan die voorwaarden. Een digitale algemene vergadering laten plaatsvinden via zulke platformen kan dus perfect.
Om een digitale bijeenkomst van de algemene vergadering bijeen te roepen gelden in principe dezelfde regels als voor het bijeenroepen van een fysieke bijeenkomst. Het oproepen gebeurt op de manier zoals bepaald in de statuten en ten minste 15 dagen vóór de bijeenkomst van de algemene vergadering.
Naast de datum, uur en agenda moet de uitnodiging ook duidelijk aangeven via welk platform de vergadering zal plaatsvinden en hoe leden kunnen deelnemen op afstand. Als je vzw een officiële website heeft, gepubliceerd via de Kruispuntbank voor Ondernemingen (KBO), dan moet je die informatie ook ter beschikking stellen op die website.
Leden nemen in principe zelf deel aan de digitale bijeenkomsten van de algemene vergadering. Als digitaal aansluiten niet mogelijk is, kunnen leden zich ook laten vertegenwoordigen door een ander lid met een schriftelijke volmacht, net zoals bij een fysieke bijeenkomst. Als de statuten het toelaten, kan een lid zich ook laten vertegenwoordigen door een persoon die geen lid is.
De regel is dat alle leden in principe digitaal aansluiten bij een digitale bijeenkomst van de algemene vergadering. Echter, de regelgeving bepaalt dat de zogenaamde leden van het bureau van de algemene vergadering niet digitaal mogen deelnemen. Zij moeten fysiek samen zijn, omdat zij in staat moeten zijn om de geldige samenstelling van de bijeenkomst te controleren en de notulen op te stellen. De regelgeving laat in het midden wie er zoal in dat bureau moet zetelen. Meestal wordt gekozen voor de voorzitter en de secretaris of een aantal vrijwilligers. De leden van het bureau mogen zich trouwens samen inloggen op het gekozen communicatieplatform, maar het kan ook individueel.
Voor een digitale bijeenkomst van de algemene vergadering gelden dezelfde aanwezigheidsquora als voor een fysieke bijeenkomst. Ook gelden dezelfde regels over de manier waarop leden stemmen en welke meerderheden vereist zijn om beslissingen te nemen.
Van elke bijeenkomst van de algemene vergadering moeten er notulen worden opgesteld, dus ook van digitale bijeenkomsten. De notulen vermelden onder andere wie aanwezig was, wie er met een volmacht werd vertegenwoordigd, wat er werd besproken, hoe er werd gestemd en welke beslissingen werden genomen. Als er zich tijdens een digitale bijeenkomst technische problemen of storingen voordoen, moet dat ook worden vermeld in de notulen.
De notulen worden ondertekend door de leden van het bureau van de algemene vergadering. De ondertekenaars bevestigen met hun handtekening dat de inhoud van de notulen waarheidsgetrouw is. De notulen worden bijgehouden op de zetel van de vzw in je interne verenigingsdossier.
Voor het bestuursorgaan van een vzw was het al voor 2020 mogelijk om digitaal te vergaderen, zelfs wanneer die mogelijkheid niet is voorzien in de statuten van de vzw. Dat bevestigde toenmalig minister van Justitie Van Quickenborne destijds in een antwoord op een parlementaire vraag.
Wanneer je als bestuursorgaan digitaal samenkomt, dan gebruik je daarvoor een geschikt digitaal platform. De regelgeving bepaalt echter geen geschiktheidseisen waaraan zo'n digitaal platform moet voldoen. Daarom lijkt het logisch om dezelfde voorwaarden te hanteren als voor een digitale bijeenkomst van de algemene vergadering. Een platform is dan geschikt als het toelaat dat:
Welke platformen voldoen aan die vereisten? We denken dan aan videogespreksdiensten zoals Zoom, Microsoft Teams, Google Meet enzovoort. Maar in theorie kan ook een gesprek via WhatsApp of Signal voldoen aan die voorwaarden. Een digitale bestuursvergadering laten plaatsvinde via zulke platformen kan dus perfect.
Om een digitale bestuursvergadering bijeen te roepen gelden in principe dezelfde regels als voor het bijeenroepen van een fysieke bijeenkomst. De manier van bijeenroeping wordt vastgelegd in de statuten of het intern reglement van de vzw. Meestal wordt bepaald dat dit schriftelijk of per e-mail moet gebeuren.
De uitnodiging vermeldt waar en wanneer het bestuursorgaan zal bijeenkomen. Die regel geldt ook voor een digitale bestuursvergadering: de uitnodiging vermeldt dan via welk platform de bestuursvergadering zal plaatsvinden en hoe bestuurders kunnen deelnemen op afstand.
Bestuurders nemen in principe zelf deel aan de digitale bijeenkomsten van het bestuursorgaan. De statuten kunnen bepalen dat bestuurders zich op een vergadering van het bestuursorgaan door een ander bestuurder kunnen laten vertegenwoordigen via een schriftelijke volmacht.
Voor een digitale bijeenkomst van het bestuursorgaan gelden dezelfde aanwezigheidsquora als voor een fysieke bijeenkomst. Normaal gezien hoeft er geen minimaal aantal bestuurders aanwezig of vertegenwoordigd te zijn om te kunnen beraadslagen en beslissen over welbepaalde agendapunten. Uitzonderlijk kunnen je statuten strengere of bijkomende quorums opleggen.
Ook gelden dezelfde regels over de manier waarop leden stemmen en welke meerderheden vereist zijn om beslissingen te nemen. Het bestuursorgaan neemt in principe beslissingen met een gewone meerderheid, maar ook hier kunnen de statuten van de vzw steeds een strengere meerderheid opleggen. Elke bestuurder heeft één stem, tenzij je statuten iets anders bepalen.
Ook van digitale bijeenkomst van het bestuursorgaan moeten er notulen worden opgesteld. Zij vermelden onder andere wie digitaal aanwezig was, wie met een volmacht werd vertegenwoordigd, wat er werd besproken, hoe er werd gestemd en welke beslissingen werden genomen. Alle beslissingen die het bestuursorgaan neemt, worden erin vermeld én binden elke bestuurder van de vzw - ook indien ze afwezig waren of niet akkoord gingen.
Zij worden ondertekend door de voorzitter en de bestuurders die erom verzoeken. De ondertekenaars bevestigen met hun handtekening dat de inhoud van de notulen waarheidsgetrouw is. De notulen worden bijgehouden op de zetel van de vzw in je interne verenigingsdossier.
De notulen vormen een belangrijk bewijsmiddel bij betwistingen en aansprakelijkheidskwesties.
