Om geldig te kunnen vergaderen moet het bestuursorgaan alle leden van de vzw oproepen. De uitnodiging vermeldt datum, uur, plaats van de bijeenkomst en de agenda.

Het oproepen gebeurt op de manier zoals bepaald in de statuten, ten minste 15 dagen vóór de bijeenkomst van de algemene vergadering. Dat kan per e-mail op het e-mailadres dat de leden, de bestuurders en commissarissen meegedeeld hebben aan de vzw. Of anders per gewone brief.

De termijn loopt vanaf de dag van oproeping en omvat alle dagen. Ook de zaterdag, zondag en wettelijke feestdagen. De vervaldag is inbegrepen in de termijn. Is de vervaldag een zaterdag, zondag of wettelijke feestdag dan verplaatst de vervaldag naar de eerstvolgende werkdag.

Leden nemen in principe zelf deel aan de bijeenkomsten van de algemene vergadering. Ze kunnen zich daar laten vertegenwoordigen door een ander lid met een schriftelijke volmacht. Als de statuten het toelaten, kan een lid zich ook laten vertegenwoordigen door een persoon die geen lid is.

Soms is het nodig dat een minimaal aantal leden aanwezig of vertegenwoordigd is om geldig te kunnen beraadslagen en beslissen over welbepaalde agendapunten. Ten eerste bepaalt de wet dat ten minste twee derde van de leden aanwezig of vertegenwoordigd moet zijn om geldig te beraadslagen en beslissen over:

• een statutenwijziging,
• het uitsluiten van een lid,
• het ontbinden van de vzw.  

Als er onvoldoende leden opdagen, is een tweede bijeenroeping nodig. De algemene vergadering zal dan opnieuw samenkomen en kan dan beslissen ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden. Die tweede bijeenkomst zonder aanwezigheidsquorum mag echter niet worden gehouden binnen vijftien dagen na de eerste bijeenkomst.

Op de bijeenkomst van de algemene vergadering bespreken de aanwezige leden alle punten van de agenda en wordt indien nodig gestemd. De statuten bepalen meestal de wijze waarop de stemming verloopt. Bepalen de statuten niets, dan bepaalt de voorzitter hoe de stemming verloopt.

Als de meerderheid van de aanwezige en vertegenwoordigde leden instemmen, dan is een beslissing aangenomen. Onthoudingen worden bij een stemming niet meegerekend. In de meeste gevallen is een gewone meerderheid dus voldoende. Voor bepaalde beslissingen schrijft de wet wel een welomschreven meerderheid van stemmen voor. Om je statuten te wijzigen of om een lid uit te sluiten heb je bijvoorbeeld een tweedederdemeerderheid nodig. Voor het ontbinden van je vzw en om het voorwerp of het belangeloos doel van de vzw te wijzigen moet zelfs vier vijfde van de aanwezige of vertegenwoordigde leden instemmen.

Van elke bijeenkomst van de algemene vergadering moeten er notulen worden opgesteld. Zij vermelden onder andere wie fysiek aanwezig was, wie er met een volmacht werd vertegenwoordigd, wat er werd besproken, hoe er werd gestemd en welke beslissingen werden genomen. Alle beslissingen die de algemene vergadering neemt, worden erin vermeld én binden elk lid van de vzw - ook indien ze afwezig waren of niet akkoord gingen.

De notulen worden ondertekend door de personen vermeld in de statuten of door alle aanwezige leden die dat wensen. De ondertekenaars bevestigen met hun handtekening dat de inhoud van de notulen waarheidsgetrouw is. De notulen worden bijgehouden op de zetel van de vzw in je interne verenigingsdossier.

De manier van bijeenroeping wordt vastgelegd in de statuten of het intern reglement van de vzw. Meestal wordt bepaald dat dit schriftelijk of per e-mail moet gebeuren. De uitnodiging vermeldt waar en wanneer het bestuursorgaan zal bijeenkomen.

Bestuurders nemen in principe zelf deel aan de bijeenkomsten van het bestuursorgaan. De statuten kunnen bepalen dat bestuurders zich op een vergadering van het bestuursorgaan door een ander bestuurder kunnen laten vertegenwoordigen via een schriftelijke volmacht.

Normaal gezien hoeft er geen minimaal aantal bestuurders aanwezig of vertegenwoordigd te zijn om te kunnen beraadslagen en beslissen over welbepaalde agendapunten. Uitzonderlijk kunnen je statuten strengere of bijkomende quorums opleggen.

Het bestuursorgaan neemt in principe beslissingen met een gewone meerderheid, maar ook hier kunnen de statuten van de vzw steeds een strengere meerderheid opleggen. Elke bestuurder heeft één stem, tenzij je statuten iets anders bepalen.

Van elke bijeenkomst van het bestuursorgaan moeten er notulen zijn. Zij vermelden onder andere wie digitaal aanwezig was, wie er met een volmacht werd vertegenwoordigd, wat er werd besproken, hoe er werd gestemd en welke beslissingen werden genomen. Alle beslissingen die het bestuursorgaan neemt, worden erin vermeld én binden elke bestuurder van de vzw - ook indien ze afwezig waren of niet akkoord gingen.

Zij worden ondertekend door de voorzitter en de bestuurders die erom verzoeken. De ondertekenaars bevestigen met hun handtekening dat de inhoud van de notulen waarheidsgetrouw is. De notulen worden bijgehouden op de zetel van de vzw in je interne verenigingsdossier.

De notulen vormen een belangrijk bewijsmiddel bij betwistingen en aansprakelijkheidskwesties.