Ten eerste moet je een ledenregister bijhouden. Dit register vermeldt de voor- en achternaam, woonplaats en datum van toe- en uittreding van de (gewone) leden van je vzw. Het ledenregister gaat niet over eventuele toegetreden leden in je vzw. Belangrijk is dat je uit het register de historiek van de wijzigingen in het ledenbestand kan afleiden.

Het bijhouden en updaten van het ledenregister is de verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan. Het bestuursorgaan noteert alle ledenwijzigingen in dat register binnen acht dagen nadat het kennis van heeft genomen van een verandering in het ledenbestand.

Op welke manier je het ledenregister bijhoudt, mag je zelf kiezen. Je mag het bijhouden op papier, maar het mag ook via een digiaal Excel-bestand of aan de hand van een elektronisch ledenregistratiesysteem.

Het ledenregister moet je bewaren gedurende het volledige bestaan van de vzw tot (ten minste) vijf jaar na de vereffening van de vereniging.

Ten tweede moet je ook alle notulen en verslagen bijhouden van alle bijeenkomsten van de algemene vergadering en van het bestuursorgaan. Als je ervoor gekozen hebt om te werken met een dagelijks bestuur, dan moet je ook die verslagen bewaren. Notulen zijn het schriftelijke verslag van een bijeenkomst. Zij vermelden onder andere wie aanwezig was, wie met een volmacht werd vertegenwoordigd, wat er werd besproken, hoe er werd gestemd en welke beslissingen werden genomen.

Vergeet ook niet dat notulen en verslagen moeten worden ondertekend. De notulen van de algemene vergadering worden ondertekend door de personen vermeld in de statuten of door alle aanwezige leden die dat wensen. De notulen van een bestuursvergadering worden daarentegen ondertekend door door de voorzitter en de bestuurders die erom vragen. Ondertekenaars bevestigen met hun handtekening dat de inhoud van de notulen of het verslag waarheidsgetrouw is.

Notulen en verslagen mag je schriftelijk of elektronisch bijhouden. Je mag ze dus bijhouden op papier, maar het kan ook digitaal, bijvoorbeeld op een centrale server van de school of via SharePoint, Dropbox, Google Drive enzovoort.

Notulen en verslagen moet je bewaren gedurende het volledige bestaan van de vzw tot (ten minste) vijf jaar na de vereffening van de vereniging.

Ten derde ben je verplicht om alle boekhoudkundige stukken bij te houden. Concreet gaat het dan om de dagboeken, de inventaris, begrotingen, jaarrekeningen en jaarverslagen van je vzw. Hoe lang je die documenten moet bewaren lees je hier in detail.

Tot slot bevat je intern verenigingsdossier ook het interne reglement van je vzw, voor zover je hiermee werkt. Het gaat dan niet alleen om de meest recente versie maar ook om eventuele vroegere versies. Je vermeldt bij elke versie best ook de datum van goedkeuring. Op die manier kan je eenvoudig versies vergelijken en vermijdt je onnodige discussies over welke versie op dit ogenblik van kracht is.