Naast de mogelijkheid om fysiek en digitaal te vergaderen bestaat er nog een derde mogelijkheid, namelijk volledig schriftelijk vergaderen. Tijdens de coronapandemie werd de regelgeving aangepast zodat schriftelijk vergaderen niet alleen mogelijk is voor het bestuursorgaan maar ook voor de algemene vergadering.
Het bestuursorgaan kan beslissen om de algemene vergadering van de vzw schriftelijk te organiseren. Er is dan geen fysieke of digitale bijeenkomst, maar de bijeenkomst vindt dan alleen plaats op papier. Vaak wordt gekozen voor een schriftelijke beraadslaging als de algemene vergadering snel beslissingen moet nemen en het onpraktisch is om de algemene vergadering fysiek of digitaal samen te roepen. De mogelijkheid om schriftelijk te beraadslagen hoeft trouwens niet uitdrukkelijk opgenomen te zijn in de statuten van de vzw. Wel is het niet toegelaten om de statuten van je vzw aan te passen via deze procedure.
Wanneer ervoor wordt gekozen om de algemene vergadering schriftelijk te organiseren, dan hoeven de gewone formaliteiten van bijeenroeping niet te worden vervuld. Natuurlijk moet je wel een bericht sturen naar álle leden, maar dat hoeft niet minstens 15 dagen voor de bijeenkomst te gebeuren. De bijeenkomst vindt immers niet écht plaats. Het bericht bevat een aantal voorstellen van beslissingen en een uiterste datum tegen wanneer leden ten laatste kunnen reageren.
Leden krijgen het bericht over de schriftelijke beraadslagingsprocedure en mogen reageren in eigen naam. Een lid kan zich in deze procedure evenwel niet laten vertegenwoordigen via een schriftelijke volmacht, noch door een ander lid, noch door een persoon die geen lid is.
In een schriftelijke beraadslagingsprocedure moet elke beslissing worden genomen bij eenparigheid van stemmen. Die unanimiteitsvereiste zorgt ervoor dat een beslissing niet is aangenomen zodra één lid niet (tijdig) instemt of tegenstemt. Bovendien is een schriftelijke beraadslagingsprocedure niet toegestaan voor statutenwijzigingen.
Net zoals van andere soorten van bijeenkomst van de algemene vergadering moeten er notulen worden opgesteld van de schriftelijke beraadslagingsprocedure. Zij vermelden onder andere welke beslissingen er werden voorgelegd, hoe er werd gestemd en welke beslissingen werden genomen. Alle beslissingen die de algemene vergadering neemt, worden erin vermeld én binden elk lid van de vzw.
De notulen worden ondertekend door de personen vermeld in de statuten of door alle leden die dat wensen. De ondertekenaars bevestigen met hun handtekening dat de inhoud van de notulen waarheidsgetrouw is. De notulen worden bijgehouden op de zetel van de vzw in je interne verenigingsdossier.
Ook het bestuursorgaan kan beslissingen nemen via een schriftelijke beraadslagingsprocedure. Er is dan geen fysieke of digitale bijeenkomst, maar de bijeenkomst vindt dan alleen plaats op papier. Vaak wordt gekozen voor een schriftelijke beraadslaging als het bestuursorgaan snel beslissingen moet nemen en het onpraktisch is om het bestuursorgaan fysiek of digitaal samen te roepen. De mogelijkheid om schriftelijk te beraadslagen is trouwens reeds voorzien in de wetgeving en hoeft dus niet uitdrukkelijk opgenomen te zijn in de statuten van de vzw.
Wanneer ervoor wordt gekozen om de bestuursvergadering schriftelijk te organiseren, dan moet je een bericht sturen naar álle bestuurders op de manier zoals vastgelegd in de statuten of het intern reglement van de vzw. Dat bericht bevat een aantal voorstellen van beslissingen en een uiterste datum tegen wanneer bestuurders ten laatste kunnen reageren.
Bestuurders krijgen het bericht over de schriftelijke beraadslagingsprocedure en mogen reageren in eigen naam. Een bestuurder kan zich in deze procedure evenwel niet laten vertegenwoordigen via een schriftelijke volmacht.
In een schriftelijke beraadslagingsprocedure moet elke beslissing worden genomen bij eenparigheid van stemmen. Die unanimiteitsvereiste zorgt ervoor dat een beslissing niet is aangenomen zodra één bestuurder niet (tijdig) instemt of tegenstemt. Uitzonderlijk kunnen de statuten van je vzw uitsluiten dat welbepaalde beslissingen worden genomen via een schriftelijke beraadslagingsprocedure. Kijk dit voor alle zekerheid nog even na.
Net zoals van andere soorten van bestuursvergaderingen moeten er notulen worden opgesteld van de schriftelijke beraadslagingsprocedure. Zij vermelden onder andere welke beslissingen er werden voorgelegd, hoe er werd gestemd en welke beslissingen werden genomen. Alle beslissingen die het bestuursorgaan neemt, worden erin vermeld en binden de bestuurders van de vzw.
De notulen worden ondertekend door de voorzitter en de bestuurders die erom verzoeken. De ondertekenaars bevestigen met hun handtekening dat de inhoud van de notulen waarheidsgetrouw is. De notulen worden bijgehouden op de zetel van de vzw in je interne verenigingsdossier.
